Обязанности и достижения:
1. Обеспечение жизнедеятельности компании:
- руководство и контроль за бесперебойной работой офисных служб (приемная, секретариат - канцелярия, транспортный отдел и др.);
- планирование, организация и контроль деятельности секретариата компании (внутреннее делопроизводство, архивирование, деловая переписка, контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений; организация, проведение совещаний различного уровня; разработка внутренней документации);
2. Обеспечение функционирования офисных служб, инициирование и реализация проектов, направленных на улучшение качества работы и повышение эффективности деятельности указанных видов сервиса; формирование бюджета; организация ремонтных работ помещений офиса, оборудования, техники, инженерных систем и коммуникаций, силами арендодателя и контроль их исполнения; контроль за качеством и своевременной оплатой выполненных работ;
- планирование и контроль выполнения бюджета административного подразделения;
- контроль расходов, связанных с эксплуатацией автомобильного транспорта;
- взаимодействие с государственными структурами по вопросам, связанным с деятельностью транспортной службы;
- осуществление общего руководства процессом закупок, проводимых административными подразделениями (контроль основных параметров: бюджет, качество закупок и т.п.);
- разработка правил компании относительно использования служебного транспорта, мобильных телефонов, а также другие инструкции и положения, регламентирующие деятельность административных подразделений.
3. Работа с поставщиками:
- контроль за качеством сервисных услуг, предоставляемых поставщиками внутри офиса (обеды, уборка помещений, обслуживание офисной техники и др.).
4. Обеспечение безопасности:
контроль за соблюдением процедуры доступа в помещения офиса сотрудников компании и посетителей; администрирование уровней допуска сотрудников компании.