Обязанности и достижения:
Основные обязанности:
1. Организация документооборота и архивирования в рамках зоны ответственности отдела:
- прием, учет, систематизация и хранение документов;
- контроль правильности оформления и формирования документов в соответствии с принятыми нормами;
- взаимодействие со структурными подразделениями;
- составление описей, сводных описей предприятия по номенклатуре Компании разных сроков храненя;
- оформление дел (обложка, внутренняя опись);
- выдача и учет документов Компании (информации по ним) по запросам от подразделений (оригиналы, скан копии);
- составление актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
- формирование баз данных, поддержание их в актуальном состоянии;
- обеспечение сохранности документов;
- составление отчетности.
2. Работа с досье клиентов-поставщиков:
- прием, проверка пакета регистрационных документов передаваемых на хранение;
- ведение реестра досье клиентов-поставщиков.
3. Работа с досье клиентов физических и юридических лиц:
- составление, систематизация, редактирование описей, списков, сводных описей.
4. Работа с аутсорсинговыми компаниями
- заключение договоров, дополнительных соглашений;
- контроль за выполнением условий договора, в т.ч. правильности выставления счетов;
- оформление заказа на доставку/отправку документов;
- работа с курьерскими службами.
Работа в базах Word, Excel, Outlook, Lotus Notes и др.