Управляющая, Координатор, помощник руководителя, бизнес-ассистент

Была больше месяца назад

По договорённости

29 лет (родилась 30 декабря 1995), не состоит в браке, детей нет

Казань, готова к переезду: Москва

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Профессиональные навыки

Уверенный пользователь ПК
MS Word
MS Excel
Ведение переговоров
Административная поддержка руководителя
Делопроизводство
Документооборот
Деловая переписка
Обеспечение жизнедеятельности офиса
MS CRM
Показать еще

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 10 лет и 11 месяцев

- Май 2024 – июль 2025
- 1 год и 3 месяца
Координатор, Администратор проекта, Бизнес-ассистент
Общество с ограниченной ответственностью Строительная компания Автодор
Строительство дорожное и инфраструктурное
Обязанности и достижения:
ПРОЕКТНАЯ РАБОТА - Организовывала административную, документационную и операционную поддержку крупного инфраструктурного проекта — реконструкции пассажирского терминала аэропорта - Координировала взаимодействие между 10+ подрядными организациями, проектировщиками, службами безопасности и техническими подразделениями. - Вела полный цикл документооборота: регистрация, контроль и архивация проектной, разрешительной и отчётной документации. - Организовывала рабочие совещания, фиксировала решения, отслеживала выполнение поручений, формировала отчёты для руководства. - Контролировала соблюдение графика строительных работ и выявляла потенциальные риски отставания. - Организовывала логистику и деловое сопровождение командировок руководителей, включая бронирование транспорта, проживания, оформление виз и командировочных документов. - Управляла внутренними процессами проектного офиса: табелирование, командировки, закупки, бюджетный учёт. - Ежедневно обрабатывала и отправляла более 100 заявок на допуск персонала в строительную зону через службу безопасности аэропорта, обеспечивая соответствие всех требований по безопасности. - Согласовывала заявки с подрядчиками и службой безопасности, проверяла полноту пакета документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, медосмотр, допуски), вносила правки и контролировала сроки оформления. - Контролировала конфиденциальность и безопасность служебной информации. Ключевые достижения: - Обработала более 30 000 заявок на допуск за год, обеспечив бесперебойный доступ персонала подрядчиков. - Обеспечила 100% прозрачность и своевременность согласований с службой безопасности. - Получила высокую оценку от руководства за оперативность, ответственность и способность работать в условиях высокой нагрузки и жёстких сроков.
- Декабрь 2023 – май 2024
- 6 месяцев
Управляющая, координатор офисом
Аренда автомобилей
Обязанности и достижения:
ПРОЕКТНАЯ РАБОТА - Успешно руководила деятельностью офиса по аренде автомобилей, обеспечивая бесперебойное функционирование всех процессов, высокий уровень клиентского сервиса и выполнение плановых показателей по выручке и загрузке автопарка. - Эффективно управляла командой из 4 сотрудников, включая агентов по аренде, администраторов и технический персонал. Организовала чёткую структуру взаимодействия, распределяла задачи, контролировала исполнение и отвечала за результаты работы каждого члена команды. - Активно развивала лидерские и управленческие компетенции: внедрила систему регулярных встреч, индивидуальных планов развития и обратной связи, что способствовало росту вовлечённости, ответственности и профессионального роста сотрудников. - Разработала и внедрила полноценную программу адаптации и обучения персонала, включающую: - Обучение корпоративным стандартам обслуживания и внутренним регламентам; - Работу с CRM-системой, документооборотом и отчётностью; - Тренинги по продажам, коммуникации с клиентами и управлению конфликтами; - Практические сессии по оформлению договоров и передаче автомобилей. - Выявила и подготовила двух сотрудников к выполнению функций старших агентов, делегировав им часть управленческих задач — это позволило оптимизировать рабочие процессы и повысить операционную эффективность. - Организовала и контролировала полный цикл постановки и снятия автомобилей с учёта в системе аренды: - Координировала поступление автомобилей в автопарк; - Контролировала проверку технического состояния, наличие страховки и технической документации; - Обеспечивала своевременную подготовку ТС к аренде (мойка, ТО, комплектация); - Отслеживала возврат автомобилей, проводила осмотр после использования и фиксировала повреждения. - Полностью отвечала за ведение документооборота: - Оформляла и архивировала договоры аренды, акты приёма-передачи, страховые полисы и дополнительные соглашения; - Контролировала корректность заполнения всех документов, соблюдение сроков и юридической чистоты сделок; - Обеспечивала взаимодействие с юридическим и бухгалтерским отделами по вопросам документации. - Обеспечивала высокий уровень клиентского сервиса: консультировала клиентов по тарифам, условиям аренды и особенностям эксплуатации автомобилей, проводила инструктаж, оперативно решала претензии и конфликтные ситуации. Уровень удовлетворённости клиентов — 95%+. - Анализировала ключевые показатели (загрузка автопарка, средний чек, простои, возвраты), выявляла узкие места и предлагала меры по оптимизации. - Формировала и предоставляла отчётность: ежедневные, еженедельные и месячные отчёты по выручке, количеству договоров, состоянию автопарка и качеству обслуживания. - Участвовала в разработке специальных тарифов и акций, что способствовало росту числа повторных клиентов на 20%. - Обеспечивала бесперебойное функционирование офиса: контролировала наличие договоров, страховок, технической документации, расходных материалов, а также взаимодействовала с юридическим и бухгалтерским отделами. - Отвечала за ведение отчётности: ежедневные, еженедельные и месячные отчёты по выручке, количеству заключённых договоров, состоянию автопарка и качеству обслуживания. - Участвовала в разработке и продвижении специальных предложений и тарифных планов, что способствовало росту числа повторных клиентов на 20% за полгода. - Обеспечивала соблюдение норм безопасности, правил дорожного движения и внутренних регламентов компании как для сотрудников, так и для клиентов.
- Январь 2023 – ноябрь 2023
- 11 месяцев
Координатор, бизнес-ассистент, управляющая офисом
Строительная компания
Обязанности и достижения:
ПРОЕКТНАЯ РАБОТА - Организация и контроль работы по информационному обеспечению деятельности строительного блока; - Постановка задач участникам проектов, обеспечение контроля за сроками исполнения поручений функционального блока руководителя организации; - Ведение текущей отчетности (контроль предоставления, обработка; - Контроль дебиторской задолженности клиентов; - Переговоры с поставщиками; - Работа с договорами: формирование договоров, согласование, визирование и контроль подписания договоров, отслеживание получения оригиналов документов от контрагентов, сканирование, электронное и бумажное архивирование; - Коммуникация с клиентами по текущим рабочим вопросам; - Ежедневное формирование отчета по дню, месяцу и кварталу по всему отделу; - Координирование юристов с генеральным директором компании; - Административная поддержка руководителя и региональных сотрудников: решение вопросов, связанных с ежедневными потребностями, - Контроль выполнения задач, поставленных руководителем сотрудникам; - Консолидация информации, поступающей от региональных сотрудников в ответ на запросы руководства или иных подразделений с соблюдением определенных сроков; - Обеспечение в установленные сроки отчётных материалов по итогам выполнения контрольных поручений ответственными исполнителями; - Организация и протоколирование совещаний, подготовка материалов по объекту к совещаниям для руководства; - Осуществление информационной поддержки проектной команды в части движения оплат, статуса согласования документов; - Формирование реестров на оплату, заведение заявок, составление бюджетов, работа с бухгалтерией и казначейством; - Формирование реестра дебиторской задолженности; - Выполнение иных поручений по распоряжению руководства в рамках своей зоны ответственности; - Расширение клиентской базы, заключение договоров; - Административная поддержка подразделения (делопроизводство, документооборот); - Подготовка переодичной документации (оплата по контрактам, з/п и т. п.); - Контроль над выполнением поставленных задач; - Обработка информации, входящей и исходящей от сотрудников; - Ведение действующей клиентской базы, корректировка данных, внесение или удаление необходимой информации о клиентах; - Поиск и проработка информации; - Заполнение таблицы в Эксель для отчетности перед руководителем. - Ведение учета расходных строительных материалов на складе, - Подготовка заказа для отдела закупок; Взаимодействие с прорабами, - Помощь бухгалтерии и коммерческому отделу для совместного быстрого закрытия сделок с клиентами. - Коммуникация с поставщиками по вопросам, связанным с документооборотом (возврат подписанных экземпляров документов, предоставление/корректировка первичной документации, предоставление актов сверки по запросу бухгалтерии). - Оказание консультативной поддержки сотрудникам Компании и контрагентам по вопросам оформления первичной документации.
- Июль 2021 – декабрь 2022
- 1 год и 6 месяцев
Координатор, управляющая офисом
Ника эстате
Обязанности и достижения:
ПРОЕКТНАЯ РАБОТА - Организация взаимозаменяемости работников, контроль соблюдения графика работ; - Принятие участия в переговорах, деловых встречах: ведение протоколов и иных документов; - Контроль выполнения задач, поставленных руководителем сотрудникам; - Ведение ветки задач, контактов и пополнение данных по сделкам по своему отделу в Битрикс24, а также в разделе поставщиков; - Распределение текущих работ сотрудникам; - Расстановка приоритетов; - Ежемесячное ведение учета табеля рабочего времени отдела продаж; - Постановка задач сотрудникам; - Предотвращение/устранение конфликтных ситуаций в коллективе и с клиентами; - Мониторинг ценовой политики и стандартов услуг конкурентов; - Оценка качества работы и выполнения плановых показателей сотрудниками, расчет бонусов; - Составление отчетов о продажах; - Ведение финансовых отчетов; - Заполнение таблицы в Эксель для отчетности перед руководителем; - Подготовка презентаций в PowerPoint; - Собирать отчеты по продажам; - Административная поддержка сотрудников отдела продаж; - Ведение действующей клиентской базы, корректировка данных, внесение или удаление необходимой информации о клиентах; - Взаимосвязь с другими подразделениями Компании; - Административная поддержка руководителя и региональных сотрудников: решение вопросов, связанных с ежедневными потребностями, - Контроль выполнения задач, поставленных руководителем сотрудникам; - Обработка информации, входящей и исходящей от сотрудников;ю - Контроль поддержания порядка в офисе.
- Декабрь 2019 – июнь 2021
- 1 год и 7 месяцев
Помощник руководителя, офис-менеджер, секретарь
Инвестиционная компания
Обязанности и достижения:
- Выполнения поручения генерального директора; - Ведение деловых переписок и телефонные переговоры; - Помощь руководителям административного и финансового отделов, отдела персонала, сотрудникам и гостям офиса в решении ежедневных задач: * сортировка корреспонденции; * организация рабочих мест, в т. ч. для новых сотрудников; * обновление таблицы расходов на нужды офиса ежемесячно; * обновление данных в справочнике корпоративных номеров телефонов; * копирование и сканирование документов для бухгалтерии; * организация хранения документов; * помощь в организации и проведении инвентаризации ОС; - Контроль за техническим состоянием и порядком в офисе. - Взаимодействие с представителем арендодателя Бизнес-центра по административным и техническим вопросам; - Контроль за выполнением мелкого ремонта. - Организация и контроль за выполнением мытья окон, коврового покрытия и мягкой мебели. - Контроль за качеством уборки офиса. - Организация обеспечения офиса канцелярскими и хоз. товарами, продуктами питания. - Контроль за порядком в помещении кухни, за наличием чая, кофе, сахара, салфеток, чистой посуды. - Контроль за наличием расходников в туалетных комнатах. - Контроль за состоянием живых горшечных растений в офисе. Взаимодействие с поставщиком услуг по уходу за растениями.
- Январь 2019 – декабрь 2019
- 1 год
Помощник руководителя, координатор, офис менеджер, секретарь
СЕРКОНС, Казань
http://www.serconsrus.ru
Контроль качества, экспертиза, испытания и сертификация
Обязанности и достижения:
- Разработка и согласование графика проведения и координирование встреч с посетителями, гостями; - Подготовка встреч с партнерами и клиентами компании, бронь переговорных комнат; - Подготовка комплектов документов для новых клиентов и партнёров компании; - Работа в зоне ресепшн. - Встреча гостей, клиентов и партнёров компании; - Взаимодействие и решение оперативных вопросов с соответствующими подразделениями компании; - Подарки (планирование, заказ, распределение); - Постановка задач от генерального директора сотрудникам компании; - Ведение деловой переписки, подготовка и написание писем, запросов, других документов по поручению руководства; заключение договоров с контрагентами, отслеживание оплаты счетов; - Организация и сопровождение деловых поездок сотрудников компании (подготовка документов для получения виз), travel поддержка, бронирование гостиниц; - Контроль исполнения бюджета при организации командировок, составление авансовых отчетов, служебных записок (отчет); - Своевременное обеспечение офиса компании и подразделения необходимыми средствами (заказ воды, канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, пополнение аптечки, интернет, телефония); - Заказ обедов; чай, кофе, угощения для партнёров, клиентов и сотрудников компании. - Организация различных мероприятий для всех сотрудников компании (банкет, корпоративный вечер); - Клининг-контроль; - Работа с курьерами и курьерским службами (отправка документов, приборов, прием документов) ведение журнала курьера. - Ежедневная отправка, прием и регистрация писем Почта России; - Создание уютной и комфортной атмосферы в офисе. Организация рабочих мест, переговоры комнат, зон обеда и отдыха; - Прием/фильтрация и распределение звонков. Внесение входящих звонков в журнал секретарей; - Ежедневная обработка входящей и исходящей корреспонденции, почты+входящих коммерческих предложений по эл. почте; - Работа с орг. техникой и мини-атс; - Делопроизводство и документооборот; - Анализ, детализация и сокращение расходов на жизнеобеспечение офиса, курьерские отправки и прочее. - Оперативное решение задач любого уровня сложности; - Ведение табеля рабочего времени сотрудников; - Ведение и контроль графика отпусков сотрудников; - Ведение графика дней рождений сотрудников, приобретение подарков и организация поздравлений; - Работа с кассой. Заполнение отчетных листов, ежедневный отчет.
- Сентябрь 2018 – январь 2019
- 5 месяцев
Помощник руководителя
ФИНАМ, Чебоксары
http://www.finam.ru
Управляющая, инвестиционная компания (управление активами)
Обязанности и достижения:
- Систематизация входящей и исходящей документации; - Прием и распределение телефонных звонков (Мини-АТС); - Делопроизводство и документооборот, работа в системе CRM, составление писем и доверенностей по запросу сотрудников и руководителя; - Выявление потребностей клиента; - Поддержание порядка в торговом зале; - Составление ежемесячных финансовых отчётов по расходу бюджета на нужды офиса; - Личные поручения руководителя: поиск и анализ необходимой информации, покупка товаров и др.; - Аренда и снабжение офисов под новые проекты - ремонт, оснащение мебелью, техникой, канцелярией и продуктами питания; - Контроль за порядком в существующих офисах: качество уборки, мелкий ремонт, снабжение; - Составление поздравительных текстов от имени генерального директора для печатных изданий и поздравительных адресов; - Поиск подрядчиков на поставку офисной мебели, канцелярских принадлежностей, по ремонту и обслуживанию офиса; - Встреча посетителей, чай/кофе.
- Сентябрь 2014 – август 2018
- 4 года
Помощник руководителя
ИП Порфирьев М.В, Чебоксары
Интернет-магазин
Обязанности и достижения:
- Планирование и составление рабочего графика руководителя; - Обеспечение приема, учета, регистрации, контроля исполнения документов; - Поиск и обработка информации по задачам руководителя; - Организация встреч; - Управлять и координировать работу водителей, курьеров; - Ведение табеля рабочего времени и составление табеля отпусков; - Организация транспортного обеспечения офиса; - Прием и распределение телефонных звонков; - Выполнение отдельных поручений руководства; - Обеспечение финансово-хозяйственной деятельности компании; - Обеспечение работников отдела условиями, необходимыми для качественного исполнения ими своих производственных обязанностей; - Проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или на уничтожение; - Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей.

Образование

- Высшее образование
- Заочная
- 2017
Факультет: Экономический
Специальность: Экономика и управление на предприятии (по отраслям) (экономист-менеджер)
- Высшее образование
- Дневная/Очная
- 2014
Факультет: Экономический
Специальность: Бухгалтерский учет, анализ и аудит (экономист)

Обо мне

Дополнительные сведения:

Опытный универсальный специалист с 10-летним стажем в административной, проектной и управленческой поддержке. Уверенно работаю в ролях бизнес-ассистента, координатора и управляющего офисом/проектами — быстро адаптируюсь к новым условиям, беру на себя ответственность и обеспечиваю стабильность бизнес-процессов. Ключевые профессиональные преимущества: - Универсальность и широкий функционал Обладаю межотраслевым опытом и широким кругозором, что позволяет эффективно работать в разных сферах и быстро вникать в суть задач. Успешно совмещаю функции административной поддержки, управления проектами и операционного сопровождения команды. - Высокий уровень адаптивности и быстрая обучаемость Легко вхожу в новые процессы, быстро осваиваю инструменты, системы и специфику бизнеса. Готова к изменениям и новым вызовам. - Системная организация и тайм-менеджмент Эффективно управляю своим временем и временем руководителей: веду календари, планирую встречи, переговоры и командировки, оптимизирую расписание для максимальной продуктивности. Контролирую сроки и приоритеты без напоминаний. - Внимание к деталям и работа с информацией Точно обрабатываю документы, отчёты, письма и инструкции. Обеспечиваю корректность данных, конфиденциальность и сохранность информации. Никаких ошибок в сроках, датах и формулировках. - Сильные коммуникативные навыки - Решение задач и инициативность - Административная и офисная поддержка высокого уровня - Создаю комфортную и эффективную рабочую среду. - Целеустремлённа, дисциплинированна, энергична. - Стремлюсь к профессиональному росту и постоянному совершенствованию. Всегда нацелена на достижение поставленных целей — как личных, так и командных. Дополнительно о себе: - Занимаюсь спортом - Интересуюсь психологией - Сольное пение и дизайн одежды - Готова к полной занятости, без ограничений по графику. Уверенный пользователь ПК, MS Word, MS Excel, Ведение переговоров, Административная поддержка руководителя, Делопроизводство, Документооборот, Деловая переписка, Обеспечение жизнедеятельности офиса, MS CRM, MS Outlook, Организаторские навыки, Грамотная речь, Работа с большим объемом информации, Электронный документооборот, Выставление счетов, MS PowerPoint, Работа с корреспонденцией, Заключение договоров, Взаимодействие с подрядчиками, Управление персоналом, ChatGPT, Контроль исполнения решений, Управление командой, Битрикс24, 1С: Бухгалтерия, Администрирование, Деловое общение, Навыки переговоров