Обязанности и достижения:
В Центр информации, продвижения и рекламы входит 3 отдела: отдел информации и продвижения, отдел управления поставками, отдел рекламы.
Обязанности делопроизводителя всего Центра:
- работа с входящей и исходящей корреспонденцией, служебными, объяснительными, докладными записками Центра;
- составление приказов и распоряжений, регламентирующих различные виды деятельности Центра;
- подготовка и составление договоров возмездного оказания услуг и подряда с физическими лицами и договоров, соглашений и прочих документов с юридическими лицами, первичной отчетной документации по договорам Центра (счета, акты, счета-фактуры, накладные);
- оформление командировок сотрудников издательства (документальное сопровождение, заказ билетов, бронирование гостиниц);
- оформление доверенностей на сотрудников издательства;
- подготовка и проведение семинаров, презентаций, совещаний, проводимых издательством;
- телефонные переговоры и деловая переписка с книготорговыми компаниями, заказчиками, поставщиками и иностранными партнерами;
- составление и ведение адресных и именных баз данных региональных органов управления образования, институтов повышения квалификации, учебно-методических центров, педагогических университетов и т.д.;
- ведение табеля Центра;
- работа с офисной оргтехникой
- обеспечение Центра информации, продвижения и рекламы издательства необходимыми канцтоварами;
- участие в выездных зарубежных мероприятиях Центра в качестве переводчика с/на английский язык и иврит, переводы с/на английский язык и иврит писем и документов;
За время работы в Центре составила и ввела в работу "Регламент по работе с документами" с целью повышения ответственности, возложенной на сотрудников Центра за оформление договоров и других документов в рамках заключаемых договоров, и обеспечения исполнения обязательств контрагентами по заключаемым договорам; составила "Алгоритм прохождения документов по подразделениям издательства" для наглядного отражения движения документов; являясь официальным представителем Центра в издательстве, улучшила взаимоотношения Центра с другими подразделениями, благодаря чему снизились бюрократические проволочки при визировании и подписании документов, оформлении командировок; отрегулировала порядок хранения различных документов в Центре; успешно ввела в практику заполнение электронного табеля.
В 2010 г. в период с марта по май работала в отделе рекламы Центра в должности ведущего специалиста по выставкам.
Должностные обязанности:
- ведение переговоров с организаторами выставок и ярмарок в городах России и за рубежом;
- заключение договоров на участие в выставках и ярмарках, на разработку стендов индивидуальной застройки;
- разработка плана экспозиции;
- подбор литературы для экспозиции;
- разработка концепций рекламно-сувенирной продукции для выставок;
- взаимодействие с другими подразделениями издательства для обеспечения своевременного оформления документов, доставки необходимой литературы к месту проведения выставки, координации командировок на выставки.
За 3 месяца организовала участие издательства в 15 региональных книжных выставках и ярмарках в городах России; в крупных выставках: в г. Санкт-Петербург "Книжный Салон 2010, в г. Москва "Global Education 2010", в выставке в рамках "XIV Российского образовательного форума" в ЭЦ "Сокольники"; в международных выставках: "Frankfurt Book Fair 2010", Германия, в выставке в рамках "I съезда учителей и работников образования государств-участников СНГ" в г. Астана, Казахстан.