Обязанности и достижения:
1. Координация работы канцелярии и секретариата:
• подготовка документов (Приказы и Распоряжения по ОХД, доверенности);
• подготовка материалов и справочной информации, необходимых для функционирования офиса и текущего решения задач;
• ведение делопроизводства (оформление, регистрация, прохождение, хранение и извлечение документов в соответствии со стандартами делопроизводства);
• экспедиционная обработка документов;
• документооборот офиса.
2. Координация работы офиса, административно-хозяйственная поддержка сотрудников компании:
• организация рабочих мест персонала офиса и их материально-техническое обеспечение;
• зонирование офиса;
• обеспечение офиса канцтоварами, мебелью, питьевой водой и иных ТМЦ (мониторинг рынка услуг, заключение договоров);
• обеспечение сотрудников питанием (своя столовая, кейтинговые услуги);
• взаимодействие с клининговыми, мувинговыми, кейтинговыми компаниями.
3. Выполнение функций по поддержанию офиса:
• поиск, проведение переговоров и заключение договоров аренды с арендодателями
• взаимодействие с арендодателями, госорганами по вопросу арендованному помещению и помещению, находящемуся в собственности;
• контроль за имуществом компании, учет ТМЦ;
• организация и координация ремонтных работ, проводимых как внутри здания, так и в офисе;
• организация и проведение переезда офиса.
4. Руководство работниками подразделения АХО: администратором офиса, секретарем, курьером, водителем, поварами, уборщицами, дворником, техниками), распределение обязанностей, определение степени ответственности, контроль за исполнением обязанностей, мотивация, наказание и поощрение.
5. Разработка и ведение бюджета Департамента Генерального управляющего, контроль за его исполнением, контроль оплаты текущих счетов, ведение финансовой отчетности, заключение и исполнение договоров (основы первичной бухгалтерии и основы договорного права).
6. Создание и поддержание фирменного стиля офиса.
7. Организация и проведение корпоративных мероприятий.
Достижения
1. Организовала делопроизводство с "0"
2. Организовала документооборот;
3. Разработала совместно с ИТ программу по регистрации и согласованию договоров в Компании (более 1500 договоров в год);
4. организовала и провела совместно с подрядными организациями ремонт 1 здания, 2 офисов;
5. Организовала и осуществила 3 перезда офиса (численность 150 чел.);
6. Изучила основы первичной бухгалтерии и договорного права;
7. Создала и поддерживаю стиль офиса.