Бизнес-ассистент

Была вчера в 18:00

220 000 ₽

44 года (родилась 25 января 1981), не состоит в браке, есть дети

Москва

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Профессиональные навыки

Административная поддержка руководителя
Исполнение личных поручений руководителя
Организация встреч
Деловая коммуникация
Организаторские навыки
Планирование рабочего дня руководителя
Показать еще

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 20 лет и 2 месяца

- Январь 2021 – август 2025
- 4 года и 8 месяцев
Бизнес-ассистент
DIVO FINANCE LTD, Москва
http://www.divo.global
ИT, blockchain, системная интеграция, интернет-компания (поиск, платежные системы, соц. сети, информационно-познавательные и развлекательные ресурсы, продвижение сайтов и прочее)
Обязанности и достижения:
- Административная и организационная поддержка. Координация встреч и календаря основателя проекта. Организация митапов и созвонов с разработчиками, инвесторами, включая синхронизацию часовых поясов для международных команд. - Управление документацией: подготовка договоров и презентаций для инвесторов и заказчиков, отчетов, whitepapers, а также обновление технической документации для смарт-контрактов, ведение первичной бухгалтерской документации: обработка счетов, актов, договоров. - Техническая поддержка проекта: сбор требований от клиентов, тестирование пользовательского интерфейса. Контроль пользовательского контента в мобильном приложении и на сайте: проверка публикаций, профилей на соответствие правилам платформы. - Управление комьюнити: модерация telegram-чатов, соц сетей, непосредственно приложения DIVO. - Контроль расходов: учет всех затрат на облачные сервисы - Оперативное устранение нарушений (спам, мошенничество, недопустимый контент), блокировка аккаунтов при необходимости. - Постоянный мониторинг работоспособности приложения, сайта и связанных сервисов. Оперативное выявление и координация с IT-отделом для их устранения. - Оптимизировала процессы удаленной работы, сделав переход на гибридный формат работы для 30+сотрудников более удобным: подбор инструментов (Notion, Slack, Zoom) - Оказывала информационную и документационную поддержку блокчейн-разработчикам. Координировала работу отдела по созданию смарт-контрактов. - Участвовала в запуске новой, более усовершенствованной версии мобильного приложения DIVO, путем создания новой команды и привлечения специализированных сотрудников. - Налажена коммуникация с инвесторами и фондами. Содействие в привлечении в стартап $ 300 000 + - Совместно с руководителем была осуществлена предподготовка документов и материалов для листинга на бирже MEXC
- Июль 2022 – февраль 2025
- 2 года и 8 месяцев
Ассистент руководителя
IT Luggage, Москва
http://www.itluggage.ru
Retail, не сетевая розница, мелкий опт, интернет-магазин
Обязанности и достижения:
- Административно-аналитическое направление: управление операционной деятельностью компании, координация работы служб, мониторинг эффективности процессов - Разработка и внедрение бренд-стратегии: формирование концепции бренд-кабинета, обеспечение корпоративного стиля. - По запросу руководства проведение маркетинговых исследований: анализ конкурентной среды, подготовка рекомендаций для повышения рыночной позиции - Логистика и управление запасами: организация и контроль цепочек поставок, заключение договоров с контрагентами, контроль сроков доставки и качества ТМЦ. - Оптимизация складских операций: управление остатками, минимизация излишков, предотвращение дефицита. - Подготовка и проведение инвентаризаций: формирование документальной базы, координация рабочих групп, анализ расхождений. - Документооборот и учет в системе 1С: ведение первичной бухгалтерской документации, оформление приходно-расходных операций, актов приема-передачи, накладных. - Учет движения ТМЦ: корректное отражение списаний и оприходований в системе. Обеспечение соответствия данных 1С фактическим остаткам: регулярная сверка, устранение ошибок, подготовка отчетов. - Провела комплексный конкурентный анализ, на основе которого разработала стратегию, увеличившую долю рынка компании и вывод в ТОП-5 лучших продавцов. - Оптимизировала расходы подотчетных средств, сократив затраты на офисные нужды без потери качества процессов. - Наладила систему Just-in-time для поставок, снизив складские издержки и исключив простои производства. - Организовала инвентаризации с практически нулевым уровнем ошибок, сократив время на их проведение на 40%. - Руководила переходом с одной системы учета на 1С, который позволил снизить количество ошибок до 3%. - Достигла 80-90% соответствия данных системы 1С с фактическими остатками после ревизий за счет регулярных сверок и контроля.
- Ноябрь 2016 – октябрь 2019
- 3 года
Личный помощник акционера
ЗАО "Стройпутьинвест", Москва
Перевозки, логистика, склад, ВЭД Железнодорожные перевозки Транспортно-логистические комплексы, порты (воздушный, водный, железнодорожный) Строительство, недвижимость, эксплуатация, проектирование Строительство дорожное и инфраструктурное
Обязанности и достижения:
- Работа в аппарате акционера. Управление и координация работы вспомогательных служб, домашнего персонала, полная организационная, информационная, документационная поддержка акционера и 2-х генеральных директоров. - Подготовка и проведение мероприятий с участием руководителя (встречи, переговоры, корпоративные мероприятия), контроль их исполнения. Ведение и актуализация календаря руководителя. - Решение нестандартных задач в короткие сроки, покупка подарков для VIPs, заказ билетов на культурные мероприятия. - Travel-поддержка (визы, контроль, координация всех служб в режиме 24 часа - Подготовка материалов для иностранных инвесторов, включая перевод тех документации. - Обеспечение бесперебойной работы 10+ ключевых служб аппарата (логистика, связь, протокол) за счет внедрения системы кросс-функционального взаимодействия, сократив время согласования решений на 25%. - Оптимизация документооборота. Ежегодно формировала свыше 500 документов (справки, доклады, поручения) для высшего руководства - Поддержка тендерных процедур. Участие в подготовке тендерных заявок - Оперативно организовывала экстренные совещания и переговоры в сжатые сроки. - Поддержка в организации переезда штата. Принимала прямое участие в поиске и выборе нового офисного здания для переезда 100+ сотрудников: анализ рынка коммерческой недвижимости, согласование условий договора. Благодаря этому компания сократила ежегодные расходы на аренду на 25%
- Июль 2015 – октябрь 2016
- 1 год и 4 месяца
Помощник руководителя / Multifamily office
Частное лицо, Санкт-Петербург
Обязанности и достижения:
- планирование и контроль графиков руководителя и членов его семьи; - организация зарубежных поездок (подготовка документов для виз, бронирование отелей и билетов, планирование и организация различных мероприятий); - организация и контроль работы обслуживающего персонала (водители, повар, уборщицы); - организация мероприятий (дни рождения, праздники); - сопровождение детей в школу и на занятия. Успешное ведение работы по многим направлениям одновременно, работа в условиях сжатых сроков.
- Январь 2013 – май 2015
- 2 года и 5 месяцев
Ассистент руководителя
ООО "Сити"(ребрендинг ООО "Сакура") Гостиницы, рестораны, общепит, кейтеринг — Ресторан, общественное питание, фаст-фуд, Санкт-Петербург
Ресторанный бизнес
Обязанности и достижения:
- контроль осуществления инкассации, полный учет поступающих денежных средств, соблюдение платежной дисциплины; - управление финансовыми потоками предприятия, контроль расходов и обеспечение эффективного использования ресурсов, контроль доходов и обеспечение фирмы финансами; - проведение финансово-экономического анализа сделок компании, заключение договоров; - контроль своевременного перечисления платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование и выплат заработной платы сотрудникам, а также оплата всех счетов компании; - подбор и обучение персонала; - взаимодействие с банками. - наладила бизнес-процессы, организовала систему учета и контроля движения денежных средств; - организовала службу инкассации.
- Август 2009 – январь 2013
- 3 года и 6 месяцев
Помощник руководителя
ОАО АКБ "Пробизнесбанк" (коммерческий банк), Санкт-Петербург
Обязанности и достижения:
2011 - 2013 - Помощник руководителя (ОАО КБ "Пойдём!" - проект ОАО АКБ Пробизнесбанка) - полная административная поддержка руководителя, планирование и контроль рабочего графика; - ведение личной бухгалтерии руководителя, контроль оплат и поступающих средств на расчетные счета, взаимодействие с налоговыми органами.; - ведение делопроизводства, протоколирование совещаний; - проведение переговоров с арендодателями, решение организационных и административно-хозяйственных вопросов, заключение хозяйственных и иных договоров; - организация поездок, в том числе зарубежных; - организация трансферов, а также личная встреча сотрудников компании в аэропорту. Результаты: - обеспечила полную поддержку руководителя на этапе создания нового проекта; - создала "с нуля" архив кредитных досье. 2009 - 2011 - Офис-менеджер - ведение делопроизводства (оформление и отправка, получение документов, учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции); - административно-хозяйственное обеспечение офиса, заключение хозяйственно-операционных договоров; - протоколирование совещаний; - проведение переговоров с арендодателями; - выполнение личных поручений руководителя; - участие в проектах совместно с другим отделами. - решила проблему с закрывающими документами от контрагентов отдела маркетинга, в результате кредиторская задолженность сократилась с 60 до 1,7 млн. руб.
- Апрель 2004 – август 2009
- 5 лет и 5 месяцев
Офис-менеджер
ООО "Ниагара", Санкт-Петербург
Обязанности и достижения:
Решение организационных и административно-хозяйственных вопросов, прием и распределение входящих телефонных звонков, ведение и учёт документации, планирование рабочего дня руководителя, организация и проведение переговоров с клиентами и поставщиками, закупка товара, выполнение устных и письменных переводов, обеспечение жизнедеятельности офиса, выполнение личных поручений руководителя.

Образование

- Высшее образование
- Дневная/Очная
- 2004
Санкт-Петербургский государственный университет
Факультет: Филологический
Специальность: Референт. информатик

Обо мне

Дополнительные сведения:

Специалист с более чем 10-летним опытом работы на позициях бизнес-ассистента и помощника руководителя. Работала в различных бизнес индустриях, таких как: IT, Retail, железнодорожная промышленность, банковский сектор. За годы профессиональной деятельности проявила себя как организованный, ответственный и многозадачный специалист, способный эффективно управлять сложными процессами, от планирования до оптимизирования административных задач. Ключевые навыки - Обладаю отличными коммуникативными навыками, что подтверждается успешным взаимодействием с топ-менеджментом, ключевыми клиентами и государственными органами. - Постоянно стремлюсь к развитию в различных областях: регулярно повышаю профессиональную квалификацию - Способна находить нестандартные решения в сложных бизнес-ситуациях, дипломатична, умею хранить конфиденциальную информацию, что делает меня ценным сотрудником для любой компании.