Обязанности и достижения:
- составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;
- фиксирование и напоминание руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.
- подготовка и проведение встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующие участия начальника, ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, а также предоставление им информации об итогах встреч;
- организация или контроль организации командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).
- работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;
- работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.
- отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;
- ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.
- следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;
- поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.
- находить для шефа нужную информацию, делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами.