Обязанности и достижения:
• Организация работы и эффективного взаимодействия производственных единиц и структурных подразделений компании.
• Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, а также контроль за исправностью инженерного оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.), взаимодействие с поставщиками коммунальных услуг и контролирующими государственными органами.
• Организация текущего и капитального ремонта инженерных систем (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
• организация рабочих мест и новых кабинетов сотрудникам; организация питания сотрудников и прикомандированных лиц; организация найма жилья в Москве для прикомандированных сотрудников.
• Участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов организации (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и др. сооружений), планирование хозяйственных расходов Компании на год/месяц, составление смет хозяйственных расходов и контроль их расходования.
• Организация проведения ремонта помещений, осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ.
• Обеспечение подразделений предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, канцелярскими товарами, средствами механизации, наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
• Оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, подготовка технических заданий для организации отборов поставщиков услуг/материалов, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечение ими структурных подразделений предприятия, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
• Контроль рационального расходования материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей. Проведение инвентаризаций.
• Осуществление и контроль выполнения мероприятий, обеспечивающих рациональное использование автомобильного транспорта организации.
• Организация работы по приему, обработке поступающих грузов, документов, обеспечению их сохранности и своевременной доставки.
• Прием, оформление необходимых документов на грузы, доставляемых ж/д транспортом, мероприятия направленные на минимизацию простоев ж/д единиц, ведение переговоров и взаиморасчетов с ж/д перевозчиком.
• Осуществление контроля за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки.
• Заполнение, выдача и прием путевых листов и товарно-транспортных накладных.
• Регистрация путевой документации и учет работы транспортных средств.
• Контроль правильности записей показаний спидометра и получения горюче-смазочных материалов (ГСМ).
• Контроль движения ТМЦ (приход, введение в эксплуатацию, списание), ГСМ для транспорта Компании, личного транспорта сотрудников (приход/списание). Организация и проведения годовых инвентаризаций, при смене МОЛ (ТМЦ, ОС организации).
• Организация отправления исходящей корреспонденции Компании, а также контроль приема, обработки и регистрации входящей.
• Руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т.п.
• Организация табельного учета, обслуживание системы контроля доступа, участие в разработках должностных инструкций для сотрудников отдела, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня, обеспечения и контроля рационального использования транспорта организации работниками.
• Обеспечение выполнения противопожарных мероприятий (проведение инструктажей, ведение журналов учета и т.д.) и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
• Руководство подчинённым персоналом отдела.