Начальник отдела документационного обеспечения / документооборота / управления делами

Была больше месяца назад

По договорённости

47 лет (родилась 18 января 1978)

Люберцы

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 18 лет и 4 месяца

- Июль 2019 – октябрь 2021
- 2 года и 4 месяца
Руководитель организационного департамента
АНО "Национальное агентство развития квалификаций", Москва
http://nark.ru
Образовательная деятельность
Обязанности и достижения:
Организация деятельности по выполнению задач и функций, возложенных на департамент. Документооборот в полном объеме по основной деятельности (регистрация, отправка, хранение документов). Совершенствование методов работы с документами, поручениями (в том числе и посредством СЭД). Структуризация и описание бизнес-процессов организации. Контроль за исполнением структурными подразделениями поручений руководителей. Организация учета, хранения и уничтожения документов АНО НАРК. Участие в организации командировок по заявкам от работников (оформление служебных записок, бронирование билетов, гостиниц; ведение календаря командировок). Отправка корреспонденции по РФ посредством Почта России и курьерской службой, курьерами. Вычитка текстов документов с целью лексического единообразия различных элементов текста, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, соблюдения технических правил набора, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера. Участие в организации мероприятий (подготовка докладов совещаний, подготовка пригласительных, регистрация участников, сопровождение гостей, протоколирование мероприятий и пр.): Национальный совет при Президенте Российской Федерации, Собрание учредителей, Наблюдательный совет, Координационный совет и пр. с участием представителей органов исполнительной власти РФ, депутатов Государственной Думы РФ, Vip-персон других организаций. Контроль исполнения поручений собраний. Организация конференций, семинаров (бронирование переговорных, техническое оснащение). Ведение календаря дней рождений работников АНО НАРК, партнеров. Организация работ по рассмотрению и анализу обращений, поступающих в адрес АНО НАРК. Проверка знаний работников АНО НАРК по соблюдению правил, норм, ГОСТов по ведению общего делопроизводства. Обучение работников и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений АНО НАРК при необходимости. Разработка номенклатуры дел АНО НАРК. Внедрение, администрирование, сопровождение и развитие СЭД (DIREKTUM RX). Ведение переговоров по заключению договоров с подрядными организациями на оказание услуг. Ведение реестра заключенных договоров, перезаключение договоров в рамках ФЗ-223, выставление счетов на оказание услуг. Договорная работа (проверка, согласование, ведение реестра договоров, соглашений, госконтрактов). Ведение переговоров и заключение договоров с подрядчиками. Бюджетирование, планирование и оптимизация расходов. Контроль за соблюдением работниками АНО НАРК производственной дисциплины. Подбор работников, расстановка и контроль исполнения должностных обязанностей работниками АНО НАРК. Разработка локально-нормативных актов по деятельности АНО НАРК. Выполнение поручений заместителей генерального директора, руководителей. Подготовка, проверка, корректировка ежеквартальных отчетов в Министерство труда и социальной защиты РФ по выполнению соглашений о выделении субсидии. Подготовка отчетов разного типа по требованию руководителей на еженедельной, ежемесячной основе.
- Ноябрь 2017 – ноябрь 2018
- 1 год и 1 месяц
Руководитель Службы документационного обеспечения управления
АО "Раменский приборостроительный завод" (АО "РПЗ"), Раменское
http://rpz.kret.com
Машиностроение, приборостроение
Обязанности и достижения:
- Руководство Службой документационного обеспечения управления. - Участие во внедрении, настройке и доработке 1С:Документооборот, редакция 2.1, в соответствии с корпоративными требованиями, тестирование доработок. - Обучение и методическое сопровождение пользователей 1С:Документооборот, разработка инструкций и памяток по работе с данной программой (было проведено теоретическое и практическое обучение более 200 человек в мини-группах по 8 человек). - Осуществление методического сопровождения функционирования системы Электронного документооборота. - Контроль исполнительской дисциплины по выполнению поручений первых лиц, подготовка еженедельной информации о состоянии исполнительской дисциплины с предложениями по оптимизации работы. Обеспечение контроля за исполнением поручений руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение. - Разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, регламентов). - Осуществление контроля за качеством подготовки, правильности составления документов (писем, приказов, распоряжений и т. д.), проверка полноты и правильности подготовленных на подпись проектов документов. Согласование организационно-распорядительных и иных документов завода в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения и действующими нормативными документами по организации делопроизводства и архивного дела. - Контроль работы архива. Формирование, обеспечение сохранности и использования оперативного архива информационно-справочных и организационно-распорядительных документов Общества. - Руководство и участие в заседаниях постоянно действующей экспертной комиссии Общества по вопросам рассмотрения номенклатуры дел Общества, актов о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению, изменению сроков хранения документов, согласованию проектов нормативно-методических документов по организации делопроизводства и архивного хранения в Обществе. Подготовка протоколов заседаний Экспертной комиссии обеспечение их учета и сохранности, согласование номенклатур дел подразделений. - Организация приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, отправляемой и внутренней документации, в т. ч. с грифом КТ и ДСП. - Организация мероприятий по совершенствованию квалификации сотрудников по вопросам ведения документооборота. - Ведение договорной работы с ФГУП "Почта России". - Подготовка документации для проведения конкурса по выбору поставщика услуг по экспресс-отправке корреспонденции. - Обеспечение статистической и аналитической работы по направлениям деятельности службы. - Подготовка и формирование информации для расчета коэффициента исполнительской дисциплины (КИД) для конкретных сотрудников за заданные периоды времени для расчета премий.
- Июль 2017 – октябрь 2017
- 4 месяца
Руководитель канцелярии
ООО "СИТИ КОНСТРАКШН", Москва
http://www.city-const.ru
Проектирование и строительство
Обязанности и достижения:
Взаимодействие с Заказчиком, организация отправки и получение корреспонденции. Контроль за исполнением поручений, подготовка и отправка уведомлений исполнителям. Составление отчета по просроченным задачам и ответам на корреспонденцию, составление аналитического отчета для руководства по документам, счетам, гос. органам. Обеспечение почтового обслуживания компании по всех адресам (юр, факт, почтовый). Регистрация входящей и исходящей документации по всем объектам. Подготовка документации для вступления компании в СРО. Согласование договоров в рамках своей компетенции. Ведение Call-центра группы компаний, ведение и организация бизнес-процессов. Составление и проверка исходящих писем, организационно-распорядительной документации, локально-нормативных актов. Разработка ЛНА по поручению руководства. Составление ежегодной номенклатуры дел компании. Маршрутизация курьеров. Разработка СЭД, составление техзадания для внедрения программного обеспечения и бизнес-процессов в рамках своей компетенции. Ведение журнала шаблонов документов, его актуализация. Ведение реестра счетов, сортировка по приоритетам, составление файла счетов ежедневных оплат, отслеживание факта оплат, выдача справок по запросам. Заверение пакетов документов по требованию гос. органов, контрагентов. Составление табеля учета рабочего времени сотрудников отдела. Учет горюче-смазочных материалов курьера-экспедитора, подготовка документов на их оплату. Выполнение функций делопроизводителя при необходимости.
- Март 2016 – апрель 2017
- 1 год и 2 месяца
Главный специалист Отдела документационного обеспечения управления
ЗАО «Газпром инвест Юг» ПАО "Газпром", Москва
- Ноябрь 2014 – март 2016
- 1 год и 5 месяцев
Начальник Службы по связям с общественностью и СМИ
ЗАО «Газпром инвест Юг» ПАО "Газпром", Москва
Обязанности и достижения:
• Содействие развитию бизнеса Компании посредством оперативного предоставления сведений о ее деятельности средствам массовой информации, освещение текущей деятельности посредством выпуска пресс-релизов, проведение благотворительной и рекламно-информационной деятельности, участие в организации и проведении профессиональных праздников, спортивных и культурных мероприятий, проводимых Компанией. • Разработка рекламно-информационного обеспечения производственных, маркетинговых, спонсорских и благотворительных проектов, выставок и их реализация. Реализация мероприятий по укреплению и продвижению бренда компании. • Проведение пресс-конференций и пресс-туров на производственные объекты компании, публикации информационных материалов и сообщений в СМИ и на Интернет-сайте компании и участие в разработке его концепции и информационного наполнения. Сокращение должности и структурного подразделения в связи с передачей функций Управляющей организации.
- Декабрь 2012 – ноябрь 2014
- 2 года
Заместитель начальника Управления делами
ЗАО «Газпром инвест Юг» ПАО "Газпром", Москва
Обязанности и достижения:
• Организация и осуществление эффективного документооборота и документационного, организационно-методического обеспечения деятельности в соответствии с требованиями Инструкции по ДОУ Компании в полном объеме. Совершенствование и оптимизация бизнес-процессов по документообороту, делопроизводству. • Участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники) • Проверка всех проектов документов внутренней переписки, писем и договоров, передающихся на подпись Высшему руководству (правильность оформления, пунктуации, орфографии, стилистическое оформление, соответствие корпоративному стилю написания, наличие всех необходимых виз согласования и т. д.) с их непосредственным письменным согласованием, а также подготовка проектов резолюций на входящую корреспонденцию Высшего руководства. • Планирование бюджета Управления делами на год и организация эффективного рабочего процесса Управления делами.
- Январь 2003 – декабрь 2012
- 10 лет
Начальник отдела контроля за исполнением документов и поручений, главный специалист Управления делам
ЗАО «Газпром инвест Юг» ПАО "Газпром", Москва
Обязанности и достижения:
• Оперативное руководство Отделом (работники Отдела – 12 чел., делопроизводители и секретари – 66 чел. в Москве и 14 чел. в Территориальных управлениях по всей России). • Обеспечение внедрения автоматизированных систем управления в делопроизводственные процессы в компании. Участие во внедрении процессов. Разработка моделей и описания бизнес-процессов. • Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и формированием бизнес-процессов исполнителями в 1С (документооборот), методического руководства работы с документами в структурных подразделениях. • Разработка нормативно - методических документов по ведению делопроизводства и организации архивного дела. Разработка проектов распорядительных документов, в том числе проектов типовых форм распорядительных документов. • Разработка и внедрение в Компании Системы Менеджмента Качества в соответствии требованиями СМК ИСО 9001:2000, DIN EN ISO 9000ff:2000 с нуля, разработка соответствующей документации Управления делами (Стандарты, инструкции). Назначена Уполномоченным по СМК в подразделении и внутренним аудитором по СМ в Обществе. • Обеспечение полного цикла документирования и организация работы с документами компании, в т. ч. рассмотрение, распределение, регистрация, сканирование, согласование, обработка, внесение в СЭД, подготовка проектов резолюций, работа с исполнителями и т. д. • Организация и осуществление контроля исполнения документов и поручений руководства: постановка на контроль, предупредительный и текущий контроль исполнения, рассылка напоминаний, контроль своевременного предоставления ответственными исполнителями отчетов об исполнении документов и поручений. снятие с контроля. Формирование отчетов об исполнительской дисциплине в Компании. • Организация подготовки, контроля и осуществления отправки и доставки почтовых отправлений экспресс-почтой, Почтой России, подписки на периодические издания для администрации и работников компании (прием заявок, подписка и доставка). • Подготовка сводной номенклатуры дел компании и проверка проектов номенклатур дел структурных подразделений, контроль работы архива, работа в Экспертной комиссии.
- Октябрь 2002 – январь 2003
- 4 месяца
Секретарь Автотранспортного управления
ЗАО «Газпром инвест Юг» ПАО "Газпром", Москва
Обязанности и достижения:
Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (включая прием посетителей, организация проведения совещаний и телефонных переговоров, организация и оформление командировок, ведение делопроизводства в полном объеме) и обеспечение выполнения производственных заданий.

Образование

- Высшее образование
- Очно-заочная
- 2004
Московский государственный индустриальный университет
Факультет: Юриспруденция
Специальность: Юрист

Обо мне

Дополнительные сведения:

• Владение компьютером и СЭД на уровне "продвинутого" пользователя, умение работать в офисных программах (Word, Excel, Outlook, справочно-правовые системы и др.). • Способность эффективно работать и быстро принимать адекватные решения в стрессовых ситуациях и постоянно меняющихся условиях бизнеса. Высокое чувство ответственности за взятые на себя обязательства, нацеленность на долговременное сотрудничество, развитые лидерские качества и управленческие навыки, стрессоустойчивость. • Грамотная устная и письменная речь. • Готовность к командировкам и ненормированному рабочему дню. • Отсутствие вредных привычек, хобби – спорт (тренажерный зал, дайвинг, горные лыжи) и туризм. • Практический опыт работы в службе делопроизводства /документооборота/ документационного обеспечения управления более 15 лет, из них 7 лет – в должности руководителя. • Более 15 лет работы в одной Компании (увольнение в связи с сокращением штата и ликвидацией организации), являющейся дочерней компанией лидера нефтегазовой отрасли России, с общей численностью сотрудников более 1200 человек и 14 филиалами (Территориальными управлениями) в других регионах (работа с большим объемом информации, документов и поручений). • Большой опыт практической работы со всеми видами документов от создания (поступления) до отправки документа (передачи документа на архивное хранение или уничтожение). Практические знания организации производственного процесса. • Успешная реализация проектов по созданию и внедрению единого электронного документооборота компании с нуля (создание, регистрация, маршрутизация, контроль, исполнение документов и т. д.) на базе СЭД «ДЕЛО» и 1С Документооборот. • Практический опыт разработки с нуля нормативно - методических документов по ведению делопроизводства и организации архивного дела (стандартов и регламентов оформления документов, в т. ч. инструкции по ДОУ Компании, унифицированных форм и электронных шаблонов) по итогам обследования бизнес-процессов Компании и анализа методологии документооборота. Навыки систематизации и анализа большого объема новой информации, выявление взаимосвязей. • Управленческие компетенции в должности руководитель/директор по управлению бизнес-процессами документооборота (выстраивание четкой системы и методологии lокументооборота в компании и Управляемых обществах, строгий контроль соблюдения действующих стандартов (шаблонов, регламентов, стандартов качества, инструкций) сотрудниками при оформлении документов). • Знание российских международных стандартов (в том числе ИСО 9001 к управлению документами (ГОСТ Р ИСО 9001-2015), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»), определяющие правила работы с документами, законодательных, нормативных, правовых актов и нормативно-методических документов по делопроизводству. • Дополнительная подготовка и сертификация в области Системы Менеджмента. Опыт внедрения Системы Менеджмента Качества на крупном предприятии и опыт участия во внутренних аудитах СМК. Награды: • 2003 год: Почетная грамота ЗАО «Газпром инвест Юг» «За активное участие в разработке, внедрении документации СМК ИСО 9001:2000 и содействие в проведении сертификационного аудита СМК». • 2004 год: Почетная грамота ЗАО «Газпром инвест Юг» «За добросовестный труд, активное участие в развитии общества». • 2013 год: Почетная грамота ЗАО «Газпром инвест Юг» «За высокое профессиональное мастерство, добросовестный и безупречный труд, личный вклад в развитие Общества»