Помощник административного директора / административный менеджер / Помощник руководителя, HR-менеджер, офис-менеджер

Была больше месяца назад

По договорённости

37 лет (родилась 28 июня 1988)

Москва

Занятость

не указано

Гражданство

не указано

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 18 лет и 7 месяцев

- Февраль 2012 – работает сейчас
- 13 лет и 10 месяцев
Менеджер по административным вопросам и охране труда
Comverse (Comverse Network Systems, LLC) — поставщик решений для рынка мобильной связи. Наряду с Verint Systems, Ulticom и Starthome является частью Comverse Technology, Inc. Основное направление — billing, content, messaging, converged IP communications, Москва
Обязанности и достижения:
Административный блок: - организация и проведение телефонных переговоров руководителя; - работа с учредительными документами компании: взаимодействие с регистрирующими и контролирующими гос. органами, составление различных заявлений, протоколов, документов; - прием входящих/исходящих звонков, переадресация звонков, фиксация информации; - прием поступающей корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или подготовки ответов; - прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя; - контроль за выполнением планов и задач, поставленных руководством; - деловая переписка на русском и английском языках; - полная административная и информационная поддержка руководителя; - организация приема посетителей (оформление пропусков, бронирование переговорной, чай/кофе); - организации командировок сотрудников (бронирование и проверка билетов, бронирование гостиниц, визовое сопровождение); - помощь в организации визитов гостей (организация встречи в аэропорту, взаимодействие со службой такси, бронирование столиков в ресторане); - взаимодействие с курьерской службой и службами доставки; - работа с нотариусами, организация нотариального оформления документов. - организация работ по переводу документов; - обеспечение работоспособности офиса: • контроль и заказ необходимых расходных материалов (канцтовары, вода, продукты и т.д.); • взаимодействие с техническими службами арендодателя; • организация ремонта офисного имущества/оборудования; • организация и координирование уборки помещений; - организация получения/возврата оборудования выдаваемого сотрудникам. - заказ нового оборудования (ноутбуки, телефоны) - взаимодействие с операторами связи. (Заказ Сим карт для сотрудников, поддержание работоспособности офисных телефонов, интернет соединений); - заказ подарков; - заказ визиток. Кадровый блок: - поддержание корпоративной культуры компании; - ведение кадрового делопроизводства в полном объеме (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировки, листки нетрудоспособности, личные карточки, формирование личных дел, ведение трудовых книжек, поощрения, дисциплинарные взыскания, срочные ТД, ГПХ, различные системы оплаты труда, сменные графики работы, оформление иностранных граждан) - учет рабочего времени; - подготовка данных для расчета заработной платы; - кадровая отчетность; - контроль трудовой дисциплины персонала; - разработка нормативных документов (должностные инструкции, ПВТР, различные правила и положения); - подготовка справок (с места работы, для посольства и т.д.) - работа с дистанционными сотрудниками (РФ); - ДМС; - участие в организации корпоративных мероприятий; - проведение вводных Welcome инструктажей; - консультирование сотрудников по вопросам ТК РФ. Охрана труда: - ведение документооборота по охране труда, электробезопасности, пожарной безопасности. - ведение журналов инструктажей. - отслеживание сроков и проведение повторных инструктажей. - контроль выполнения требований законодательства РФ по охране труда. - организация обучения сотрудников для получения необходимых сертификатов. Финансовый блок: - прием входящих документов от контрагентов. - ведение документооборота: • подготовка документов по запросам. • составление описей. • составление писем и запросов. - участие в инвентаризации - сбор первичных документов для закрытия месяца.
- Июль 2011 – декабрь 2011
- 6 месяцев
Специалист по кадровому документообороту
ООО «Авианова», Москва
Обязанности и достижения:
- ведение делопроизводства на предприятии; - ведение кадрового делопроизводства в полном объеме (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировки, формирование личных дел, разработка структуры управления предприятием, штатного расписания, разработка должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка и.т.д.). - работа с фондами (ОМС, ДМС, ПФР). - подбор персонала.
- Май 2010 – июль 2011
- 1 год и 3 месяца
Секретарь офиса с обязанностями помощника руководителя
ООО «Авианова», Москва
Обязанности и достижения:
- полная административная поддержка Руководителя; - координация работы офисных водителей, вспомогательного персонала, департамента охраны; - координация коммуникаций внутренних потребителей; - работа с субподрядчиками; - организация и координация переговоров, а так же внутренних совещаний топ-менеджмента компании; - подготовка презентаций; - полное обеспечение работы офиса; - документооборот; - организация путешествий, командировок; финансовая поддержка (контроль вверенных статей бюджета, подготовка финансовых отчетов); - личные поручения Руководителя; - административная поддержка проектов департаментов компании по наиболее значимым вопросам, - консультирование клиентов компании по вопросам претензионной работы.
- Апрель 2007 – май 2010
- 3 года и 2 месяца
Секретарь с обязанностями офис-менеджера
ООО «Миртранс»
Обязанности и достижения:
Делопроизводство в полном объеме: оформление приказов, трудовых договоров, писем, входящая, исходящая документация, составление внутренней отчетности, связанной со спецификой деятельности организации, составление договоров, коммерческих предложений, спецификаций, прием заявок с предприятий, работа со счетами и платежными документами, отслеживание и контроль оплат по счетам, подготовка первичной бухгалтерской документации в 1С: Предприятие, планирование встреч, Тайм-менеджмент, ведение товарно-материального учета (оснащение офиса ТМЦ; заказ и контроль поставок оборудования и расходных материалов для производственных целей), кадровое делопроизводство (прием, увольнение работников организации, оформление отпусков, б/л, ведение личных дел, учет трудовых книжек, ведение табеля рабочего времени, составление штатного расписания).

Образование

- Высшее образование
- Вечерняя
- 2012
Российский государственный социальный университет, Москва
Факультет: Безопасность технологических процессов и производств
Специальность: Инженер по охране труда

Обо мне

Дополнительные сведения:

Личные качества: организаторские способности, умение работать в команде, мобильность, умение найти подход к людям, умение работать с большим объемом информации в сжатые сроки, аналитический склад ума, доброжелательность, политкорректность, собранность, трудолюбие, ответственность, высокая работоспособность, стрессоустойчивость. Своей сильной стороной считаю способность самостоятельно находить выход из сложных ситуаций в сжатые сроки, умение работать в режиме многозадачности и высокую обучаемость, потому как, работая на предыдущих должностях, всегда приходилось изучать дополнительную литературу, документацию, порой разбираться и ставить работу с нуля при реализации различных проектов. - Организация хозяйственной деятельности работы компании «с нуля», а также постановка кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями ТК РФ. - Разработка и реализация стратегии компании в области хозяйственной деятельности. - Полное обеспечение материально-технической базы и жизнедеятельности предприятия. - Кадровое делопроизводство в полном объеме, в том числе по всем вопросам охраны труда в организации до 50 человек. - Организация мероприятий по охране труда (обучение, проверка знаний и т.д.) - Разработка локально-нормативных актов предприятия в области управления персоналом и охраны труда. - Управление людьми, подбор, обучение и адаптация персонала. - Ведение переговоров с клиентами. - PC опытный пользователь: Windows 7,8, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, 1С: Зарплата и Управление персоналом 8.1.