Секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель, офис-менеджер

Была позавчера

100 000 ₽

50 лет (родилась 17 ноября 1975)

Москва

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 17 лет и 10 месяцев

- Август 2024 – работает сейчас
- 1 год и 4 месяца
Секретарь
ООО Стройтехизоляция , Москва
Строительство
Обязанности и достижения:
Организация и контроль полного цикла делопроизводства организации; Учет, регистрация, распределение входящих, исходящих, внутренних и распорядительных документов в электронном виде и на бумажных носителях; Контроль исполнения поручений руководителя; Подготовка и оформление деловой корреспонденции, ведение деловой переписки (составление служебных писем, запросов, ответов на запросы) Обработка первичной документации на бумажных носителях и в ЭДО; Сканирование, копирование документов, ведение электронного архива; Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, воды; Встреча гостей руководителя (чай/кофе); Предоставление отчетности в рамках своей компетенции; Выполнение поручений руководителей; Заказ и обеспечение офиса подарками к праздникам для партнёров и сотрудников. Достаточный релевантный опыт работы в секретариате, делопроизводстве, знание 1С документооборот, 8.3, ЭДО, Bitrix24, Word, Excel, Outlook. Умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование с подшивкой номенклатурных папок и дел), работа с ДСП документацией. Высокий грамматический уровень. Жизнеобеспечение офиса (закупка воды, канцелярии). Закупка подарков к праздникам и дням рождения.
- Июль 2021 – июнь 2024
- 3 года
Секретарь, помощник руководителя в приемной
ГК "Самолет", Москва
Жкх
Обязанности и достижения:
Приём и распределение телефонных звонков; Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ведение делопроизводства; Ведение деловой переписки; Встреча гостей, организация совещаний (чай/кофе); Осуществление любой помощи в деятельности руководителей; Выполнение оперативных поручений руководителя; Составление расписания, ведение календаря, напоминание о планах, переговоры, постановка и контроль исполнения задач; Координация взаимодействия с отделами внутри компании, контроль состояния офиса. Ведение делопроизводства структурного подразделения; подготовка необходимых документов (приказы, исходящие письма, служебные, докладные записки и т. д.); Встреча гостей, участие в совещаниях, ведение протокола. Работа с оргтехникой (сканирование, копирование, печать, брошюровка, ламинирование). Работа с почтовыми отправками, и курьерами. Обеспечение бесперебойного функционирования офиса (заказ канцелярских, продовольственных и хозяйственных товаров, координация и взаимодействие с техническими службами, поддержание порядка в офисе).
- Октябрь 2019 – август 2020
- 11 месяцев
Секретарь приемной руководителя
Федеральное агентство связи (Россвязь), Москва
Обязанности и достижения:
Главный специалист (помощник руководителя) - Ведение документооборота по группе руководителя; - Подготовка отчетов по запросу руководителя; - Взаимодействие со смежными подразделениями: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров, отдел закупок; - Ведение деловой переписки, подготовка ответов по расписанным поручениям; - Разработка проектов и согласование крупных сделок (расходные, доходные) подведомственных предприятий - Регистрация входящей/ исходящей документации, работа с почтовыми и курьерскими службами. - Взаимодействие по вопросам текущей деятельности подведомственных предприятий с органами исполнительной власти города Москвы, отраслевыми предприятиями и учреждениями - Подготовка справочных и отчетных материалов к совещаниям - Заказ гостиниц, билетов (подготовка пакета документов для деловых поездок и командировок) - Работа с использованием системы электронного документооборота (СЭД) - ОРД, документация с грифом "ДСП"
- Октябрь 2014 – февраль 2016
- 1 год и 5 месяцев
Специалист по закупкам 2 категории
Министерство обороны, Москва
Омто
Обязанности и достижения:
Специалист 2 категории по госзакупкам Специалист по закупкам (госзакупки) Работа с 44-ФЗ и 223-ФЗ Разработка план-графика закупок, осуществление изменений для внесения в план-график закупок. Подготовка тендерной документации, согласование с подразделениями ТЗ. Расчет и формирование НМЦК. Подготовка и осуществление поиска наиболее выгодных коммерческих предложений. Анализ рынка. Контроль исполнения договора, оплаты и возврата обеспечения. Расчет логистики доставки товара (заказ автотранспорта у транспортных компаний, частично ВЭД), согласование сроков, способов доставки, упаковки, маркировки груза. Работа с документацией, наличие и правильность оформления (ТН, УПД, счета-фактуры, счета, сертификаты, доверенности). Поиск поставщиков, комплексное сравнение условий сотрудничества (цена, качество, сроки и надежность поставок, условия оплаты и доставки), Формирование и оформление пакета договорных документов для заключения договоров с исполнителем Контроль получения товара на складе. Анализ состояния запасов (в 1 С, версия 7.0, 8.3) Управление запасами ТМЦ (Склад, и пополнение) Заведение нового ассортимента в учетную программу (1С) Ведение деловой переписки с контрагентами- поставщиками; взаимодействие с подразделениями-заказчиками Контроль прохождения конкурсной документации, подписания сопроводительных документов, а также оплат (возврат обеспечения договора, заявки), взаимодействие с бухгалтерией. Мониторинг рынка товаров и поставщиков для пополнения номенклатуры. Основные группы товаров (номенклатура) для закупок: - песок, щебень, строительные материалы (дерево, пластик и т. д.), краски, антикоррозионные материалы, элементы питания, охрана периметра, и средства связи для обеспечения безопасности основного объекта, товары для офиса (бумага, канцелярия, вода и т. д.). Также на время отсутствия основного специалиста замещали друг друга по их группам. Помимо закупок по тендерам и аукционам велись закупки до 300 тыс.руб.
- Ноябрь 2010 – ноябрь 2014
- 4 года и 1 месяц
Секретарь-делопроизводитель
Смарт лоджистик групп оперейтинг, Москва
Логистика
Обязанности и достижения:
Прием и распределение входящих/исходящих звонков, электронной почты; Организация приёма посетителей (заказ пропусков, чай/кофе гостям/руководителям); Получение и отправка почтовой корреспонденции посредством почты РФ/экспресс почты; Организация работы офиса, своевременный заказ канцелярских и хозяйственных товаров, воды, решение административно-хозяйственных вопросов, связанных с работой офиса; Выполнение поручений руководителя. Встреча гостей, участие в совещаниях, ведение протокола. Работа с оргтехникой (сканирование, копирование, печать, брошюровка, ламинирование). Работа с почтовыми отправками, и курьерами.
- Февраль 2008 – ноябрь 2010
- 2 года и 10 месяцев
Заместитель генерального директора по транспорту и складу
ООО "Фирма Диа Вита", Москва
Производство
Обязанности и достижения:
Руководство Отделами обеспечения и контроля качества; - Работа с клиентами компании по вопросам качества продукции; - Организация и контроль работы с жалобами, претензиями, рекламациями по качеству и отзыву продукции; - Организация приёма аудитов и инспекций производственной площадки; - Разработка, согласование, утверждение внутренних регламентирующих документов производственной площадки; - Руководство процессами: управление документацией, изменениями, отклонениями, управление изменениями, отклонениями. - Разработка, осуществление и контроль выполнения мероприятий, обеспечивающих сокращение простоя транспорта под грузовыми операциями и при движении по маршруту; - Организация складской службы, ведение отчетности (документооборот) по выполненным перевозкам.
- Сентябрь 2004 – январь 2008
- 3 года и 5 месяцев
Начальник договорного отдела
ЗАО Мегагрупп, Москва
Строительство, аренда
Обязанности и достижения:
Проведение экспертизы входящих проектов договоров и оценка рисков при согласовании; Осуществление ведения договорной работы, которая включает в себя: подготовку, проведение правовой экспертизы (проверка на соответствие действующему законодательству РФ, внутренним требованиям и интересам компании всех договоров); Разработка типовых форм договоров (соглашений и актов) для подразделений компании; Подготовка протоколов разногласий, приложений, доп. соглашений к договорам.
- Август 2003 – сентябрь 2004
- 1 год и 2 месяца
Секретарь генерального директора
ЗАО "Юрконсул", Москва
Юридические услуги
Обязанности и достижения:
Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня. Выполнение служебных поручений руководителя.