Обязанности и достижения:
Подготовка и организация работы офиса и руководителей компании:
1. Организация рабочих мест: руководителей, сотрудников и персонала компании.
- Проверка офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации.
- Проверка санитарных условий работы в помещениях офиса (освещение, вентиляции и температурного режима).
- Подготовка документации, информации, необходимых для начала работы руководителей и офиса.
2. Планирование рабочего руководителей компании-Президента и Генерального Директора.
3. Подготовка совещаний, приемов и презентаций, ведение протоколов.
4. Организация деловых поездок руководителей и группы (билеты, визы, бронирование отеля).
5. Руководство работниками офиса, координация перемещений курьеров и водителей, расставление приоритетов, оперативность решения вопросов срочной доставки.
6. Осуществление контроля за исполнением принятых решений и задач.
7. Ведение телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм).
8. Разработка и ведение бюджета расходов на нужды офиса (оформление и составление договоров и доверенностей, оформление платежных документов, оплата счетов, работа с банковскими документами).
9. Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.
10. Организация встреч, прием и обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров.
11. Ведение делопроизводства и документооборота в офисе.
12. Организация и ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции).
13. Осуществление инвентаризации хозяйства офиса.
14. Осуществление контроля за трудовой дисциплиной работников офиса.
Разрешение возникающих в ходе работы проблем, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций.
15. Координация завершения работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т. ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).
16. Осуществление контроля электротехнического, водо- и теплового хозяйства, состояния и функционирования инженерно-технических сетей здания, офиса.
Контроль противопожарного и санитарно-технического состояния офиса.
17. Маркетинговые исследования, поиск партнёров, работа со СМИ.
18. Ведение переговоров и переписки с управляющими и обслуживающими и партнёрскими организациями в г. Москве:
Департамент Энергетики и ЖКК, ОАО «Ростелеком», ООО «МГТС», ЗАО «СМУТЕЛКОМ», ООО « Аэрофлот», «МОСЭНЕРГО», «PONY EXPRESS», «DHL», тур., авиа - агентства, отелями, Культурной и Визовой Службой и пр.
19. Участие и помощь в организации и проведение концертов артистов зарубежной эстрады (РАМШТАЙН, ДЖЕНИФЕР ЛОПЕС, СКОРПИОНС, НАЗАРЕТ, РОБИ УИЛЬЯМС, НИК КЕЙВ….) в качестве помощника руководителя:
- выполнение всех поручений и указаний руководителя;
- обеспечении группы и артистов всем необходимым (заказ и доставка продукты, питание, организация отдыха и пр.) на концертных площадках г. Москвы.
20. Взаимодействие с организациями по продаже и распространению билетов на концерты: «ТИКЕТ ЛЭНД», «ПАРТЕР. РУ», « КАССИР. РУ» и пр.; с концертными площадками г. Москвы и др. городов (КРОКУС СИТИ ХОЛЛ, СТАДИУМ, ОЛИМПИЙСКИЙ….); мониторинг покупательской способности, цен на билеты и интереса зрителей к концертам.
Работа в г. Москве, в одной из лучших, в своем сегменте, компаний по организации концертной деятельности.
Восстановление навыков общения на иностранном языке.