Обязанности и достижения:
Ведение административно – управленческой деятельности. Решение организационных вопросов.
Решение кадровых вопросов.
Управление персоналом: подбор, обучение сотрудников; постановка задач и контроль их выполнения.
Контроль режима, в том числе анализ поведения сотрудников и исполнения обязанностей, взаимоотношений в коллективе, адаптации новых сотрудников. Личная помощь и содействие сотрудникам в различных ситуациях, включая урегулирование конфликтов гражданско-правового характера. Участие в разработке и утверждении регламентов и должностных инструкций различных категорий сотрудников;
Разработка методических рекомендаций;
Контроль соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины;
Контроль вопросов исполнения трудового законодательства, в том числе контроль приказов, заявлений, записей в трудовые книжки, командировки, отпуска, отчеты по командировкам;
Текущее и перспективное планирование, контроль выполнения, координация деятельности персонала.
Планирование объемов оказания услуг на месяц, квартал, год;
Анализ выполнения плановых показателей оказания улуг;
Контроль надлежащего исполнения плановых заданий, а также процедур участия в конкурсах. Участие в подготовке дополнительной документации для контролирующих ведомств (МВД, ФСБ, ГУВД, прокуратура)
Контроль исполнения Планов по каждому из видов деятельности. Разбор и анализ в ситуациях неисполнения, участие в решении вопросов о переносе сроков и реализации других мер, направленных на исполнение плановых задач.
Ведение отчетной документации;
Делопроизводство;
Учет документов и участие в подготовке Протоколов собраний, совещаний, как юридически значимых, так и нет.
Контроль исполнения, подготовки, отправки документов, в том числе внешней переписки, помощь и анализ в ситуациях неисполнения, решение вопроса о переносе сроков.
Организация внедрения электронного документооборота.
Организация работы архива.
Контроль учета входящих телефонных звонков. Анализ качества работы отдела в телефонном режиме.
Постановка задач по ведению и расширению клиентской базы с нуля;
Развитие клиентской базы;
Контроль заключения договоров, ведение сложных переговоров, поддержание и развитие долгосрочных деловых отношений с ключевыми клиентами;
Составление коммерческих предложений;
Разработка и реализация маркетинговых мероприятий;
Обеспечение соблюдения ценовой политики;
Участие в работах по анализу рыночной ситуации в сферах деятельности организации, конкурентных условий, возможных лиц влияния, отзывов в прессе и т.п.
Управление динамикой дебиторской задолженности. Анализ данных по дебиторской задолженности, с целью оценки текущей ситуации и принятия корректирующих мер..
Контроль урегулирования как дебитовых, так и кредитовых задолженностей, контроль юридической полноты исполнения договорных обязательств и полноты соответствующей документации, предусмотренной договорами.
Консультирование клиентов;
Взаимодействие со средствами массовой информации
Контроль подготовки корпоративных и внешних мероприятий.
Контроль хозчасти.
Обеспечение административно-хозяйственного обслуживание комплекса зданий и сооружений;
Обеспечение контрольно-пропускного режима и паркинга; контроль соблюдения противопожарных правил, системы сигнализации и оповещения;
Регулярный контроль надлежащего содержания внутренних помещений, самого здания и прилегающей территории, элементов внешнего благоустройства; исправности освещения, отопления, вентиляции;
Координация и контроль выполнения обслуживающим персоналом (уборщицы, дворники) и сотрудниками охраны своих должностных обязанностей и графиков выходов, распределение нагрузки;
Контроль выполнения договоров с коммунальными организациями (вывоз мусора и т.п.)
Контроль мелкого ремонта помещений и оборудования на территории;
Закупка, выдача и учет расходных материалов для клининга и озеленения, оптимизация хозяйственных расходов;
Организация централизованного снабжения отдела, учёта и движения ТМЦ внутри отдела.
Оперативное взаимодействие с коммунальными службами, государственными и разрешительными инстанциями.
Клиентская база около 4 000 юридических и физических лиц.
Руководство коллективом от 350 человек.