Обязанности и достижения:
- Ответ на входящие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
- прием/ регистрация/ распределение/ отправка входящей/ исходящей документации (электронная и почтовая корреспонденция);
- оформление приказов и документов, заключение и ведение договоров;
- составление писем, запросов, ведение деловой переписки с иностранными партнерами и т.д.;
- создание архива: систематизация и хранение док-тов, создание электронного архива;
- работа с первичной документацией (контроль оплат счетов отдела, получение док-тов, сдача в бухгалтерию), приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
- поиск, сбор, анализ, обработка и структурирование необходимой рук-лю информации, различного характера;
- обеспечение руководителя (офиса) всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
- выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате;
- работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
- организация командировок и личных поездок (заказ билетов и бронирование гостиницы);
- организация телефонных переговоров и видеоконференций с участием руководителя;
- выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч (участие в переговорах);
- передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
- поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия;
- работа с типографиями (печать визиток, инструкций, буклетов и т.д);
- работа с брендинговыми агенствами (разработка логотипа компании, слогана, KV, сайта компании);
- работа с поставщиками сырья (поиск сырья, заказ, контроль доставки заказа до завода);
- взаимодействие с заводом (отгрузка сырья, контроль срока годности экстрактов, заказ производства продукции, контроль/доставка до склада);
- поддержание базы контактов, календарь дней рождения партнеров и друзей, подбор подарков, личные поручения;
- взаимодействие с управляющей компанией бизнес-центра, арендодателем, оформление пропусков, контроль оплаты парковочных мест и т.д.;
- координация работы офисного курьера;
- выполнение разовых поручений.