Обязанности и достижения:
Руководство административным отделом (секретариат, водители, курьерская служба, технические работники);
осуществление административной поддержки всех структурных подразделений компании;
планирование бюджета административно - хозяйственной деятельности, в т.ч. расходы на ремонт, реконструкцию, затраты по автопарку (ГСМ, ТО, страховка), ДМС, почтовые отправления, подписка, канцелярия, мебель, орг.техника, хозяйственные расходы, вода, продукты питания, ДМС, коммунальные платежи, аренда, сотовая связь и прочее;
отслеживание исполнения бюджета (превышение, своевременная корректировка: обоснования, объективные причины), контроль платежей;
оптимизация административно - хозяйственных расходов;
организация и контроль работы секретариата, службы ресепшн, административного отдела; составление ДИ и разработка функционала сотрудников АО;
администрирование корпоративной мобильной и стационарной связи;
организация закупки мебели, канцелярских и прочих товаров;
ведение субарендных отношений (оформление договоров, отслеживание платежей);
администрирование соблюдения эксплуатационных правил и норм по содержанию помещений, оборудования и основных средств;
работа с первичной бухгалтерской документацией (счета, счета-фактуры, товарные накладные, акты, путевые листы, отчеты по расходу ГСМ, авансовые отчеты); проведение инвентаризаций, прием товара, организация ввода в эксплуатацию, хранение (создание складских помещений);
устранение дебиторской и кредиторской задолженностей;
организация и контроль работы (задания, маршрутные листы, отчеты) курьерской службы, транспортной службы;
организация ДМС и ОМС сотрудников (для ДМС - тендер: страховые компании, программа, поликлиники; Договор);
работа с клининговыми компаниями, подрядными организациями (ремонт, реконструкция);
осуществление взаимодействие с IT-службой;
составление табеля учета рабочего времени;
мониторинг рынка товаров и услуг;
работа с поставщиками услуг и товаров: проведение тендеров, заключение договоров, контроль исполнения договоров;
ведение статистики затрат, анализ затрат (исполнение сметы, отклонения, объективные причины);
организация и контроль переездов;
помощь в проведении корпоративных мероприятий