Обязанности и достижения:
• Подготовка проектов договоров подряда (субподряда), поставки и приложений к ним (сметные расчеты и др.), изменений и дополнений по уже заключенным договорам, согласование проектов договоров, координация процесса подписания договоров и иных документов сторонами, в т.ч. доставка. Оформление первичных платёжных документов (счетов, счётов-фактур).
• Сопровождение исполнения условий Договоров, в части своевременности поступления оплаты, выполнения работ по Договору, обеспечения оформления (заказа) пропусков для сотрудников на объекты для проведения работ и др.
• Организация, координация и оформление закрытия работ по Договорам, в т.ч. сбор отчетов/актов от прорабов об окончании работ на объектах, подготовка соответствующих документов (К-С 2,3, Актов, ТТН, счетов, счетов-фактур) на закрытие работ, согласование и подписание их сторонами, решение и согласование неоднозначных ситуация (например, согласование даты закрытия на рубеже отчетных периодов).
• Проверка правильного заполнения первичных и иных документов бухгалтером, касающихся договоров подряда (субподряда), поставки, таможенного оформления грузов, в т.ч. счетов, платежных поручений, счетов-фактур, Актов, ТТН и др.
• Ведение отчетов (таблиц), подготовка отчетов по задолженностям Заказчиков. Формирование иных отчетов по распоряжению руководства.
• Проведение работ, связанных с таможенным оформлением поставки материалов (оформление, проверка, сбор, нотариальное заверение, согласование с таможенными брокерами пакета документов, необходимого для таможенного оформления). Контроль своевременности оплат таможенным органам, поставщикам и транспортным компаниям. Взаимодействие с таможенными брокерами (например, оплата, согласование, доставка документов и др). Координация процесса (личное присутствие) при оформлении и выпуске (вывозе) грузов с таможни. Проведение мероприятий по возврату денежных средств таможенными органами ошибочно перечисленных им.
• Заказ канцелярских товаров и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для обеспечения работы офиса (шкафы, стулья и т.д.), в т.ч., сбор информации о потребностях, формирование счёта.
• Анализ рынка и заключение хозяйственных договоров, не касающихся основной деятельности. Координация взаимодействия с арендодателями в.т.ч. согласование и оформление изменений по Договору аренды, заказ разовых и квартальных пропусков, расчёты за пропуска, доставка счетов, актов и иных документов. Решение иных вопросов, в т.ч. спорных (конфликтных) ситуаций.
• Отправка почтовых отправлений, деловая переписка, решение конфликтных ситуаций.
• Выполнения отдельных поручений руководства фирмы.