Обязанности и достижения:
Функции административного помощника:
- Выполнение поручений руководителей (генеральный директор, финансовый директор);
- Делопроизводство (архивирование договоров и первичной документации с поставщиками, оформление доверенностей, официальных запросов и т. п.) + электронный документооборот;
- Отправка документов на проверку юристам;
- Сбор первичной документации, актов сверки для закрытия бух. месяца;
- Сбор отправка бухгалтерии документов для авансовых отчетов, ведение архива и контроль в 1С:ERP;
- Англо-русский и русско-английский перевод (устный и письменный).
Функции офис-менеджера:
- Взаимодействие с поставщиками (заключение договоров, документооборот, согласование счетов на оплату);
- Поиск новых поставщиков;
- Закупка мебели, оборудования, канцелярии и продуктов для офиса;
- Корпоративный транспорт (аренда, штрафы, ТО);
- Работа с курьерскими службами;
- Организация корпоративных мероприятий (тимбилдинги, семинары и т. п.);
- Обработка запросов по форме обратной связи с сайта компании.
Достижения:
- Релокация офиса: заключен договор с новым арендодателем, перевезены все товарно-материальные ценности, а также архив документов. Закуплены новая мебель и оборудование;
- Заключены договоры с 20+ поставщиками;
- Внедрена система бронирования переговорных комнат;
- Обучение и онбординг нового офис-менеджера.