Обязанности и достижения:
Функциональные обязанности:
• Подготовка и проведение заседаний и мероприятий Комитетов, Комиссий, Координационных советов Союза машиностроителей России (далее СМР) и Ассоциации «Лига содейстия оборонным предприятиям» (далее АЛСОП), Экспертных советов Государственной Думы Российской Федерации (далее ГД РФ) и иных мероприятий.
- согласование даты проведения заседания согласно графикам заинтересованных руководителей (руководителей Аппарата СМР и/или АЛСОП, председателя, ФОИВов);
- бронирование места проведения;
- формирование проекта повестки заседания (предварительные докладчики);
- согласование списка рассылки докладчиков;
- согласования писем приглашений докладчикам;
- рассылка индивидуальных приглашений докладчикам;
- контроль получения приглашений докладчиками (обзвон);
- получение информации от докладчиков (наименование темы выступления, тезисы выступления, презентация, предложения в резолюцию);
- формирование повестки заседания (окончательные докладчики);
- согласование списка рассылки участников заседания;
- согласование писем приглашений участникам заседания;
- рассылка приглашений согласно утвержденному списку;
- регистрация участников заседания;
- подготовка раздаточных материалов для заседания (повестка, список участников, проект резолюции);
- согласование проектов документов;
- согласование списка участников со службой безопасности по месту проведения мероприятия;
- подготовка раздаточных материалов для участников заседания;
- проведение заседания (подготовка зала для заседания, проверка аппаратуры, встреча и регистрация участников заседания, техническое сопровождение заседания, сдача зала после окончания заседания);
- подготовка и/или корректировка пресс-релиза;
- размещение пресс-релиза в соответствующем разделе сайта;
- согласование размещения презентаций с докладчиками и в случае согласия их дальнейшее размещение в соответствующем разделе сайта;
- подготовка и согласование протокола заседания (с учетом поступивших предложений участников заседания в течение 10 рабочих дней);
- подписание и размещение протокола в соответствующем разделе сайта;
- подготовка, согласование, отправление и дальнейший контроль писем-обращений по итогам отраженных в протоколе принятых решений.
• Подготовка и проведение выездных заседаний и мероприятий в рамках общефедеральных выставок, конференций, конгрессов, форумов и пр. (например: Международный авиационно-космический салон «МАКС-2017», Международный военно-технический форум «Армия-2017», Поволжский специализированный форум «Медицина. Фармация», Технопарк Сколково и пр.).
- формирования ТЗ принимающей стороне;
- организация трансфера участников до места проведения мероприятия;
- обеспечение беспрепятственного прохода участников на территорию проведения мероприятия (оформление пригласительных билетов, пропусков на автомобиль, согласование со службой протокола);
- предварительный выезд на площадку проведения мероприятия.
• Составление текущих планов деятельности Комитетов, Комиссий, Координационных советов СМР и АЛСОП, Экспертных советов ГД РФ во взаимодействии с помощниками руководителей аппаратов Комитетов, Комиссий, Координационных советов СМР и АЛСОП, Экспертных советов ГД РФ.
- составление плана работы на будущий год с отражением предполагаемой даты и темы проведения заседания;
- корректировка плана работы в течение года.
• Осуществление контроля за исполнением решений, принятых по итогам заседаний.
- отслеживание стадии подготовки ответа на отправленный запрос;
- дальнейшая работа по итогам поступившего ответа (дополнительный запрос, освещение ответа в СМИ и пр.).
• Осуществление регулярного контроля входящей корреспонденции.
- самостоятельная отработка поступившей корреспонденции (самостоятельный ответ в рамках своей компетенции, пересылка в аппарат соответствующего Комитета, Комиссии, Координационного совета СМР и АЛСОП, Экспертного совета ГД РФ с дальнейшим контролем ответа на поступивших запрос, пересылка в подразделение СМР, АЛСОП, ГД РФ);
- отработка согласно резолюции руководителя.
• Обеспечение рабочими контактами и взаимодействием с помощниками руководителей аппаратов Комитетов, Комиссий, Координационных советов СМР и АЛСОП, Экспертных советов ГД РФ.
- подержание актуальной информации в базе данных по аппаратам в общем доступе для Подразделения.
• Ведение деловой переписки и осуществление переговоров по обозначенной тематике по поручению Руководителя Подразделения в рамках своей компетенции.
- осуществление взаимодействия с контактными лицами посредством электронной почты и\или телефонных переговоров;
- организация личных встреч.
Произведение расшифровки отдельных стенограмм заседаний и иных мероприятий Комитетов, Комиссий, Координационных советов СМР и АЛСОП, Экспертных советов ГД РФ.
- корректировка стенограмм для возможности их дальнейшего использования в работе;
- архивация в соответствующем разделе общего диска.