Руководитель общего отдела / ведущий специалист

Была больше месяца назад

90 000 ₽

Соискатель скрыл дату рождения

Москва

Селигерская

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 19 лет и 2 месяца

- Декабрь 2011 – декабрь 2020
- 9 лет и 1 месяц
Руководитель административного отдела
ТрансКлассСервис, АО
http://transclass.ru
Железнодорожные перевозки
Обязанности и достижения:
Общее руководство деятельностью административного отдела (секретарь, делопроизводитель, курьер, менеджер по договорной работе, менеджер АХО). 1.Организация документооборота с применением внедрённой СЭД «Directum»: осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы, обеспечение своевременного и четкого прохождения документов в компании, включая обособленные подразделения по городам России, разработка мероприятий по сокращению документооборота. 2.Обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, построения поисковых систем, регулирование контроля прохождения и исполнения документов в установленные сроки; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, поручений и принятых решений, систематическое информирование руководства по этим вопросам. 3.Оперативное управление проектом по внедрению и совершенствованию СЭД, разработка ТЗ на новые маршруты согласования документов, постоянное проведение аналитики работы программы, выявление технических недочетов, исправление и актуализация; методическая поддержка и координации деятельности структурных подразделений в ходе эксплуатации СЭД по процессам работы; обеспечение режима доступа к СЭД и использованию документной информации. 4.Разработка и внедрение локальных нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в компании, обеспечение своевременной актуализации. 5.Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях компании. 6. Подготовка проектов резолюций руководителей. 7. Обеспечение контроля оформления проектов организационно-распорядительных документов и исходящих писем, осуществление редакторской и корректорской правки на выходном контроле маршрута согласования перед их подписанием/утверждением. 8. Организация работы Архива компании в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; разработка сводной номенклатуры дел, обеспечение единого порядка хранения документов и оперативного использования документной информации; осуществление контроля за правильностью формирования и оформления в структурных подразделениях дел, подлежащих сдаче в архив; организация экспертной комиссии, проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Организация уничтожения. 9. Организация экспресс доставки документов, контроль исполнения сроков доставки. 10.Организация и сопровождение выездных совещаний (аренда помещений, проведение кофе-брейков, регистрация гостей, формирование повестки совещания, координация сотрудников); организация командировок сотрудников компании (бронирование авиа – и ж/д билетов, отелей, визовая поддержка). 11.Взаимодействие с поставщиками услуг: курьерские службы, почта РФ, такси, travel-агентства, внеофисное архивное хранение документов; заключение договоров, контроль соблюдения сроков оплаты и предоставления закрывающих документов. 12.Управление бюджетом отдела и финансово-отчетной документацией, контроль и оптимизация затрат. 13.Оформление подписки на периодические издания. 14.Организация поздравлений партнеров компании, заказ полиграфической продукции, проработка концепции. 15.Обеспечение жизнедеятельности офисов компании, в том числе обособленных подразделений в регионах РФ (Москва - до 1500 кв. м, ОП – 20- 50 кв. м./ед.) 16.Взаимодействие с арендодателями по вопросам эксплуатации зданий, инженерных коммуникаций, техническое оснащение офисов, планирование и организация новых рабочих мест, внутренних/внешних переездов, ремонтных работ, проведение инвентаризаций. 17.Организация работы по заключению договоров для обеспечения хозяйственной деятельности и контроль их исполнения. 18.Организация корпоративных и протокольных мероприятий, в т. ч. выездных.
- Январь 2007 – август 2011
- 4 года и 8 месяцев
Руководитель административного отдела
Компания "Бюрократ"
Обязанности и достижения:
- Общее руководство деятельностью административного персонала компании (секретариат; группа документационного обеспечения, группы технического и хозяйственного обеспечения); - Организация делопроизводства, разработка унифицированных форм документов для установления единых правил документирования, маршрутизация документопотоков; - Разработка и внедрение локальных нормативных документов, регламентирующих деятельность подразделения; - Разработка бизнес-процессов по оптимизации документооборота, организация системы электронного документооборота; - Организация командировок Директоров и сотрудников компании (билеты, размещение), визовая поддержка, оформление загранпаспортов, приглашений иностранным гражданам в Россию; - Организация курьерской связи; - Организация уборки офисных помещений; - Обеспечение структурных подразделений расходными материалами, мебелью, канц. и хоз. товарами, продуктами питания; - Организация питания сотрудников офиса; - Организация и оснащение рабочих мест, осуществление переездов в рамках офисных площадей; - Анализ административно-хозяйственных расходов, планирование, распределение и контроль использования бюджетных средств; - Заключение и сопровождение договоров по административно-хозяйственной деятельности; - Учет и списание ТМЦ, проведение инвентаризаций; - Контроль функционирования и эксплуатации офисных помещений, технических коммуникаций, планирование, организация и осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ в офисе, взаимодействие с арендодателем.
- Февраль 2003 – декабрь 2006
- 3 года и 11 месяцев
Руководитель секретариата
Компания "Бюрократ"
Обязанности и достижения:
- Руководство деятельностью секретариата, координация и контроль (ресепшен, приемная Дирекции, секретарь отдела закупок, офис-менеджер); - Построение единой системы делопроизводства, организация документооборота в соответствии с корпоративными стандартами; - Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, учета, согласования и исполнения документов, а также ведения информационно-справочной работы; - Организация, координация и контроль работы курьеров, водителей, оптимизация использования корпоративного транспорта; - Организация международных почтовых отправлений, работа со службами экспресс-доставки; - Заключение договоров с почтовыми отделениями связи для организации почтовых отправок, получения корреспонденции, а также абонирования почтовых ящиков; - Организация деловых поездок, командировок сотрудников компании, оформление приглашений представителям инопартнеров, бронирование билетов, гостиниц, оформление виз, загранпаспортов; - Организация подписки на периодические издания; - Обеспечение жизнедеятельности офиса.
- Июнь 2001 – ноябрь 2002
- 1 год и 6 месяцев
Секретарь-референт Генерального директора
Корпорация "Эконика"
Обязанности и достижения:
- Прием посетителей, ведение телефонных переговоров, деловая переписка; - Организация и планирование рабочего дня руководителя; - Организация и ведение общего и кадрового делопроизводства, формирование дел в соответствии с номенклатурой; - Проверка правильности оформления подготовленных проектов организационно-распорядительных документов, передаваемых на подпись руководителю; - Постановка документов на контроль, контроль хода исполнения поручений, составление по результатам контроля отчетов и аналитических справок; - Участие в разработке инструкции по делопроизводству, составлении номенклатуры дел в компании, а также проведении экспертизы ценности документов; - Проведение мероприятий по подготовке заседаний, совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников, ведение и оформление протоколов совещаний, контроль исполнения решений); - Координация работы курьеров, водителей; - Обеспечение жизнедеятельности офиса.

Образование

- Высшее образование
- 2010
Российский Гуманитарный Университет (РГГУ), Высшая школа документоведения
Факультет: Документоведение и документационное обеспечение управления
Специальность: Диплом с отличием
- Высшее образование
- 1994
Московская Государственная Академия Химического Машиностроения
Факультет: Промышленная экология/инженер
Специальность: Диплом

Обо мне

Дополнительные сведения:

Пунктуальна, целеустремленна, инициативна, нацелена на результат, способна принимать решения и нести ответственность, коммуникабельна, обладаю терпением и усидчивостью, работаю в режиме многозадачности. Высокая работоспособность, активная жизненная позиция. Автоматизация документооборота, Административное управление, Деловая коммуникация, Организаторские навыки, Ведение переговоров, Работа в команде, Работа в СЭД "Directum", Подбор и обучение персонала, Уверенный пользователь ПК, Бюджетирование, Закупка товаров и услуг, Организация деловых поездок, Работа в секретном делопроизводстве, 1С: Документооборот, МОСЭДО.