Обязанности и достижения:
Организация работы офиса с «0»:
- поиск офиса, закупка мебели, оргтехники, организация рабочих мест, подбор персонала, обучение персонала и т.д..
Организация работы по бесперебойному функционированию офиса
- настройка и поддержание работоспособности оргтехники, контроль за своевременной оплатой счетов (аренда помещения, связь, обслуживание компьютеров и другой офисной техники, услуги охраны и др.).
Подготовка документов к общим собраниям собственников, участие в собраниях, организация работы сотрудников при заочной форме общих собраний собственников, организация работы по сбору и ведению реестра данных на собственников помещений, проведение информационных встреч по вопросам связанным с проводимыми собраниями, активное общение с инициативными группами домов (советы МКД, председатели МКД), организация всесторонней помощи инициаторам общих собраний: от юридической до помощи в сборе бюллетеней.
Формирование заказов в потребностях: канцтоваров, инвентаря, спецодежды и средств для уборки МКД.
Работа с кадрами:
- проведение собеседований, первичное оформление сотрудника (заявление, проверка документов, формирование пакета документов для отдела кадров);
- ведение табеля учета рабочего времени сотрудников;
- помощь бухгалтеру в расчете заработной платы сотрудников.
Взаимодействие с ресурсоснабжающими организациями по вопросам заключения договоров (подготовка заявок, подготовка пакетов документов, направление заявок и ведение переговоров).
Организация и в последующем контроль за ведением работы по делопроизводству и документообороту (подготовка писем, жалоб, запросов в государственные и другие организации, регистрация входящей и исходящей документации и т.д.).
Работа по привлечению МКД к управлению компанией:
- подготовка коммерческих предложений, листовок, объявлений и иной информации;
- участие в информационных встречах;
- организация и проведение «открытых дверей».
Ведение личного приема собственников в МКД по различным вопросам связанным с управлением МКД.
Организация работы службы эксплуатации:
- набор сотрудников, закупка инвентаря и инструмента, составление графиков уборки и дежурства, ведение учета выдачи инструмента, инвентаря и спецодежды.
Контроль за работой службы эксплуатации:
- контроль приема заявок от собственников как через диспетчерскую, так и непосредственно через офис (ведение журнала учета заявок);
- участие и контроль обследования жилого фонда МКД при приемке домов в эксплуатацию (выявление дефектов и неисправностей общедомового имущества, составление актов обследования и т.д.);
- контроль выполнения работ по заявкам и текущему ремонту сотрудниками службы;
- контроль работы дежурных смен службы и сотрудников по обслуживанию МКД и территорий;
- координация действий сотрудников и непосредственное участие в сложных аварийных ситуациях;
- организация и контроль за проведением субботников на придомовых территориях и генеральных уборок в МКД.
В подчинении 15-20 человек службы эксплуатации и сотрудников офиса