Офис-менеджер (Сокольники)

Вакансия компании: ООО "ЗНАТОКИ"

Описание компании

Мы занимаемся оказанием услуг в области судебной и внесудебной экспертизы с 1993 года. С нами в виде подрядчиков работают эксперты - профессионалы, нацеленные на достижение высоких результатов и регулярное совершенствование своих навыков, а предметом нашего труда являются экспертные заключения и консалтинг различного рода научно-практической направленности для физических и юридических лиц, юристов, юридических и адвокатских учреждений.

Работаем по адресу: г. Москва, ул. Матросская Тишина, дом 23, строение 1, подъезд 10, этаж 5 (лифт), офис 9. На территории офисного центра есть столовая.

Обязанности (приведенный ниже функционал адекватен объёму работы)

1. Ведение делопроизводства

Подготовка и изготовление оригиналов и заверенных копий производственных документов для клиентов.

Формирование комплектов документов

Контроль соблюдения требований к оформлению

Организация архивирования и уничтожения документов

Поддержание актуальности контактных и справочных данных клиентов, подрядчиков и партнеров.

2. Организация документооборота

Формирование пакетов доставки и приема пакетов документов, материалов дел и объектов/образцов — как к внешним контрагентам, так и внутри организации.

Прием, учет, хранение, перераспределение и отправка входящей и исходящей корреспонденции.

Составление актов приема-передачи, описей документов и подписей под ответственность за сохранность материалов.

3. Работа с клиентами

Взаимодействие с клиентами лично, по телефону и электронной почте для уточнения контактных и производственных данных по обращениям и проектной работы.

Сбор, верификация и внесение информации о клиентах, подрядчиках и партнерах в корпоративные системы.

4. Координация и контроль процессов**

Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними подрядчиками для обеспечения своевременного согласования и подписания документов.

Проактивное выявление и устранение сбоев в документообороте — без ожидания указаний.

Обеспечение четкого, системного и ответственного выполнения всех задач в рамках функционала.

5. Выполнение ситуативных производственных поручений руководства

Условия

• График 5/2, с 10:00 до 18:00
• Официальное оформление по ТК на 2-х месячный испытательный срок (65.000 р. в месяц)
• По окончании испытательного срока - официальное оформление по ТК и размещение в штат организации (80.000 р. в месяц (на руки)
• Работа в дружном коллективе
• Поможем в адаптации,
• Всему научим
• Доступны инструкции

Требования

• Уверенный пользователь ПК (создание, редактирование, конвертация документов в интенсивном режиме)
• Понимание процессов работы с оргтехникой
• Быстрая обучаемость
• Понимание принципов работы в электронных системах (CRM, ЭДО)
• Умение структурно мыслить
• Умение осуществлять деловую коммуникацию
• Пунктуальность
• Исполнительность
• Коммуникабельность и стрессоустойчивость при взаимодействии с клиентами и подрядчиками
• Грамотная устная и письменная речь
• Прием и распределение звонков
• Умение работать в интенсивном режиме
• Приглашаем к сотрудничеству на максимально долгую перспективу кандидатов с системным типом мышления.
• Необязателен, но приветствуется опыт работы в правоприменительных органах и юридических организациях, наличие юридического образования.