Обязанности и достижения:
Тайм-менеджмент:
- Обеспечение рабочего дня, составление и планирование графика начальника – договоренность о встречах, отслеживание его рабочего расписания;
- фиксация и напоминание руководителю о том, что он должен сделать, подписание документов, информирование его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.
Организация и обеспечение рабочих мероприятий:
- подготовка и проведение встреч, переговоров, совещаний, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, а также предоставление им информации об итогах встреч;
- ведение деловой переписки с сотрудниками и контрагентами;
- ведение документооборота, регистрация внутренней, внешней корреспонденции, делопроизводство, СЭД;
- организация исполнения поручений руководителя, постановка задач сотрудникам и контроль над их исполнением;
- ведение деловых переговоров, подготовка документации, организация работы сотрудников;
- организация и контроль организации командировок
(travel поддержка), работа с авансовыми отчетами, личное сопровождение;
- участие во встречах, выполнение личных и семейных поручений;
- поддержка жизнедеятельности офиса (закупка расходных материалов, канцелярии, предметов мебели);
- решение организационно-хозяйственных вопросов;
Ведение документации:
- работа с почтой – сортировка почты по степени важности и срочности (внутренняя/внешняя корреспонденция), переадресация писем;
- работа с документами – составление необходимых деловых бумаг, договоров, смет, актов, писем, заявлений, редактирование и написание писем и т. п.
- работа с договорными документами (заключение, полное сопровождение договоров);
Поддержание деловых контактов.
Принимала активное участие в организации, подготовке (договоры, государственные контракты, технические требования, технические задания, сметы, координация сторонних каналов) и освещении (непосредственная работа в командировках, организация трансляций, формирование международной программы) форумов ПМЭФ (Петербургский Международный экономический форум) 2013,2014,2015,2016,2017,2018, 2019гг., ВЭФ (Восточный экономический форум) 2016,2017,2018, 2019г. г, Празднования 70-летия победы в Великой Отечественной войне (работа в центральной аппаратной Манежа), IV каспийский саммит 2014г., Саммиты БРИКС и ШОС в 2015г, Саммит АСЕАН 2016, Саммит "Россия-Африка" 2019г.