Обязанности и достижения:
- Организация и контроль работы административно-хозяйственной деятельности и автотранспорта филиала;
- планирование и формирование бюджета на год и контроль текущего исполнения (квартал/месяц);
- закупка ТМЦ для нужд филиала, учет и инвентаризация ТМЦ;
- проведение анализа по расходам бюджета, закупкам, составление отчетности;
- согласование счетов и графиков платежей с руководством;
- работа с первичными бухгалтерскими документами: получение доверенностей, товарных накладных, счетов-фактур, актов сверки;
- контроль за исправностью оборудования (ПК, оргтехника, мебель, освещение, системы отопления, вентиляция, кондиционирование и др.);
- организация рабочих мест сотрудников (мебель, канцтовары);
- ведение расходных таблиц, расчет необходимого объема, согласование расходов у руководства, заказ у поставщиков, распределение и контроль поставки по объектам;
- контроль за рациональным расходом материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей на нужды офиса структурными подразделениями;
- обеспечение сохранности и содержание в надлежащем состоянии имущества, принадлежащего организации, осуществление соответствующего оперативного учета;
- работа с заявками на ремонт от подразделений комплекса: обработка заявок, закупка материалов/оборудования, постановка задач рабочим на выполнение работ, контроль их выполнения. Консультирование и техническая поддержка сотрудников организации по вопросам эксплуатации зданий/помещений, контроль за работой, в т. ч. самостоятельный мелкий ремонт;
- взаимодействие с контрагентами по своему направлению деятельности (ведение переговоров по вопросам заключения, исполнения договоров, решение спорных вопросов);
- ведение реестра контрагентов, заключение и сопровождение договоров с ними. Регулярная оценка выгодности сотрудничества с имеющимися контрагентами;
- ведение всей необходимой отчетности;
- контроль и отслеживание оплаты счетов, коммунальных услуг, различных договор по своему направлению;
- обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния помещений в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии, противопожарной защиты, содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря;
- контроль эксплуатации и исправности работы основных систем жизнеобеспечения объектов центрального офиса (структурных подразделений): энергоснабжения, отопления, освещения, водоснабжения и водоотведения, вентиляции и кондиционирования;
- обеспечение выполнения мероприятий по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности (удостоверение о прохождении курсов);
- контроль соблюдения правил пожарной безопасности на объектах;
- подготовка объектов к осенне-зимней/весенне-летней эксплуатации;
- организация, проведение мероприятий и обучение сотрудников по охране труда и технике безопасности во всех структурных подразделениях;
- обеспечение структурных подразделений и филиалов банка транспортом;
- выезд на служебном автотранспорте по заявкам структурных подразделений в целях их обеспечения расходными материалами и товарно-материальными ценностями (офисная мебель и комплектующие и расходные материалы для офисной и банковской техники, текущие почтовые отправления, рекламная продукция, мелкие услуги (поставка воды, Т. О. объектов сервисными организациями), бытовая химия, канцелярия, хозинвентарь и т. п.);
- развоз до клиентов сотрудников банка на служебном автотранспорте по заявкам;
- допуск водителей и служебного автотранспорта к работе;
- организация и проведение Т. О., мелкого ремонта и подготовка эксплуатации в наступающий сезон служебного транспорта;
- поиск, согласование с головным офисом и поставка запасных частей, расходных материалов;
- контроль за техническим состоянием служебного транспорта, выход в рейс;
- взаимодействия с инспектирующими и контролирующими органами;
- работа с арендодателями (взаимодействие, документооборот);
- совместно с руководством определение и организация своевременного текущего ремонта зданий и инженерных систем, контроль за сроками, объемами и качеством выполнения ремонтных работ своими силами компании и подрядных организаций;
- подготовка технических заданий на ремонтно-строительные работы, проверка коммерческих предложений и смет на соответствие требованиям запроса;
- взаимодействие с сервисными и подрядными организациями по ремонту и обслуживанию зданий и инженерных систем;
- контроль надлежащего санитарного состояния объектов и прилегающих территорий - работа с клининговыми компаниями;
- организация благоустройства прилегающих к зданиям территорий.
1. Оптимизация и увеличения объёмов и эффективности работы центрального офиса на 15% без сокращения штата сотрудников.
2. Сокращение издержек на содержание офисов и структурных подразделений на 7%.
3. Ремонт и ввод в эксплуатацию основного здания банка, простаивающего более года, что позволило увеличить и разместить штат сотрудников на 25% для комфортного обслуживания клиентов банка.