Обязанности и достижения:
Основные задачи:
1. Обеспечение высокого качества обслуживания внешних и внутренних клиентов. Вежливое и быстрое обслуживание клиентов в соответствии с установленными стандартами.
2. Оперативное получение и анализ информации о причинах и следствиях сбоев в работе отдела по работе с клиентами, для устранения причин сбоев в дальнейшем.
3. Удержание клиентов, сглаживая / компенсируя последствия произошедших сбоев и формируя в глазах клиента имиджа ответственной Компании, работающей над качеством сервиса.
4. Работа с претензиями клиентов.
5. Работа с типовыми договорами.
6. Руководство сотрудниками Отдела по работе с клиентами.
7. Анализ деятельности отдела.
Должностные обязанности:
1. Обеспечение качества обслуживания клиентов.
1.1. Контроль соблюдения сотрудниками стандартов работы с клиентами.
1.2. Ежемесячное проведение обучения сотрудников отдела.(совместно с отделом персонала)
2. Развитие организационной структуры отдела (совместно с отделом персонала)
2.1 Описание функций и бизнес – процессов, постановка задач сотрудникам отдела по работе с клиентами.
2.2 Расчет численности сотрудников в соответствии с рациональным распределением рабочей нагрузки для выполнения функций и операций в бизнес – процессах.
2.3 Разработка должностных обязанностей и отчетности отдела.
3. Договорное обслуживание клиентов
3.1 Информирует клиента о возможности заключения договора.
3.2 Передаёт клиенту типовой договор с реквизитами компании, печатями, необходимыми подписями.
3.3. Организует и контролирует процесс согласования условий договора и подписания в двустороннем порядке.
3.4 Регистрирует и архивирует договоры.
3.5 Вносит номер договора в Базу данных по клиентам
3.6 Ежеквартально передаёт заключенные договоры в юридический отдел.
4. Работа с претензиями.
4.1 Прием претензии у Клиента: внимательно выслушать Клиента, зарегистрировать претензию, сообщить клиенту о сроках решения и предоставления ответа.
4.2 Первоначальная обработка претензии: определить, что предпринять, чтобы выяснить детали/ исправить ситуацию.
4.3 Получение внутренней информации по претензии.
4.4 Получение информации от региональных представительств.
4.5 Составление Заключения и решения по претензии.
4.6 Согласование решения по претензии.
4.7 Ответ на претензию Клиента.
4.8 Удержание клиента.
4.9 Отчет по результатам работы с претензиями.
5. Страхование грузов.
5.1 Информирование клиентов о возможности страхования груза.
5.2 Принятие решения о возможности страхования грузов, согласно правилам по страхованию.
5.3 Контроль своевременного оформления клиентом заявления о повышении ответственности Исполнителя и поступления оплаты за услуги страхования.
6. Контроль над своевременным внесением информации в программу.
6.1 Контроль за своевременным занесением накладных в программу (накладные должны быть внесены в программу в день приёма груза)
6.2. Контроль за своевременным занесением информации в заявки (при наличии причин, по которым заявка не может быть выполнена в срок)
6.3 Контроль за заполнением Базы Данных по клиентам, согласно установленных правил (информация о клиенте должна быть полной и точной).
7. Руководство сотрудниками отдела.
7.1Ведение табеля учета рабочего времени.
7.2 Обеспечение выполнения должностных обязанностей сотрудниками Отдела по работе с клиентами.
7.3. Составление графиков работы сотрудников отдела в выходные и праздничные дни.
7.4 Премирование и де–премирование сотрудников Отдела по итогам работы.
7.5 Участие в разработке системы мотивации для сотрудников отдела.
8. Отчётность и анализ деятельности отдела.
8.1 Ежедневный отчёт по заявкам, принятым к исполнению и тем, которые не успели выполнить курьеры за день.
8.2 Еженедельный/ежемесячный отчёт и анализ деятельности отдела:
8.2.1. количеству принятых звонков
8.2.2. количеству принятых заявок
8.2.3. количество не выполненных заявок в день поступления с указанием причин
8.2.4. количество исходящих заказов на одного сотрудника отдела
8.2.5. результаты «скрытой покупки»
8.3 Ежемесячный отчет по претензиям и его анализ.
8.4 Ежемесячный отчёт по количеству заключенных договоров.
.