Руководитель административного отдела

Была больше месяца назад

80 000 ₽

47 лет (родилась 03 ноября 1978), cостоит в браке, есть дети

Москва

Академическая

Занятость

полная занятость

Гражданство

не указано

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 7 лет и 3 месяца

- Июль 2011 – март 2012
- 9 месяцев
Руководитель административного отдела
Adecco group russia, Москва
Обязанности и достижения:
1. Оперативное управление Административным отделом; 2. Планирование и прогнозирование потребностей Компании в канцелярских и хозяйственных принадлежностях; 3. Бюджетное планирование по статьям Административного отдела «Мебель», «Канцелярские принадлежности», «Хозяйственные принадлежности», «Командировочные расходы», «Мобильная связь», «Курьерская доставка», «Расходы на автопарк», «Медицинское страхование»; 4. Контроль над исполнением бюджета Компании (составление бюджета на год); 5. Обеспечение хозяйственного обслуживание Компании (заключение договоров с организацией по уборке офиса, по ТО офиса, контроль над группой по уборке, контроль над обеспечением офиса хозяйственными принадлежностями, контроль над исполнением заявок по ТО хозяйственных коммуникаций офиса); 6. Проведение тендеров среди поставщиков товаров и услуг, оптимизация расходов; (Проведены тендеры на услуги страхования ДМС, отправка корреспонденции курьерскими службами, корпоративное такси, услуги переводчиков) 7. Контроль над исправностью оборудования; 8. Курирование работы группы документооборота (прохождение аудита), Офис-менеджера, курьера, водителя, уборщиц; 9. Контакты с арендодателями (заключение договоров, контроль над своевременной оплатой аренды, разрешение конфликтных ситуаций); 10. Обеспечение сотрудников Компании и региональных представительств мобильной корпоративной связью (заключение договоров на выдачу сим-карт, подключение дополнительных услуг, контроль над своевременной оплатой счетов по корпоративной мобильной связи, обеспечение сотрудников Компании мобильными телефонами по необходимости). Подключена услуга "Корпоративный портал" и "Анализатор счета" для оптимизации трудовых затрат на обработку документации; 11. Обеспечение сотрудников Компании автомобилями, контроль пробега. состояния автомобилей, сдача/приемка, заказ; 12. Контроль над деятельностью Офис-менеджера по организации деловых командировок сотрудников Компании; 13. Координация административно-хозяйственных расходов в региональных представительств; 14. Взаимодействие с инспекторами по пожарной безопасности; 15. Разработка нормативных документов и процедур; 16. Предоставление ежемесячных отчетов для Директора по экономике, бухгалтерии. Финансового контролера (такси, мобильная связь, курьерские доставки); 17. Участие в процессе адаптации новых сотрудников (проведение вводных тренингов, создана презентация Административного отдела; 18. Осуществление прочих функций, связанных с областью деятельности Административного отдела (организована перепланировка офиса с увеличением посадочных мест и количества переговорных комнат).
- Март 2009 – апрель 2011
- 2 года и 2 месяца
Руководитель административного отдела
Софтлайн, Москва
Обязанности и достижения:
Организация и обеспечение бесперебойной работы всех офисов Группы компаний (более 5 офисов по Москве), организация работы и распределение обязанностей секретарей, офис-менеджеров, уборщиц, грузчиков в Москве и региональных представительствах, подготовка всех офисов Компании к проверкам по охране труда и пожарной безопасности, оформление уголков по ОТ и ПБ, создание нормативной базы по ОТ и ПБ. Участие в стратегическом планировании (поквартальное и годовое, презентации), создание бюджета административных расходов Компании + ФОТ, контроль исполнения бюджета, предоставление и оплата корпоративной мобильной связи, выдача мобильных телефонов сотрудникам Компании, ведение журнала движения ТМЦ. Разработка нормативной документации Административного отдела (прохождение аудита качества) - положение о командировках, должностная инструкция руководителя отдела, административного менеджера, офис-менеджера, секретарей и уборщицы, инструкция по предоставлению переводов документов Компании с/на иностранные языки, инструкция по проведению инструктажей по охране труда (вводный, целевой, плановый, внеплановый), инструкция по получению, регистрации и распределению входящей и исходящей корреспонденции, положение по Охране труда, инструкция по предоставлению и оплате корпоративной мобильной связи; автоматизация работы Административного отдела (созданы электронные заявки на командировки и на переводы с/на иностранные языки, на предоставление мобильной связи, на обращение сотрудников в Административный отел (на портале Компании); разработано "дерево целей" Административного отдела на 2 года. Организация переездов 5 офисов Компании (планирование, рассадка, смета, наем работников и транспорта, закупка упаковочных материалов, обустройство и ремонт новых офисов, генеральные уборки, закупка мебели и оборудования, перевозка архивов и организация хранения, подготовка складов, обеспечение сигнализацией кассовых помещений) Благоустройство офисов. Подготовка офисов Компании к осенне/зимнему и весенне/летнему периодам. Оценка выбора поставщиков товаров и услуг (ежеквартально), сокращение расходов на административные нужды. Взаимодействие с арендодателями и эксплуатационными службами офисов, а также, с контрагентами. Разработка анкеты удовлетворенности сотрудников условиями труда в офисах Компании, проведение опросов сотрудников Компании, составление плана по устранению недостатков работы офисов по результатам опроса.
- Март 2008 – март 2009
- 1 год и 1 месяц
Административный менеджер
Софтлайн, Москва
Обязанности и достижения:
Организация командировок сотрудников (бронирование билетов и гостиниц в РФ и за рубежом), визовая поддержка, оформление приглашений для гостей компании, контроль оплаты счетов, организация переводов на иностранные языки документов Компании. Составление бюджета на командировочные расходы, взаимодействие с региональными представительствами (контроль расходов и оплаты счетов). Встречи иностранных гостей в аэропорту, размещение в Москве, экскурсии по городу. Выполнение личных поручений собственника Компании.
- Май 2007 – март 2008
- 11 месяцев
Менеджер инженерно-технического отдела
ООО "Авто Эксис Жулебино", Москва
Обязанности и достижения:
Работа с юридическими лицами, заключение договоров, составление еженедельных финансовых отчетов для топ-менеджеров Компании, обработка документации, технические переводы с французского языка, координация работы обслуживающего персонала.
- Декабрь 2006 – май 2007
- 6 месяцев
Менеджер туризма, переводчик
«Ultra-Travel», Москва
Обязанности и достижения:
Поиск и продажа туров, переводы туристических маршрутов (с английского и французского), оформление виз, деловая переписка на иностранных языках. За время работы в Компании мною были переведены и доработаны туристические маршруты по направлениям - Африка (Ботсвана, Гана, Уганда, Руанда), Французская Полинезия, Перу; оформлены срочные визы для участников экспедиции на Южный полюс, организованной Ассоциацией полярников России (в составе 80 человек - депутаты ГосДумы, представители СМИ, ученые); составлен каталог документов, необходимых для подачи в посольства разных стран.
- Сентябрь 2004 – сентябрь 2006
- 2 года и 1 месяц
Помощник руководителя
АНО "Красноярский межрегиональный центр авиационной сертификации", Красноярск
Обязанности и достижения:
Планирование рабочего дня руководителя, протоколирование совещаний, деловая переписка на русском и английском языках, визовая поддержка руководителя, организация командировок руководителя и экспертов (бронирование билетов и гостиниц), ведение документооборота, организация корпоративных мероприятий, выполнение личных поручений руководителя. За время работы мною был создан архив Компании и каталог контрагентов, а также стандартизирован процесс ведения совещаний и переговоров.

Образование

- Высшее образование
- Заочная
- 2012
Московский финансово-юридический университет
Факультет: Бизнеса и права
Специальность: Менеджер организаций
- Высшее образование
- Дневная/Очная
- 2000
Красноярский Государственный Педагогический Университет им. В.Астафьева
Факультет: Иностранных языков
Специальность: Преподаватель французского и английского языков

Обо мне

Дополнительные сведения:

Наличие заграничного паспорта, наличие личного автомобиля, удостоверение о прохождении обучения по ОТ и ПБ. Преподавание иностранных языков, плавание, чтение классической русской и французской литературы, дизайн интерьера, фитнесс, постоянная работа над собой (эффективность личности), волейбол Я знаю 2 иностранных языка и хочу начать изучать третий. Я поступила в Московский ВУЗ на второе высшее образование (факультет менеджмент организаций). Стрессоустойчивая, энергичная, креативная, коммуникабельная, пунктуальная, аккуратная, с активной жизненной позицией, уверенная в себе. Компьютерные навыки: Windows XP Microsoft Word Microsoft Excel Outlook Express Internet Explorer 1C Power Point Access Visio