Обязанности и достижения:
- Организация и обработка внутренних и внешних информационных потоков (телефон, почта, электронная почта).
- Документооборот, делопроизводство, организация и оформление командировок, бронирование билетов и гостиниц.
- Обеспечение работы офиса: заказ канцтоваров, чая, кофе, воды; работа с оргтехникой и мини-АТС.
- Организация и контроль работы водителей, секретарей, уборщицы.
- Прием и регистрация входящей корреспонденции, передавать ее в структурные подразделения существующему адресату; исходящая корреспонденция – экспресс-почтой и через отделения почтовой связи.
- В соответствии с резолюцией руководителей компании, передавать документы на исполнение, оформление регистрационных карточек и создание банка данных.
- Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирование и хранение документов текущего архива.
- Ведение работы по созданию информационно-справочной системы по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска.
- Ведение регистрационного журнала приказов по основной деятельности, оформление приказов по основной деятельности по утвержденным формам на основании распоряжения руководителей подразделений.
- По указанию руководителя компании оформление доверенностей сотрудникам по установленным формам и отслеживание срока их действия.
- Подготовка и сдача в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку и компьютерные банки данных, составление списка дел, передаваемых в архив.
- Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.
- Активное участие в кадровом делопроизводстве (ведение табеля, оформление больничных листов, подбор персонала - поиск подходящих кандидатов в интернете).