Обязанности и достижения:
Подчинение Генеральному директору
Выполнение поручений Генерального директора
В отсутствии Помощника Генерального директора выполняла функции:
Планирование рабочего дня;
Контроль исполнения распоряжений;
Организация командировок.
Организация совещаний, бизнес - встреч на уровне совета директоров.
Организация работы Секретариата (распределение обязанностей, должностные инструкции секретарей, контроль исполнения обязанностей и качества работы);
Организация справочного аппарата по поиску документов, организация хранения документов, организация архивации документов;
Разработка и внедрение Положения о делопроизводстве и документообороте, унифицированных форм документации;
Разработка проектов организационно-распорядительной документации;
Контроль исполнения требований Положения о делопроизводстве и документообороте,
Контроль поступления, учета и распределения входящей и исходящей корреспонденции;
Экспертная оценка правильности оформления проектов распорядительных документов, исходящей корреспонденции;
Взаимодействие с арендодателями с целью своевременного решения административных вопросов, ведение деловой переписки;
Организация проведения текущего ремонта помещений, согласование и проверка смет, контроль за проведением работ;
Контроль, планирование и закупка хозяйственных материалов, канцтоваров, необходимой мебели и оборудования, для обеспечения центрального офиса и филиалов (20) и их сотрудников всем необходимым для комфортной работы (ок. 1000 чел.), оптимизация расходов на комплексное обслуживание офисов;
Обеспечение организации рабочих мест новых сотрудников;
Ведение статистики по закупкам центрального офиса, отделам и филиалам;
Проведение тендеров и согласование договоров с поставщиками товаров и услуг;
Подготовка первичной отчетной документации для бухгалтерии;
Контроль хозяйственных договоров центрального офиса.
Каждодневный контроль за уборкой (1700 кв.м.), обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния здания и помещений, отслеживание и своевременное устранение неполадок, контроль за исправностью климатического оборудования, оргтехники;
Работа над подготовкой технического проекта нового офиса, проведения ремонтных работ. Организация и переезд сотрудников в новый офис.
В подчинении 12 человек.