Обязанности и достижения:
1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования.
2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
3. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
4. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офис.
5. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т. п.;
6. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации (начальника отдела кадров);
ведет учет личного состава организации, ее подразделений;
оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством РФ, положениями и приказами руководителя организации;
формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;
подготавливает необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям;
заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
оформляет документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям;
изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по их устранению;
подготавливает документы, по истечении установленных сроков текущего хранения, к сдаче на хранение в архив;
проверяет соответствие, подготавливаемых в организации проектов приказов и распоряжений, документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;
заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов по личному составу, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;
ведет оперативный учет прохождения документов; определяет причины несвоевременного исполнения поручений; информирует руководителя организации о состоянии их выполнения;
осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка;
составляет установленную отчетность.