Обязанности и достижения:
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, письма по электронной почте): приём, регистрация, передача адресату, архивация.
• Выполнение различных операций с применением компьютерной и оргтехники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации (сканирование, копирование, брошюровка и т.п.).
• Выполнение копировально-множительных работ.
• По поручению руководителя подготовка проектов писем, договоров и других документов, касающихся деятельности организации.
• Прием и передача документов и личных заявлений на подпись руководителям.
• Регистрация, учет, формирование и архивация документации.
• Ведение контактов руководителя.
• Пополнение списков сотрудников с последующей коррекцией информации в контакты на электронном носителе и телефонную книгу.
• Поиск информации в контактах, базе данных и Интернете по поручению руководителя.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации.
• Прием телефонных звонков и распределение их на тех сотрудников, которым они предназначаются.
• Обеспечение рабочего функционирования офисной оргтехники; контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечение взаимосвязи с обслуживающими сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники.
• Обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составление планов на канцтовары, расходные материалы, принадлежности для туалетной комнаты и др.; контроль наличия канцтоваров и расходных материалов; анализ предложений, структуры цен, системы скидок; размещение заказа у поставщиков).
• Хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса.
• Ведение бюджета расходов на офисные нужды, оптимизация прямых и косвенных хозяйственных затрат.
• Контроль и своевременное пополнение запасов продуктов питания (чай, кофе, сахар и т.п.), а также воды.
• Поддержание помещений офиса в чистом и рабочем состоянии путем привлечения соответствующих сотрудников, а также контроль и своевременное пополнение запасов хозтоваров, необходимых для уборки помещений.
• Обязанности по выбору и привлечению служб внешней поддержки работы офиса (ремонтные работы, техническое обслуживание и т.п.).