Обязанности и достижения:
Офисное делопроизводство, закупки, первичная бухгалтерия, табель, оплата счетов, отслеживание, договора, отслеживание, прием посетителей, планирование графика директора, письма, вход - исходящая корреспонденция и т. п.
Получение, регистрация, учет, хранение и первичная обработка поступивших документов, в том числе проверка наличия всех документов и приложений к ним, сортировка и передача документации на рассмотрение руководству;
- Ведение электронного документооборота, в частности регистрация входящей, исходящей корреспонденции, а также распорядительной документации (приказов, распоряжений, указаний), информационно-справочной документации;
- Передача документов на исполнение в структурные подразделения в соответствии с резолюцией руководства (или списком ознакомления), а также сканирование документов;
- Организация своевременного рассмотрения входящих документов руководством и сотрудниками;
- Осуществление работ по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководства;
- Выполнение оперативных заданий руководства в решении постановочных вопросов предприятий и доведение получаемой информации до адресата;
- Сбор и обработка оперативной информации: справок, отчетов, сводок и т. п.;
- Получение необходимых для руководства сведений от структурных подразделений или исполнителей и вызов по поручению руководства сотрудников подразделений;
- Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководства;
- Организация телефонных переговоров руководства и сотрудников, прием и передача информации по приемо-переговорным устройствам (телефон, факс), своевременное доведение до сведения вышеуказанных лиц информации, полученной по каналам связи;
- Прием и передача информации по корпоративной электронной почте;
- Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, в обеспечение их сохранности;
- Выполнение машинописных, графических и множительных работ по указанию генерального директора;
- Формирование заявок на канцелярские принадлежности для руководства;
- Участие в подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников);
- Организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;
- Обработка, упаковка отправляемых документов, в том числе:
а) проверка правильности оформления адресата, наличие подписей и приложений;
б) определение вида почтового отправления;
в) заполнение бланков уведомлений на заказную корреспонденцию;
г) подготовка авансовой отчетности.
- Доставка обработанной и подготовленной к отправке исходящей корреспонденции в соответствующее почтовое отделение;
- Обеспечение взаимозаменяемости в период временного отсутствия других сотрудников отдела делопроизводства.
А также визы, билеты, командировки, гостиницы, трансферы и многое другое.