Обязанности и достижения:
1. Регистрация входящих/исходящих/внутренних документов с обязательным сканированием каждого документа и присвоением ему гиперссылки, передача этих документов соответствующим подразделениям;
2. Прием и распределение телефонных звонков, работа с факсом;
3. Составление приказов, писем, распоряжений, протоколов совещаний;
4. Полное жизнеобеспечение офиса (контроль наличия и закупка необходимых продуктов питания, фруктов, канцтоваров, воды, хозяйственных товаров, расходных материалов, компьютерной техники и т. д., своевременная оплата мобильных телефонов сотрудников, интернета, городской телефонии, курьерских услуг);
5. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при возникновении неисправностей скорейшее решение и устранение неполадки;
6. Ведение расходов секретариата и составление авансовых отчетов;
7. Заказ и бронирование авиа/ж. д билетов, гостиниц, визовая поддержка руководителей и сотрудников компании;
8. Составление графика передвижения курьера и контроль его работы;
9. Заказ и оформление визиток, печатей, штампов, бланков компаний;
10. Выполнение личных поручений руководителей (поиск и фильтрация информации, закупка необходимых товаров, оплата банковских квитанций и т. д.).