Обязанности и достижения:
- работа на ресепшен;
- протоколирование совещаний, деловых встреч с последующим поэтапным контролем исполнения поручений и докладом руководителю в письменном виде;
- ведение делопроизводства (входящей, исходящей документации, протоколов, приказов);
- организация приема посетителей, заказ пропусков;
- контроль корректной подготовки документов, направляемых от имени руководителей;
- проведение процедуры согласования внутренних и внешних документов, взаимодействие со структурными подразделениями по вопросам, касающимися делопроизводства, организация и контроль регистрации и обработки входящей, исходящей и внутренней документации, анализ корреспонденции и распределение ее исполнителям, ее учет и хранение. В т. ч. электронный документооборот и конфиденциальный;
- поиск и систематизация информации, запрашиваемая руководителями;
- логистика командировки, заказ билетов, гостиниц, организация автомобиля, подготовка необходимых документов для командировки, авансовые отчеты.
- подготовка материалов ко встречам, переговорам, совещаниям, отчетам и докладам (презентации, планы-графики, справки).
- организация совещаний, переговоров и деловых встреч руководителей;
- организация и поддержка системы хранения документов;
- жизнеобеспечение офиса