Ассистент руководителя / Офис-менеджер / Руководитель административного департамента

Была больше месяца назад

140 000 ₽

44 года (родилась 29 сентября 1981), не состоит в браке, есть дети

Москва, удаленная работа

Проспект Вернадского

Раменки

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 19 лет и 4 месяца

- Сентябрь 2019 – октябрь 2021
- 2 года и 2 месяца
Менеджер по маркетингу и коммуникациям
ООО Вандерланде Индастрис, Москва
http://www.vanderlande.com/ru
Системы сортировки и обработки багажа и автоматизированные системы обработки товаров на складах (производство, монтаж, сервис, ремонт)
Обязанности и достижения:
- коммуникации с отделом маркетинга головного офиса компании (совместная работа над сайтом, печатными и промо-материалами) - организация участия компании в 2х выставках в год в Москве (CeMat, NAIS), работа с застройщиками и организаторами - организация корпоративных мероприятий в компании (2 в год). - организация участия в форумах и конференциях (4-6 в год) - работа с различными специализированными ресурсами, реклама, статьи (РБК, АТО). - работа с субподрядчиками в разрезе производства корпоративных материалов. - переводы (англ-русс и русс-англ) - рекламные кампании - бюджетирование - стратегия развития - рыночный анализ (конкуренты, сегменты, клиенты) - полная административная поддержка текущих реализуемых проектов компании в качестве административного менеджера проектов - руководство работы административного отдела (секретариат, офис-менеджмент)
- Ноябрь 2015 – сентябрь 2019
- 3 года и 11 месяцев
Руководитель Административного отдела
ООО Вандерланде Индастрис, Москва
http://www.vanderlande.com/ru
Системы обработки багажа и автоматизированные складские системы сортировки (производство, монтаж, сервис, ремонт)
Обязанности и достижения:
Управление административно-хозяйственной деятельностью офиса компании. Административная поддержка оперативной деятельности компании. Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг, заключение и сопровождение договоров. Планирование и контроль исполнения бюджета, оптимизация затрат. Выполнение переводов с русского на английский и с английского на русский язык. Организация работы по получению разрешений на работу для иностранных специалистов. Организация работы по страхованию сотрудников и корпоративного парка автомобилей. Организация участия компании в международных выставках. Взаимодействие со специализированными СМИ: реклама, публикация статей. Координация проведения корпоративных мероприятий. Внесение информации по счетам в учетную систему JD Edwards. Организация работы секретаря. 1. Разработала систему, провела тендеры и заключила контракты с поставщиками услуг: телефония, Интернет, ИТ поддержка, почтовые и курьерские службы, эксплуатация офиса, ремонт техники, гостиницы, аренда квартир, страхование. 2. Разработала и внедрила систему документооборота. 3. Инициировала и организовала работу по получению разрешений на работу для иностранных специалистов, заключила договор с поставщиком услуг. 4. Разработала и внедрила политику по управлению операционными расходами. Реализовала ряд проектов по оптимизации затрат, например, на период удаленной работы офиса, сократила затраты на аренду на 20%. 5. Организовала участие компании в международных выставках CeMat, NAIS: работа с застройщиками стендов и организаторами, а также участие в форумах и конференциях (4-6 раз в год). 6. Координировала работу по реконструкции офиса (380 кв. м), работа с подрядчиками и архитектурным бюро.
- Август 2014 – июль 2015
- 1 год
Ассистент персональный
ООО "Пи-Эм Групп Восток", Москва
Обязанности и достижения:
- организация и координация встреч, планирование рабочего дня ГД. - подготовка к переговорам (сбор необходимой документации) - работа с документами для ГД. - координация работы секретаря - решение миграционных вопросов иностранных сотрудников: получение приглашений, разрешений на работу, регистраций - переводы (устные и пимьменные по запросу ГД) - тревел поддержка ГД (билеты, бронь отеля, такси) - ведение авансовых отчётов ГД во внутренней бюджетной программе Agresso - составление ежемесячных финансовых отчётов для ГД.
- Август 2012 – август 2014
- 2 года и 1 месяц
Офис-менеджер представительства китайской компании
ООО ТК "Хайер Рус", Москва
Обязанности и достижения:
1. Организация документооборота: обеспечение приёма, учёта, регистрации, контроля исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документированной информации. 2. Осуществление контроля исполнения документов и поручений руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их выполнение. 3. Доведение принятых руководством решений до непосредственных исполнителей. 4. Приём, фильтрация и распределение звонков. 5. Заказ билетов и бронирование гостиниц для командировок сотрудников. 6. Осуществление оперативной связи со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (почта, телефон, факс, электронная почта, курьерские службы и тд.) 7. Оформление разовых и постоянных пропусков для посетителей и грузов. 8. Сопровождение посетителей (проходная-офис-проходная). 9. Выполнение поручений руководства по переводу, по ведению машинописных, копировально-множительных работ и др. 10. Оформление разрешений на работу, приглашений иностранным гражданам, а также регистрация иностранных граждан по месту прибытия. 11. Информационная поддержка коллег из Китая, находящихся в Москве. 12. Внесение платежей в бюджетную систему. 13. Хозяйственное обеспечение офиса в бесперебойном режиме. (канцтовары, чай, кофе, вода и тп.) и поддержание офиса в рабочем состоянии (контроль за уборкой, освещением, состоянием замков, работой кондиционеров и тп.) 14. Полная организация нового офисного пространства с 0. 15. Помощь в организации выставочной деятельности, а также в организации корпоративных мероприятий. 16. Контроль работы курьера. 17. Адаптация новых сотрудников (подготовка рабочего места: заказ компьютера и канцелярии; оформление пропуска, сим-карты, передача информации о правилах в компании, знакомство с коллегами, офисом).
- Май 2011 – август 2012
- 1 год и 4 месяца
Ассистент Военного Отдела
Посольство Малайзии в Москве, Москва
Обязанности и достижения:
1. Административно-хозяйственная и информационно-справочная поддержка руководителя и отдела (4 человека). 2. Организация деловых поездок, мероприятий, визовая поддержка сотрудников, бронирование и заказ билетов, гостиниц, трансферы. 3. Ведение календаря и планирование рабочего дня руководителя; 4. Ведение делопроизводства 5. Ведение деловой переписки, на русском и на английском языке; 6. Обеспечение приема гостей; 7. Организация приема на работу и рабочих мест для новых сотрудников; 8. Взаимодействие с контрагентами, заключение и ведение контрактов; 9. Письменный перевод официальных писем и документации с/на рус./англ. 10. Подготовка совещаний и конференций; 11. Подготовка первичных бухгалтерских документов (платёжные поручения, отчетов по расходам). 12. Подготовка всей необходимой документации для сдачи в налоговую инспекцию. 13. Выполнение работ по документационному обеспечению руководителя (машинописные и копировально-множительные работы); 14. Взаимодействие с провайдерами услуг (канцтовары, аренда жилья, машиномест, интернет, телефония, почта, заказ воды) 15. Координация работы водителя. 16. Сопровождение первого лица на деловых встречах, выставках, приёмах, последовательный перевод. 17. Дополнительные поручения личного характера.
- Январь 2009 – апрель 2011
- 2 года и 4 месяца
Менеджер по продажам
ООО "Подарочный Текстиль", Москва
Обязанности и достижения:
Продажи клиентам компании товаров/услуг. Выполнение плановых показателей по продажам, поставленных руководителем. Активный поиск потенциальных клиентов-потребителей продукта/услуги. Ведение переговоров и переписки с клиентами. Контроль исполнения обязательств, принятых на себя компанией, по отношению к клиентам. Поддержание и развитие долговременных отношений с клиентами для удержания их интереса к предложениям компании. Документальное сопровождение клиентской работы: запись истории отношений и контактов с клиентами в базе компании. Взаимодействие с подразделениями компании в соответствии с установленными процедурами. Соблюдение принятых в компании стандартов работы с клиентами. Получение обратной связи от клиентов, участие в продвижении продуктов и услуг. Ведение и предоставление отчетности о проделанной работе.
- Март 2008 – сентябрь 2008
- 7 месяцев
Представитель компании Lily в РФ, менеджер
ООО "Софина", Москва
Обязанности и достижения:
Менеджер ВЭД, менеджер по работе с клиентами. Помощь в организации бизнеса в России с нуля:регистрация предприятия, постановка на учёт компании в различных инстанциях, поиск и аренда офиса, обеспечение офиса всем необходимым для начала работы, поиск сотрудников, первичная бухгалтерия, полная административная поддержка руководителя, информационная поддержка клиентов и постоянное взаимодействие с ними по заказам, сопровождение клиентов на отборку коллекции в КНР (переводы), транспорт, таможня.
- Август 2006 – январь 2008
- 1 год и 6 месяцев
Менеджер ВЭД
Конфитрейд, Москва
Обязанности и достижения:
Размещение заказов у иностранных производителей, постоянный контакт с иностранными партнёрами, контроль своевременных отгрузок, организация и контроль транспортировки грузов в Москву, взаимодействие с агентами в КНР и с перевозчиком (бронь, контроль ставок), взаимодействие с таможней (сертификаты, гигиены, веса), ценовая политика, запуск новых проектов по линейке продукции, тесное взаимодействие с отделом маркетинга (работа с дизайнами, этикетом), поиски новых партнёров, анализ и контроль ценовой политики, подписание соглашений, контроль платежей, ведение отчётности в 1С (проформа-инвойс), претензионная работа.
- Ноябрь 2005 – апрель 2006
- 6 месяцев
Переводчик в финансовом отделе
Всекитайская Инженерно-Строительная Корпорация, Москва
Обязанности и достижения:
Письменные переводы документации и переписки на английский и китайский языки, устный перевод на английский язык на переговорах и в офисе (для административного, технического и финансового отдела)
- Сентябрь 2004 – ноябрь 2005
- 1 год и 3 месяца
Менеджер по ВЭД
Подарочный Текстиль, Москва
Обязанности и достижения:
Размещение заказов у иностранных производителей, постоянный контакт с иностранными партнёрами, организация и контроль транспортировки грузов в Москву, анализ и составление прогнозов по продажам, выявление наибольшего спроса, участие в переговорах, международных выставках, поиски новых партнёров, встречи и проведение закупок непосредственно в стране-производителе.
- Сентябрь 2001 – сентябрь 2004
- 3 года и 1 месяц
Референт-переводчик
Ютон Ко, Москва
Обязанности и достижения:
Перевод переписки с поставщиками, переговоры и решение вопросов по телефону и выставочная деятельность.

Образование

- Высшее образование
- Дневная/Очная
- 2004
Институт стран Азии и Африки при Московском государственном университете
Факультет: Экономический, отделение китайского языка
Специальность: Степень магистра, Востоковед

Обо мне

Дополнительные сведения:

Дополнительное образование:, в 1996г. закончила музыкальную школу, в 1998г. закончила эстрадно-джазовую студию при музыкальном факультете педагогического института, в 1998г. закончила государственные курсы по английскому языку, в 1999г. прошла практический курс по английскому языку в школе г. Бормут, Англия, в 2001 г. прошла практический курс по китайскому языку в г. Бейдайхэ в Китае. Личные качества: общительная, коммуникабельная, ответственная, исполнительная, направленность на результат, креативность и обучаемость. Интересы и увлечения: музыка, спорт, культурные мероприятия, путешествия Компьютерные навыки: Программы Microsoft Office, Internet Explorer, Gems, Agresso