Секретарь-референт, помощник руководителя, офис-менеджер

Была больше месяца назад

65 000 ₽

51 год (родилась 16 апреля 1974), cостоит в браке, есть дети

Москва

Коньково

Тёплый Стан

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 26 лет и 10 месяцев

- Декабрь 2014 – апрель 2021
- 6 лет и 5 месяцев
Старший администратор офиса / Помощник управляющего
ООО УК ТРЦ Гагаринский, Москва
Обязанности и достижения:
Делопроизводство в полном объеме; Разработка документации, регламентирующей бизнес-процессы документооборота в компании; Регламентирование процесса работы отделов компании, разработка инструкций, регламентов, приказов, распоряжений, форм, правил, внутренних нормативных актов и пр.; Контроль соблюдения регламентов, решений Собраний Собственников и договорных отношений с Собственниками. Работа с деловой корреспонденцией: составление писем, запросов, служебных записок и т. д.; Ведение внешней и внутренней переписки; Поиск необходимой информации в интернете, включая мониторинг цен на работы, услуги и материалы; Подготовка и проведение тендеров на закупки. Выполнение поручений руководителей и Собственников; Контроль качества подготовки документов, предоставляемых на визу и подпись руководителям и Собственникам; Ведение протоколов совещаний и планерок, контроль исполнения принятых решений; Составление и ведение базы электронного документооборота; Составление и ведение базы договоров и отчетности по их исполнению; Работа с бухгалтерией: ведение реестра передаваемой документации, отслеживание комплектности и корректности оформления первичной документации, получение виз для проведение оплат, контроль платежей, составление прогноза затрат на месяц; Работа с Бюджетами: участие в разработке годовых бюджетов, формирование бюджетов на согласование и подпись Собственникам, разработка и ведение таблиц реализации бюджетов и контроля расходов по статьям, подготовка и сопровождение документов, обеспечивающих реализацию бюджетов согласно требованиям Договора услуг; Сбор и подготовка пакета документов для квартальных и годовых отчетов экологической службы; Ведение отчетности по статистике посещаемости ТРЦ, контроль работы системы подсчета посетителей, взаимодействие с обслуживающей организацией по техническим, административным и финансовым вопросам; Решение административных вопросов с арендаторами и подрядчиками; Прием посетителей, заказ пропусков, чай/кофе; Прием и распределение звонков; Работа с курьерскими и почтовыми службами; Организация жизнеобеспечения офиса, включая закупку оргтехники; Помощь в подготовке, организации и проведении конференций.
- Ноябрь 2013 – сентябрь 2014
- 11 месяцев
Секретарь руководителя
ООО "Институт "КАНАЛСТРОЙПРОЕКТ", Москва
Обязанности и достижения:
Работа с первым лицом компании. Подготовка рабочего места руководителя. Организация телефонных переговоров и встреч. Организационное и информационное сопровождение деятельности руководителя. Выполнение поручений руководителя. Ведение баз данных контактов и электронного календаря руководителя. Поиск необходимой информации в интернете. Делопроизводство, ведение электронного документооборота (1С). Прием документов, предоставляемых на подпись руководителю и контроль качества их подготовки. Прием посетителей, заказ пропусков, чай/кофе. Приём, фильтрация и распределение телефонных звонков. Организация жизнеобеспечения офиса.
- Март 2010 – ноябрь 2013
- 3 года и 9 месяцев
Секретарь-референт управления делами
ООО "КОРПОРАЦИЯ ИНЖТРАНССТРОЙ", Москва
Обязанности и достижения:
Функции секретаря-референта Заместителя генерального директора, а именно: Делопроизводство в полном объеме Составление и ведение электронных баз данных, электронного документооборота Заказ билетов и бронирование гостиниц, в том числе визовая поддержка Работа с деловой корреспонденцией: составление писем, запросов, служебных записок и т.д. Поиск необходимой информации в интернете Выполнение поручений руководителей Организационное и информационное сопровождение деятельности руководителей Ведение баз данных контактов руководителей Контроль качества подготовки документов, предоставляемых на подпись руководителям Прием посетителей, заказ пропусков, чай/кофе Приём, фильтрация и распределение телефонных звонков, включая работу на коммутаторе Работа с курьерскими службами Организация жизнеобеспечения офиса Помощь в подготовке и проведении съездов, конференций и круглых столов Ведение протоколов совещаний Помощь Пресс-службе в подборе и редактировании текстовых и фотоматериалов для каталогов, буклетов и презентационных дисков.
- Декабрь 2008 – март 2010
- 1 год и 4 месяца
Секретарь-референт
ООО «СМП №321 – ИНЖТРАНССТРОЙ», ООО "ИнтекСтрой", Москва
Обязанности и достижения:
Работа с первым лицом компании. Делопроизводство в полном объёме Организация жизнеобеспечения офиса Приём, фильтрация и распределение телефонных звонков Решение административных вопросов Заказ билетов и бронирование гостиниц Выполнение поручений руководителя Ведение баз данных контактов руководителя Организационное и информационное сопровождение деятельности руководителя Прием посетителей, заказ пропусков, чай/кофе
- Сентябрь 2008 – ноябрь 2008
- 3 месяца
Секретарь-делопроизводитель
ЗАО «Завод клеевых эмульсий СКИФ», Москва
Обязанности и достижения:
Делопроизводство Организация жизнеобеспечения офиса Приём, фильтрация и распределение телефонных звонков Решение административных вопросов Заказ билетов и бронирование гостиниц, визовая поддержка, организация трансфера Выполнение поручений руководителя Организационное и информационное сопровождение деятельности руководителя Работа с курьерскими службами Прием посетителей, заказ пропусков, чай/кофе
- Сентябрь 2003 – декабрь 2005
- 2 года и 4 месяца
Младший воспитатель
ГОУ «Начальная школа-детский сад» №1657 ЮЗОУО ДО г.Москвы, Москва
Обязанности и достижения:
Работа с детьми Коммуникация с родителями Организация праздников: создание сценариев и декораций, проведение репетиций с детьми и родителями, координация хода мероприятий.
- Ноябрь 1997 – август 2003
- 5 лет и 10 месяцев
Администратор
ООО "Мириком", Москва
Обязанности и достижения:
Делопроизводство Организация жизнеобеспечения офиса Приём, фильтрация и распределение телефонных звонков Решение административных вопросов Заказ билетов и бронирование гостиниц Выполнение поручений руководителя Ведение баз данных контактов организации Прием посетителей, заказ пропусков, чай/кофе
- Май 1996 – ноябрь 1997
- 1 год и 7 месяцев
Администратор
ТОО "Тимур",, Москва
Обязанности и достижения:
Делопроизводство Организация жизнеобеспечения офиса Приём, фильтрация и распределение телефонных звонков Решение административных вопросов Контроль качества подготовки документов, предоставляемых на подпись руководителям Ведение баз данных контактов организации Выполнение поручений руководителя
- Июнь 1993 – апрель 1996
- 2 года и 11 месяцев
Секретарь-референт, Техник общего отдела административного управления
ТОО "Элко", Москва
Обязанности и достижения:
Делопроизводство в полном объеме Оформление учредительной документации Организация жизнеобеспечения офиса Приём, фильтрация и распределение телефонных звонков Организационное и информационное сопровождение деятельности руководителей Ведение баз данных контактов руководителей Контроль качества подготовки документов, предоставляемых на подпись руководителям Прием посетителей, заказ пропусков, чай/кофе
- Июль 1992 – июнь 1993
- 1 год
Секретарь-референт (секретарь-переводчик)
МП "Буран" (FORTRON), Москва
Обязанности и достижения:
Делопроизводство Подготовка и обслуживание переговоров Письменные переводы (англ.яз.) Организация жизнеобеспечения офиса Приём, фильтрация и распределение телефонных звонков Работа с факс-службой Заказ билетов и бронирование гостиниц, визовая поддержка, организация трансфера Выполнение поручений руководителей Ведение баз данных контактов организации Организационное и информационное сопровождение деятельности руководителей Прием посетителей, заказ пропусков, чай/кофе Организация участия в профильных выставках и их обслуживание Организация корпоративных мероприятий
- Август 1991 – май 1992
- 10 месяцев
Курьер общего отдела (помощник секретаря)
Совет Федерации Независимых Профсоюзов РСФСР (ФНПР), Москва
Обязанности и достижения:
Курьерская доставка документации в пределах здания Помощь в подготовке документов для пленумов и совещаний Совета ФНПР, а именно: Подборка, копирование и комплектация материалов Доставка материалов к месту проведения мероприятия Функции второго секретаря отдела, а именно: Делопроизводство Приём, фильтрация и распределение телефонных звонков Работа с базой данных Бронирование гостиниц Прием посетителей, заказ пропусков, чай/кофе

Образование

- Неполное высшее образование
- Очно-заочная
- 2012
Московская государственная академия коммунального хозяйства и строительства
Факультет: Реконструкции и строительства
Специальность: ПГС

Обо мне

Дополнительные сведения:

Личные качества: Исполнительность, ответственность, стрессоустойчивость, умение работать с большим объемом информации и в режиме многозадачности, коммуникабельность, умение работать в команде, хорошая обучаемость, желание работать. Уверенный пользователь ПК (Офисные приложения MS Windows (Word, Exсel, Explorer, PowerPoint, Outlook и т. д.), Adobe Reader, Adobe Acrobat, FineReader, Photoshop, Pinnacle Studio и другие.), машинопись от 150 уд./мин., знание оргтехники, делопроизводство, знание прямых обязанностей секретаря, а именно: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, составление писем, приказов, ведение протоколов совещаний, прием посетителей, работа с клиентами, прием заявок, обеспечение жизнедеятельности офиса, знание делового этикета и этики ведения телефонных переговоров, навыки письменной и устной коммуникации, подготовка к проведению заседаний, совещаний, переговоров.