Обязанности и достижения:
• Комплексная организация мероприятий на территории РФ и за рубежом по запросу клиента:
- обсуждение деталей проекта с клиентом;
- подготовка ценового предложения и презентаций: подбор вариантов площадок для организации мероприятия (отели, дома отдыха, пансионаты, рестораны и т.д.), разработка предложений по организации культурно-развлекательных программ;
- сбор документов и помощь в оформлении въездных и выездных виз;
- предложение оптимальных маршрутов авиаперелетов, контроль бронирования и выписки ж/д и авиа билетов;
- работа с документацией по проекту;
- координация изменений программы мероприятия;
- работа с поставщиками по проекту;
- контроль исполнения операционной части проекта на стадии подготовки и отслеживание эффективности реализации проекта на этапе его проведения;
- инспекционные поездки с целью подготовки, выбора площадок и дальнейшей координации мероприятий;
- сопровождение групп (май 2010 года организация и координация на месте международной конференции заказчика в Краков, Польша; июнь 2010 года организация и координация крупно-масштабной промо-акции заказчика в г. Урюпинск, Россия);
- выставление счетов клиентам и контроль их оплаты;
- закрытие проекта, работа с бухгалтерскими документами, подготовка отчетной документации по проекту для клиента;
- осуществление обратной связи с клиентом (получение фидбэка по проекту) с целью улучшения процесса организации и обеспечения максимального качества и эффективности;
- подготовка отчетности по мероприятиям для клиентов.
• Участие в подготовке тендерных проектов: формирование продукта по оптимальной конкурентной цене, подготовка и проведение презентации для клиента;
• Калькуляция стоимости поездок, выставление счетов клиентам и контроль их оплаты;
• Подготовка аналитических справок и статистических отчетов по проектам;
• Заключение договоров с зарубежными и локальными партнерами, подготовка и оформления отчета по итогам работы с поставщиками;
• Ведение статистики и отчетности по мероприятиям;
• Отслеживание современных тенденций и нововведений по организации корпоративных мероприятий, мониторинг новых площадок для проведения мероприятий.
• Участие в международных выставках по деловому туризму. (Март 2010 года участие в выставке GIBTM в ОАЭ
За время работы в числе прочих проектов были полностью подготовлены такие мероприятия как: конференция и тимбилдинг в Кракове, Польша; командообразующее мероприятие в Шарм-Эль-Шейхе, Египет; участие в промо-акции (Урюпинск, Россия); Конференция и совещания в Москве; конференция и квест в Петербурге; партнерская встреча в Гонконге.