Обязанности и достижения:
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ:
Организация, контроль и оптимизация сервисов для сотрудников компании (примерное количество - 2000 человек) в 4-х офисах по Москве общей площадью 29100 кв. м
УПРАВЛЕНИЕ ОТДЕЛОМ:
- Координировала работу административного персонала (10 чел.): ресепшен, офис-менеджеры, визовый отдел.
- Вела табельный учет, составляла и контролировала выполнение распорядка рабочего дня сотрудниками отдела и аутсорсинговых организаций, работающих по Договорам на территории компании. Разрабатывала и внедряла Key Performance Indicators -KPIs для контроля и улучшения качества работы сотрудников.
- Разрабатывала и внедряла новую процедуру по приему и отправке корреспонденции, исключающую потерю документов и оптимизирующую затраты на доставку.
- Работала с курьерскими службами (проведение тендеров, заключение договоров и организация взаимодействия с поставщиками услуг).
ОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС ПОЕЗДОК СОТРУДНИКОВ:
- Разработала, внедрила и контролировала политику по бизнес поездкам
- Организовывала внутренние и внешние корпоративные мероприятия и встречи
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ ТОВАРОВ И УСЛУГ:
- Подготавливала и проводила тендеры (совместно с отделом закупок): составляла тех. задания; занималась поиском и составлением базы потенциальных поставщиков; проводила встречи с участниками; анализировала и принимала решение совместно с коллегами из отдела закупок
- Подготавливала и заключала договоры на покупку товаров и услуг; контролировала оплаты, предоставления необходимых документов и т.д.
- Организовывала закупочную деятельность в части обеспечения жизнедеятельности офиса компании (офисные товары, расходные материалы, услуги)
ПЛАНИРОВАНИЕ И ОТЧЕТНОСТЬ:
- Составляла, оптимизировала и контролировала бюджет расходов по статьям, за которые я отвечала.
- Подготавливала отчеты, согласно стандартам компании.
ОРГАНИЗАЦИЯ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОТЫ ОФИСА:
- Взаимодействовала с эксплуатационными службами, компаниями подрядчиками.
- Взаимодействовала с арендодателями.
- Контролировала соблюдение комфортных условий, чистоты и порядка в помещениях и на прилегающей к зданию территории (организация и контроль работы клининговых служб)
- Участвовала в проекте по аренде новых офисных площадей и переезду в новый офис; работала с управляющими компаниями; координировала и отслеживала деятельность специалистов по техобслуживанию, подрядчиков по ремонту и строительству, и других поставщиков услуг.
ОРГАНИЗАЦИЯ КОРПОРАТИВНОГО ПИТАНИЯ СОТРУДНИКОВ:
- Проводила тендер по выбору поставщика услуг корпоративного питания сотрудников.
- Контролировала качество предоставляемых услуг.
- Администрировала форум на внутреннем сайте о работе провайдера питания.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАЗЕМНОГО ТРАНСПОРТА:
- Заключала договоры с компаниями-перевозчиками; организовывала и курировала процедуры использования такси для служебных нужд.
- Организовывала доставку сотрудников к месту работы и к метро (аренда автобусов, составление расписаний, коммуникации, отчетность).