Обязанности и достижения:
Планирование и контроль рабочего дня генерального директора:
- внесение информации о намеченных делах, встречах, поездках в Outlook генерального директора
- своевременное напоминание директору о намеченных делах, встречах и поездках
- своевременное подтверждение встреч и поездок
- подготовка встреч (подбор необходимых данных и документов, составление плана встречи, по итогам встречи - подготовка и отслеживание протокола встречи)
- организация поездок (заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, заказ такси, аренда автомобиля, встречи и пр.)
- подготовка авансовых отчетов генерального директора по командировочным и представительским расходам (отчет о расходах после поездок, встреч и переговоров)
- ведение и контроль исполнения протоколов встреч и внутренних совещаний
Для внутренних совещаний
- подготовка повестки дня
- протоколирование
- отслеживание исполнения принятых решений и информирование генерального директора (своевременное напоминание ответственным за исполнение сотрудникам о сроках установленных в протоколе).
Ведение Календаря компании
Подготовка и организация семинаров, в которых участвует генеральный директор
- составление плана мероприятия и списка участников
- организация помещения и всего необходимого для проведения семинара
- оформление приглашений
- подготовка рекламного материала
- подготовка отчета по итогам семинара
Контроль семинаров, которые организуют сотрудника компании
Получение программы семинара и сметы о расходах от ответственного сотрудника
Утверждение программы и смету у генерального директора.
Контроль работы секретариата: входящая/исходящая почта, обеспечение офиса
Интернет сайт: разработка, обновление, новости
Ведение баз данных: Клиенты, Проекты
Реклама, выставки и клиентские вечера
Подбор персонала, функции HR менеджера
Организация корпоративных мероприятий