Обязанности и достижения:
- Прием и распределение входящих телефонных звонков;
- Работа с оргтехникой (факс, принтер, сканер, копир);
- Ведение внутреннего документооборота компании (осуществление приема, регистрации и учёта документов);
- Отправка корреспонденции, работа с курьерскими и почтовыми службами;
- Подготовка и редактирование документов;
- Работа с поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции;
- Ведение процедуры согласования документов в компании;
- Ведение деловой переписки;
- Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации;
- Travel-support (командировки, заказ авиа и ж/д билетов, гостиниц);
- Оформление и заказ пропусков;
- Контроль и осуществление административно-хозяйственной деятельности офиса;
- Организация и координирование внутренних мероприятий отдела;
- Учёт рабочего времени персонала;
- Прием посетителей;
- Выполнение иных поручений руководителей компании.
Дополнительные сведения: (знания/навыки)
- Высокая степень внимательности и аккуратности к документации и поручениям;
- Знание делового этикета, как следствие: тактичность, дипломатичность, коммуникабельность, вежливость;
- Опыт работы помощником руководителя, прекрасное владение офисным пакетом программ MS Office;
- Умение расставлять приоритеты, работать в режиме многозадачности;
- Наличие системного логического
мышления, хорошей памяти, обладание быстротой реакции;
- Преданность корпоративным интересам и личным интересам руководителя, в том числе, что касаемо classified information.
Личные качества: исполнительность, ответственность, лояльность, пунктуальность, грамотность, организованность, коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость, сдержанность.