Офис-менеджер / Помощник руководителя / Секретарь

Была больше месяца назад

65 000 ₽

31 год (родилась 25 июля 1994), cостоит в браке, есть дети

Москва

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 4 года и 3 месяца

- Апрель 2015 – ноябрь 2016
- 1 год и 8 месяцев
Административно-финансовый ассистент, персональный ассистент директора
ООО «Си Би Ричард Эллис», Москва
Обязанности и достижения:
- Overall support of the Director of the Branch and FHRM department / Полная поддержка Директора филиала и финансово-юридического отдела - Processing incoming mail, primary documentation not related to the company/ Обработка входящей почты, первичной документации, не относящейся к компании (входящая корреспонденция (счета/выписки) из Германии, Кипра, Китая) - Processing correspondence, preparing answers and letters on financial, legal and HR matters in both languages/ Обработка корреспонденции, подготовка официальных ответов по финансовым, юридическим и по кадровым вопросам на двух языках (русский, английский) - Doing information research on legal and HR matters (accreditation, land title, policies, etc.) / Поиск информации по юридическим и кадровым вопросам (аккредитации, земельные вопросы: межевания земельного участка, постановка на кадастровый учет, получение кадастрового паспорта, договор аренды з/у с Москвой, политики, законы и т. д.) - Consulting with lawyers on matters attributed to the Branch (claims, conclusion/ termination of the contracts and etc.) / Консультации с юристами по вопросам филиала (судебные иски, заключение/расторжение договоров и т.д.) - Archiving and storing documents related to the company in accordance with rules of documents flow and requirements of the company/ Архивация и хранение документов компании в соответствии с правилами документооборота и требованиями компании - Organizing business trips/ travel in accordance with the policies and procedures of the company / Организация командировок в соответствии с политиками и процедурами компании - Organizing and scheduling meetings of FHRM department/ Организация и ведение календаря встреч финансово-юридического отдела - Providing support in preparing, reconciling and checking the financial reports (cash flow, PnL, etc.)/ Оказание поддержки в подготовке и проверке ежемесячных/полугодовых/годовых финансовых отчетов (денежный поступления, доходы и расходы и т.д.) - Processing and proof reading of legal documentation – contracts, official requests to the authorities, etc. / Обработка и проверка юридических документов - договоров, официальных запросов в органы власти - Keeping track of the major deadlines for reports and fiscal operations (PnL, Monthly report, IFRS reporting, forwards, etc.) and reminding relevant staff about them / Отслеживание основных сроков по отчетам и финансовым операциям (доходы/расходы, ежемесячный отчет (по всем основным деятельностям филиала), отчетность, форварды и т. д.), а также напоминия соответствующему персоналу о них - Contacting authorities (writing official request, control over request and etc) / Работа с государственными органами власти (написание официальных запросов/контроль обрабатывания запроса и т.д.) - Maintaining and updating the accounting spreadsheets, journal logs to ensure that it is compliant with organizations rules and regulations, and any other relevant legislation / Ведение и обновление таблиц учета, журналов, в соответствии с правилами и положениями компании, а также по законодательству РФ - Assisting in the budget preparation and planning / Подготовка и планирование бюджета компании на следующий год + прогноз (в цифрах) на ближайшие 4 года - Ensuring that expenditures that have been incurred are posted to appropriate accounts/ Проверка статей расходов бюджета (на счете должна быть указана верная статья расходов) - Maintaining and updating logs on HR matters / Ведение и обновление журналов для сотрудников по кадровым вопросам (первичный инструктаж, пожарная безопасность, охрана труда, экология и т.д.). - Ensuring that confidentiality is observed at all times and that matters relating to duties undertaken or information received during the course of duties remains confidential. / Принятие и соблюдение политики о конфиденциальности (вся полученная информация)
- Август 2013 – апрель 2015
- 1 год и 9 месяцев
Административный ассистент
ООО «Си Би Ричард Эллис», Москва
Обязанности и достижения:
- Overall control of activities of subcontractors: reception, cleaning and security/ Общий контроль деятельности субподрядных организаций: ресешн, клининг, охрана - Processing and storage of documentation/ Обработка и архивизация документации - Control timely payment of bills to contractors / Контроль сроков по оплате счетов подрядчикам - Control/proceeding of primary documentation provided by the contractors / Контроль и обработка первичной документации от подрядчиков - Written and oral translation from/to English / Письменный и устный перевод на английский - Preparation responses on incoming correspondence /Подготовка ответов на входящую корреспонденцию - Holding tenders for selection of contractors / Проведение тендеров для выбора подрядчика - Participation in preparation of monthly reports/ Помощь в подготовке ежемесячного отчета - Overall control of the premises transfers / Контроль и передача помещений арендатору - Tenant support in administrative and technical issues / Поддержка арендаторов по административным и техническим вопросам - Control over issuing and receipt of passes/ car passes for tenants and guests / Контроль за возвратом пропусков для сотрудников (гостей) - Events organization support in the Building./ Помощь в организации мероприятий в здании
- Сентябрь 2012 – август 2013
- 1 год
Ресепшионист
ИМПЕРИЯ КАДРОВ, Москва
Обязанности и достижения:
- Registration of visitors / Регистрация посетителей - Distribution of access cards to the visitors/ Выдача пропусков для посетителей - Handling telephone calls / Обработка телефонных звонков - Provision of general information about the building to the visitors; /Предоставление основной информации о здании гостям/арендаторам - Distribution of the Landlord documents to the tenants/ Распределение документов для арендаторов от арендодателя - Auditing access cards / Аудит пропусков - Receiving, registration and distributing correspondence for the Landlord from the couriers/ Получение, регистрация и распределение корреспонденции для арендодателя от курьеров - Receiving information from the Landlord facility management department and making automobile pass requests to territory property management / Получение информации от Арендодателя и управляющей компании и быстрая передача запроса в управляющию компании территории бизнес-парка - Receiving and handling technical requests from the tenants to the Landlord facility management department / Получение и передача технических заявок от арендаторов арендодателю - Assisting in filing the Landlord’s documents/ Помощь в заполнении документов арендодателя - Auditing the cleaning service in the lobby coordinating the work of the cleaning staff;/ Контроль за клинингом в лобби / контроль за чистотой в лобби, а также расстановкой мебели - Working with office machines (scanning, copies)/ Работа с оргтехникой (сканирование, копирование).

Образование

- Высшее образование
- Очно-заочная
- 2015
Московский городской педагогический университет
Факультет: Менеджмента
Специальность: Финансовый менеджмент

Обо мне

Дополнительные сведения:

Планирование бюджета компании, контроль расходов, умение договариваться с клиентами, полная поддержка руководителя, знание ТК РФ (работа HR), юридическая помощь (составление исков, ходатательств о продлении сроков исполнения предписаний, знание законов о земельных участках, постановка з/у, зданий на кадастровый учет, работа с БТИ, письменные переводы с русского на английский язык технических отчетов, писем, служебных записок, опыт полной управленческой поддержки (закупки/контроль качества выполнения услуг) офисного здания 23 100 кв. м., работа с подчиненными более 20 человек.