Обязанности и достижения:
• подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы
офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;
• осуществление приема и распределение входящих звонков, фиксирование информации;
• организация обеспечение офиса необходимыми продуктами питания, орг.техникой и бытовой техникой, канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса;
• организация использования в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.);
• осуществление контроля за надлежащим состоянием офисной отделки, офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• выполнение поручений Генерального директора по приему, оформлению и передаче необходимых ему документов и информации;
• выполнение копировально-множительные работы, сканирование документов, отправку и получение факсов;
• ежедневное ведение табеля учета рабочего времени;
• организация деловых переговоров (планирование деловых встреч);
• обеспечение подготовки и организация работы офиса: осуществление руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организация проверки офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим, проводит влажную уборку пола, столов, мытье посуды, вынос мусора в течении рабочего дня);
• руководство работниками офиса (курьерами, водителями, уборщицами), распределение обязанностей между ними, доведение до сведения работников принятых решений, определение степени ответственности работников, разработка стандартов качества работы и критерии оценки качества работы, анализ эффективности работы, осуществление контроля за исполнением принятых решений;
• разработка и ведет бюджета расходов на офисные нужды;
• определение порядка получения товарно-материальных ценностей, организация платежей за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформление платежных документов.