Резюме № 46007129
Обновлено 21 декабря 2020
Обновлено 21 декабря 2020
Бизнес-ассистент / Помощник руководителя
Была больше месяца назад33 года (родилась 05 марта 1992)
Москва
Авиамоторная
Условия занятости
Полная занятость
Стандартный график
В офисе/На объекте
Гражданство
Россия
Контакты
Телефон
Почта
Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям
Опыт работы 13 лет и 5 месяцев
- Февраль 2019 – работает сейчас
- 6 лет и 11 месяцев
Персональный ассистент
Адвокатское бюро, МоскваОказание юридических услугОбязанности и достижения:
Основная цель моей работы - освободить руководителей от рутинных задач, обеспечить их административную и информационную поддержку в непрерывном режиме. Данные цели предопределяют мои задачи и функции, которые можно разделить на несколько групп: 1. Административная поддержка, travel support, внутренние бизнес-процессы: - полная поддержка руководителей в режиме 24/7 (включая отпуск и больничный); - прием звонков от клиентов, фильтрация звонков, помощь по административным вопросам в случае необходимости; - организация встреч, совещаний, conference calls в России и за границей; - ведение календарей, контактов, списков задач руководителей (Outlook, ProjectMate); - поиск необходимой информации по запросу, составление удобных отчетов/справок/таблиц/презентаций; - напоминания для руководителей о предстоящих событиях, оперативное информирование о каких-либо изменениях; - контроль финансовых расходов и возмещений руководителей (в табличной форме); - взаимодействие с членами семьи руководителей; - выполнение личных поручений (примерно 30% рабочего времени); - письменный перевод документации с/на английский язык; - заказ билетов, бронирование гостиниц, прокат авто, оформление личных и рабочих поездок руководителей со сложной логистикой в России и за рубежом, оформление виз; - распределение задач между секретарями и курьерами; - составление корпоративных правил и регламентов; - доведение информации руководства до сведения сотрудников, контроль за исполнением поручений; - запрос коммерческих предложений от поставщиков, заключение договоров с поставщиками на максимально выгодных условиях; - тесное взаимодействие со всеми подразделениями компании, сбор необходимой информации и совместная подготовка документов/отчетов/мероприятий; - проведение собеседований с кандидатами на административные должности; - расчет эффективности работы по проектам. 2. Проектная работа: - ведение деловой переписки от имени фирмы и руководителей на русском и английском языках; - контроль своевременного внесения новых клиентских проектов в СУП ProjectMate; - составление, согласование, обеспечение своевременного подписания договоров, приложений, дополнительных соглашений, NDA (на русском, английском языках, а также двуязычных); - подготовка отчетов об оказанных услугах; - подготовка аналитических отчетов по вопросам текущего статуса проектов; - подготовка финансовых отчетов для целей контроля проведения оплат по проектам; - протоколирование встреч и последующий контроль исполнения поручений; - вычитка документов на предмет грамматических, пунктуационных, стилистических, фактических ошибок. 3. Маркетинг: - ведение календаря мероприятий; - обеспечение участия руководителей в мероприятиях, организация встреч, взаимодействие с организаторами мероприятий, заключение договоров на максимально выгодных условиях; - подготовка презентаций; - организация корпоративных мероприятий; - ведение корпоративной страницы Instagram; - подготовка анонсов и пост-релизов; - поиск тендеров; анализ тендерной документации; подготовка документации для участия в тендерах; - подготовка коммерческих предложений на русском и английском языках. - успешное внедрение системы управления проектами ProjectMate, проведение обучения для сотрудников, подготовка manual; - систематизация отчетности по командировкам и затратам руководителей, налаживание системы контроля финансовых возмещений руководителям; - сокращение срока подготовки биллинговых отчетов, налаживание более оперативной системы выставления счетов клиентам; - подготовка обновленных шаблонов клиентских договоров; - разработка системы контроля качества обслуживания клиентов.- Октябрь 2017 – февраль 2019
- 1 год и 5 месяцев
Помощник руководителя
Grossmann Group, МоскваНефтехимия (продвижение, оптовая торговля), Нефтепереработка, нефтехимия (производство), Добыча нефти, Переработка газа, Добыча газаОбязанности и достижения:
1. Административная поддержка и travel support: - Прием и распределение звонков; - Назначение встреч руководителя, внесение встреч и событий в календарь, напоминание о предстоящих мероприятиях; - Делопроизводство (написание и корректировка писем, договоров, служебных записок, актов и других документов, их учет и архивирование); - Поиск, анализ необходимой информации, подготовка отчета/аналитической записки по результатам; - Оформление командировок от поступления заявки до авансового отчета и полного расчета с бухгалтерией; - Подготовка кадровых документов; - Организация встреч, совещаний; - Перевод писем, договоров и иных документов с русского на английский язык и с английского на русский; - Поиск необходимой информации на русском/английском языке; - Подготовка презентаций (на русском и английском языке); - Подготовка аналитических отчетов, таблиц и других материалов по различным тематикам (например, анализ актуальных проектов по водоочистке на 2018 год с учетом привязки к нефтеперерабатывающим заводам и проектным институтам ПАО "НК "Роснефть"). 2. Проектная работа: - Подготовка и проверка договоров, протоколов разногласий к ним; - Проведение переговоров с контрагентами по вопросу заключения договоров/изменения положений договоров; - Переговоры с заказчиками и подрядчиками/исполнителями по проектам; - Ведение документооборота по проектам и по компании; - Ведение официальной переписки на русском и английском языках; - Контроль исполнения сроков по проектам; - Ведение проектов и базы контактов в CRM-системе; - Ведение протоколов совещаний, контроль сроков их исполнения (на русском и английском языках); - Подготовка и ведение графика реализации проекта и графика движения денежных средств по проекту; - Подготовка и ведение графика движения денежных средств по компании; - Взаимодействие с финансовой службой и контроль оплат по административной части и по проектным платежам; - Проведение оплат в системе Сбербанк Бизнес Онлайн. 3. Офис-менеджмент: - Заказ канцелярских товаров, жизнеобеспечение офиса; - Поиск исполнителей и заключение административных договоров по вопросам заказа билетов, бронирования гостиниц, оформления виз, услуг корпоративного такси, застройки выставочных стендов и т. д. 4. Маркетинг: - Отслеживание актуальных выставок и обеспечение участия в них компании; - Поиск тендеров и актуальных инвестиционных проектов по заданной тематике; - Получение аккредитации на интересующих торговых площадках; - Получение ЭЦП; - Анализ конкурсной документации; - Подготовка документов для участия в тендерах; - Участие в переговорах и подготовка улучшенных ТКП; - Организация корпоративных мероприятий. • Унификация порядка ведения документооборота (разработка и внедрение регламента); • Систематизация административных документов (кадровая документация, документация по командировкам, документация по офисному обеспечению, экономика компании); • Систематизация документов по проектам (конкурсная документация, договоры с заказчиком, договор с изготовителем, оплаты, дополнительные соглашения, экономика проекта, претензионная работа); • Внедрение учета по различным сферам (участие в тендерах; соблюдение сроков по договорам; своевременное проведение оплат; планирование и закрытие командировок).- Август 2012 – сентябрь 2017
- 5 лет и 2 месяца
Администратор проектов
АО Энерго-строительная корпорация СОЮЗ, МоскваСтроительство энергетическое, Теплоэнергетика (генерация электроэнергии и тепла, ТЭС), Теплоснабжение (ТЭЦ)Обязанности и достижения:
• Административная поддержка руководителей проектов строительства (Колпинская ГСР ТЭЦ, Нижегородская ТЭЦ, Дягилевская ТЭЦ); • Подготовка и редактирование договоров подряда; • Контроль деятельности субподрядчиков по проектам; • Контроль исполнения сроков по проектам; • Ведение проектов в CRM-системе; • Подготовка аналитических отчетов; • Сдача бухгалтерской отчетности по проектам по итогам квартала/года; • Согласование результатов выполненных работ со структурными подразделениями компании; • Согласование оплат по результатам выполненных работ; • Оформление командировок сотрудников; • Ведение финансовой отчетности по командировкам; • Оформление внутренней документации организации (приказы, служебные записки, акты); • Подготовка локальных документов организации (положения, инструкции); • Составление и согласование графика отпусков; • Обеспечение жизнедеятельности офиса; • Претензионная работа (составление претензионных писем, уведомлений к контрагентам организации); • Распределение входящей корреспонденции; • Систематизация документов; • Взаимодействие с филиалами и обособленными подразделениями компании в Санкт-Петербурге (Колпино), Кстово, Рязани, Харькове; • Работа с оргтехникой и системой электронного документооборота; • Организация корпоративных мероприятий. Основные проекты: • Строительство Колпинской ГСР ТЭЦ; • Строительство Дягилевской ТЭЦ (Рязань); • Строительство Нижегородской ТЭЦ (Кстово). • Разработка должностных инструкций для штатных единиц административного отдела и отдела реализации проектов; • Внедрение СЭД для согласования документации по выполненным работам (создание алгоритма, согласование алгоритма со структурными подразделениями компании, взаимодействие с IT-отделом, тестирование, введение в работу). По результатам внедрения СЭД срок согласования документации сократился с 3 недель до 3 дней.
Условия занятости
- Подходящие условия занятости
Полная занятость
Стандартный график
В офисе/На объекте
Образование
- Магистр
- 2017
Факультет: Международных отношений и дипломатииСпециальность: Международные отношения- Бакалавр
- 2014
- Среднее специальное образование
- 2011
Обо мне
Дополнительные сведения:
* Два высших профессиональных образования (диплом с отличием), успешная защита диссертации;
* Уровень владения английским языком Upper Intermediate;
* Перевод текстов с английского языка на русский и с русского языка на английский;
* Деловая переписка, а также организация встреч с иностранными клиентами;
* Ведение протоколов на русском и английском языках;
* Умение быстро анализировать большой объем информации и составлять краткий систематизированный логичный обзор/аналитический отчет;
* Большой опыт проектной работы;
* Опыт работы с тендерами и конкурсной документацией;
* Организация полного цикла travel support;
* Опыт контроля сроков исполнения поручений, исполнения обязательств по договорам;
* Уверенные знания корпоративного, гражданского, трудового законодательства Российской Федерации;
* Успешный опыт консультирования по правовым вопросам;
* Успешный опыт составления юридических документов: договоры, уставы, обращения в государственные органы, составления исковых заявлений;
* Практика в Федеральной антимонопольной службе, Европейской юридической службе, Организации Договора о коллективной безопасности;
* Знание СПС Консультант Плюс (имеется золотой сертификат уровня «Профессионал»), Гарант;
* Уверенный пользователь ПК (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, СУП ProjectMate, DocsVision, Интернет);
* Умение работать с большими объемами информации и в условиях многозадачности и строгих дедлайнов;
* Опыт написания статей по различным тематикам: право (гражданское, корпоративное, предпринимательское), экономика, международные отношения;
* Опыт проверки и редактирования документов на предмет соблюдения правил орфографии, пунктуации, стилистики, логики изложения текста.
* Сертификат ISO 9001:2015
Личные качества:
* грамотность,
* трудолюбие,
* нацеленность на результат,
* внимание к деталям,
* ответственность,
* развитые аналитические способности,
* исполнительность,
* эрудированность в различных областях знаний,
* стремление к развитию и самосовершенствованию,
* гибкость,
* готовность к поиску компромисса в различных ситуациях,
* коммуникабельность,
* умение находить подход к людям,
* вежливость,
* построение отношений на основе взаимоуважения.
Дополнительная информация:
Уважаемые работодатели, предложения с неофициальной заработной платой (полностью или частично) не рассматриваю.
Прошу рассмотреть возможность проведения первого этапа собеседования по видеосвязи (What's App, Face Time, Skype - на Ваш выбор).
Благодарю за понимание.
Бронирование билетов, Обеспечение жизнедеятельности офиса, Делопроизводство, Составление договоров, Электронный документооборот, Работа с оргтехникой, Деловая корреспонденция, Претенциозная работа, Бронирование гостиниц, Заключение договоров, Организация деловых поездок, Организация мероприятий, Перевод текстов, Административная поддержка руководителя, Английский язык, Деловая переписка, MS PowerPoint, MS Outlook, Подготовка презентаций, Контроль исполнения решений, Деловое общение, Организация встреч, Консультант плюс, Грамотность, Протоколирование, Тендеры, Грамотная речь, Участие в Тендерах, Договорная работа, Высокая скорость печати
Иностранные языки
- Английский язык — технический
Водительские права
- B — легковые авто
Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям
Похожие резюмеВсе 135 353 похожих резюме
Обновлено в 18:40
Последнее место работы (1 год и 5 мес.)Методист / начальник отдела по работе с ветеранами войнИюль 2024 – работает сейчас
Обновлено в 18:10Последнее место работы (2 года и 2 мес.)Помощник генерального директораОктябрь 2023 – работает сейчас
Обновлено 18 декабря
Последнее место работы (2 года и 3 мес.)Специалист многофункционального центра (секретарь)Март 2022 – июнь 2024
Бизнес-ассистент / личный помощник руководителяз/п не указана
Обновлено 14 декабряПоследнее место работы (1 год и 8 мес.)Специалист по работе с органами власти и управленияИюль 2023 – март 2025
Обновлено 18 декабря
Последнее место работы (3 года и 2 мес.)Специалист по подбору персоналаИюнь 2021 – август 2024
Бизнес-ассистент / Помощник руководителяз/п не указана
Обновлено 5 декабря
Последнее место работы (6 лет и 2 мес.)Руководитель интернет-проектовОктябрь 2010 – декабрь 2016
Бизнес-ассистент / Помощник руководителяз/п не указана
Обновлено 12 декабря
Последнее место работы (4 года и 4 мес.)Финансовый менеджерАвгуст 2021 – работает сейчас
Бизнес ассистент, Помощник руководителяз/п не указана
Обновлено 2 декабряПоследнее место работы (3 года и 10 мес.)Помощник генерального директора (с функциями офис-менеджера)Июль 2020 – май 2024
Помощник руководителя / Бизнес-ассистентз/п не указана
Обновлено 4 декабря
Последнее место работы (3 мес.)Продавец-кассирСентябрь 2025 – работает сейчас
Помощник руководителя / Бизнес-ассистентз/п не указана
Обновлено 16 декабряПоследнее место работы (3 года и 4 мес.)Руководитель по региональному развитиюАвгуст 2022 – работает сейчас
Работа в МосквеРезюмеАдминистративная работа, секретариат, АХОСекретариат, ресепшн, офис-менеджментПомощник руководителя
Смотрите также резюме
Приложение
Отсканируйте QR-код и загрузите приложение. Работа найдется быстрее!Соискателям
Создать резюмеОбразцы резюмеПоиск работыРабота для студентовСоветыКаталог вакансийКонструктор резюмеСписок компаний по индустриямЗарплаты по профессиямКурсыКаталог кадровых агентствРаботодателям
Разместить вакансиюПоиск сотрудниковНайти стажераТарифыСоветы для работодателейКаталог резюмеПартнерам
Реклама на сайтеРекламный кабинетИнтеграционные сервисыЛоготип SuperJobПартнёрская программаОбщество с ограниченной ответственностью «СуперДжоб»
Г.Москва, ул. Дмитровка М, дом 20
ИНН 7702319337
ОКВЭД 63.11.1
vip@superjob.ru
+7(495)7907277
Программа ЭВМ SuperJob и Программные модули включены в Реестр российского программного обеспечения (ПО), реестровая запись № 9280 от 20.02.2021г.
Программный интерфейс API SuperJob включен в Реестр российского программного обеспечения (ПО), реестровая запись № 11081 от 20.07.2021г.
© 2000–2025 SuperJob