Ассистент / Помощник руководителя

Была в этом месяце

По договорённости

39 лет (родилась 17 ноября 1986)

Москва, готова к переезду: Санкт-Петербург

Занятость

не указано

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Профессиональные навыки

Деловая переписка
Делопроизводство
Многозадачность, умение расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач
Обучение и развитие
Многозадачность, работа с большим объемом информации
Показать еще

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 17 лет и 2 месяца

- Август 2022 – август 2025
- 3 года и 1 месяц
Директор магазина одежды
Индивидуальный предприниматель, Москва
Обязанности и достижения:
Директор магазина детской и подростковой одежды из Кореи и Китай. Цель: открытие офлайн магазина с нуля, быстрым выходом в окупаемость и прибыль. Результат: Успешная организация и контроль всех рабочих процессов, выход торговой точки в окупаемость в первые месяца работы. - Разработка стратегии, анализ рынка, целевой аудитории и потребительского спроса. - Подбор локации под открытие оффлайн магазина с учетом доступности и близости к целевой аудитории. - Организация и контроль всех процессов подготовки к открытию магазина в ТРЦ. Поиск и взаимодействие с подрядчиками. - Поиск поставщиков, формирование ассортиментного перечня товаров на основании детального анализа потребительского спроса для увеличения покупательского интереса и продаж. - Успешно разработанная стратегия позиционирования магазина на конкурентном рынке. - Управление несколькими магазинами: план-факт, LFL, ATV/UPT/Conversion. - Анализ конкурентной среды и разработка уникальных торговых предложений для увеличения покупательского интереса и продаж. - Успешный запуск новых товаров и услуги, анализ и исследования потребительского спроса, расширение ассортимента и привлечение новой аудитории. - Набор, адаптация и обучение персонала. Кадровый резерв. - Клиентелинг и VIP-продажи, удержание и возврат клиентов, after-sales. - Операционка: кассовая дисциплина, учёт, инвентаризации, возвраты/претензии. - Visual Merchandising: витрины, зонирование, планограммы, сезонные ротации. - Переговоры и урегулирование конфликтов, работа с ТРЦ.
- Ноябрь 2020 – февраль 2022
- 1 год и 4 месяца
Административный/исполнительный директор/юрист по сопровождению сделок
Агентство недвижимости РеаМос, Москва
Обязанности и достижения:
Цель: Создание условий для эффективной работы руководителя и устойчивого развития бизнеса: организация личного и рабочего пространства, управление временем, реализация стратегических проектов, оптимизация бизнес-процессов и коммуникаций, обеспечение полного сопровождения деловых и личных задач. Сохранение конфиденциальности всех процессов. Результаты: - Сократила нагрузку руководителя на 40%, взяв на себя организационные, коммуникационные и аналитические функции. - Разработка, адаптация и внедрение CRM системы. - Создание устойчивой системы взаимодействия с клиентами и партнёрами компании. - Повысила операционную эффективность компании и прозрачность управленческих процессов. - Разработала и внедрила чаты для автоматизации внутренних процессов и клиентских коммуникаций. Совмещение должностей административного/исполнительного директора, юриста по сопровождению сделок с недвижимостью и агента по сдаче недвижимости в аренду с полным функционалом по каждой должности. 1. Полная административно-хозяйственная поддержка офиса, поиск и формирование базы всех контрагентов; 2. Административно-хозяйственная поддержка руководителя. Выполнение личных поручений руководителя, своевременное реагирование на внеплановые поручения в режиме многозадачности; 3. Совместная разработка, организация и внедрение бизнес процессов необходимых для эффективного и качественного функционирования компании. Настройка и адаптация CRM системы, телефонии, мессенджеров. 4. Контроль процесса исполнения распоряжений и поручений руководителя сотрудниками и контрагентами компании (в том числе на время отсутствия руководителя); 5. Прием, распределение и фильтрация телефонных звонков для всех сотрудников компании. Создание карточек клиентов в CRM системе с постановкой задач и последующим контролем отработки задачи; 6. Занесение объектов в CRM систему с последующим контролем выгрузки объектов на рекламные площадки. Обработка фотографий и составление текстового описания объекта для объявлений. Составление еженедельных рекламных отчетов по каждому объекту для собственников; 7. Документальное обеспечение деятельности офиса: - ведение полного цикла документооборота компании по клиентам и сделкам с недвижимостью (покупка/продажа/аренда); - составление, подготовка, проверка договоров, соглашений, актов, обязательств и прочих документов необходимых для проведения сделки, составление презентаций и отчетов; - координация и контроль всех этапов сделок; 8. Кадровое сопровождение: - подготовка и заключение трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, коммерческой тайне, приказов, актов, штатного расписания и тд; - заполнение, учет, хранение трудовых книжек и вкладышей; - разработка нормативных актов и должностных инструкций; - поиск и подбор персонала, проведение собеседований, обучение, адаптация; - составление профилей должности по потребностям компании, размещение в выбранных и согласованных специализированных источниках, в том числе социальных сетях, печатных СМИ; - проведение предварительных собеседований по телефону, личных собеседований; - планирование и организация интервью с отобранными кандидатами для руководителя компании; - контроль и оценка прохождения испытательного срока; - перераспределение обязанностей (выявление сильных/слабых сторон персонала); - составление и ведение табеля учета рабочего времени, графика отпусков; 9. Физическое сопровождение клиентов компании на сделках купли-продажи объектов (функционал юриста по сопровождению сделок); 10. Оказание всесторонней административной, документальной, информационной и организационной поддержки руководителю, агентам, юристам, контрагентам и партнерам компании; 11. Отдел маркетинга: - взаимодействие с контрагентами: дизайнерами, рекламными агентствами, производственными компаниями, видеооператорами, фотографами, программистами; - организация и контроль подготовки промо-материалов (промо-ролики, презентации, печатная продукция, макеты, баннеры); - организация и контроль своевременности выхода рекламных компаний; 12. Бухгалтерское сопровождение: - ежемесячный контроль оплат контрагентам компании; - оформление первичной документации и проверка корректности составления предоставляемых первичных документов; - обработка входящих документов от поставщиков, подрядчиков, контрагентов; - контроль своевременности расчетов с поставщиками, подрядчиками и контрагентами; - начисление и расчет заработной платы, премий, компенсаций, больничных; - проведение сверок взаиморасчетам (акты сверок) с покупателями, поставщиками, контрагентами, подрядными организациями; - организация подготовки налоговых деклараций 2-НДФЛ и 3-НДФЛ для клиентов компании. Помощь в сдаче деклараций.
- Сентябрь 2014 – март 2020
- 5 лет и 7 месяцев
Ассистент руководителя / Исполнительный директор
ООО "Этажи Групп", Москва
Обязанности и достижения:
Личные задачи 1. Организация личного времени руководителя: - Ведение календаря, планирование встреч, контроль расписания и сроков. - Напоминания о ключевых событиях, поездках, мероприятиях. - Формирование оптимального ежедневного графика с учётом приоритетов. - Организация деловых и личных поездок, бронирование билетов, отелей, визовая поддержка. - Ежедневная отчетность выполненных задач и финансовых расходов. 2. Бытовые задачи: - Организация обслуживания имущества: дом, транспорт, бытовые вопросы. - Оплата счетов, управление личными финансовыми операциями. - Координация работы подрядчиков и сервисных компаний. - Решение неотложных личных вопросов в оперативном режиме. - Управление и контроль строительный ремонтных работ (подбор подрядчиков; разработка дизайн проекта; контроль выполнения работ; контроль качества всех этапов; курирование; поиски, закуп и подбор материалов; получение и оформление всех необходимых разрешений на строительные действия по требованию; составление смет и контроль оплат). 3. Family-support: - Планирование семейных мероприятий и отдыха. - Бронирование отпусков, подбор туров, отелей, культурных программ. - Организация поздравлений, подарков и персональных событий. - Ведение личных контактов и контроль взаимодействия с партнёрами семьи. Бизнес-обязанности 1. Административная поддержка: - Ведение документооборота (бумажный и электронный), регистрация, составление и хранение документов. - Ведение деловой переписки, подготовка отчетов, справок, презентаций. - Совершение платежей, ведение финансовой отчётности. - Контроль исполнения поручений и сроков. - Организация встреч, переговоров и командировок. - Обработка почтовых отправлений и корреспонденции. - Ввод данных в CRM и базы компании. - Подбор и координация персонала. 2. Аналитика и отчётность: - Проведение конкурентного и отраслевого анализа. - Подготовка аналитических отчётов по эффективности направлений бизнеса. - Сбор и систематизация данных проектной документации на предмет целостности, полноты и непротиворечивости. - Формирование предложений по оптимизации процессов и расходов. - Подготовка сводных отчётов для руководителя. - Ежедневная отчетность всех проектов. 3. Коммуникации: - Ведение переговоров с клиентами, партнёрами и подрядчиками. - Активное взаимодействие с архитекторами, дизайнерами, проектировщиками и техническими специалистами. - Установление и поддержание долгосрочных профессиональных связей. - Организация и сопровождение деловых встреч. - Представление интересов руководителя и компании во внешних коммуникациях. - Контроль обмена конфиденциальной информацией.
- Апрель 2008 – март 2014
- 6 лет
ООО Департамент Новых Технологий
Административный директор / заместитель директора, Москва
Обязанности и достижения:
1. Полная административно-хозяйственная поддержка руководителя: планирование, контроль, формирование рабочего дня и календаря руководителя; организация внешних и внутренних встреч. 2. Прием, распределение, фильтрация телефонных звонков; - организация телефонных переговоров, видео-конференций; - ведение телефонной и иной информационной базы (памятные даты, события, контакты) для руководителя. 3. Документальное обеспечение деятельности руководителя: - подготовка документов, составление писем, приказов, заявок, служебных справок, презентаций, отчетов и прочих документов по указанию и от имени руководителя; - прием, проверка правильности оформления и редактирование документов, передаваемых на подпись руководителю; - обработка исходящей и входящей корреспонденции, ведение деловой переписки. 4. Организация отпуска, деловых поездок, командировок: - авиабилеты, ж/д, отели, визовые документы, гиды, переводчики, VIP-залы, трансферы, резерв столов в ресторанах; - организация маршрута и отслеживание перемещений руководителя за границей; 5. Контроль процесса и сроков исполнения распоряжений и поручений руководителя сотрудниками компании. Систематизация информации и доклад руководителю о состоянии исполнения поручений. 6. Выполнение личных поручений руководителя, своевременное реагирование на внеплановые поручения и т. д. в режиме многозадачности. 7. Руководство службами: секретариат, хозяйственная служба, курьерская служба, водители. 8. Оказание всесторонней административной, документальной, информационной и организационной поддержки коммерческому/исполнительному директору, юристам, адвокатам, экспертам и патентным поверенным Роспатента, партнерам и контрагентам компании; 9. Ежедневное ведение управленческого отчета руководителя, распределение, согласование и контроль движения денежных средств, оплат, внутренних и внешних расходов. 10. Исполняла обязанности помощника юриста: - подготовка, заключение и регистрация лицензионных договоров на использование изобретений и полезных моделей патентообладателя; - контроль и своевременная оплата госпошлин за поддержание в силе патентов; - отслеживание и контроль регистраций заявок на выдачу патентов и товарных знаков; - подготовка и участие в разработке договоров купли-продажи продаваемой продукции, спецификаций, дополнительных соглашений, актов, типовых исковых заявлений, ходатайств, возражений; - претензионно-договорная работа: составление претензий, досудебное урегулирование; - ознакомление, сбор, систематизация, подготовка материалов дела к судебным заседаниям; отслеживание готовности протоколов, постановлений, определений и судебных решений; - представление интересов компании в судах и других государственных органах; - контроль исполнения договорных обязательств (сроки, качество, объем, цена) поставщиками, контрагентами, подрядными организациями; 11. Кадровое сопровождение компании: - подготовка и заключение трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, приказов, актов, штатного расписания; - заполнение, учет, хранение трудовых книжек; - создание мотивациационных схем для менеджеров по продажам и розничных продавцов, разработка нормативных актов и должностных инструкций; - поиск и подбор персонала, проведение собеседований, обучение, адаптация; - размещение вакансий в Интернете: специализированные сайты, социальные сети, печатные СМИ; - составление и ведение табеля учета рабочего времени, графика отпусков; 12. Частично исполняла обязанности начальника отдела снабжения (на время отсутствия): - поиск поставщиков на выгодных для компании условиях; - заключения договоров поставки и ведение полного процесса закупки, контроль исполнения заказов, контроль взаиморасчетов, сбор первичной финансовой документации, своевременная отчетность перед бухгалтерией; - выстраивание оптимальной логистики доставок на объекты; - оптимизация склада, учет номенклатуры; - учет и контроль складских остатков; - поиск подрядных организаций, прорабов, монтажников, заключение договоров, распределение по объектам, контроль и приемка выполненных работ; 13. Частично исполняла обязанности маркетолога: - взаимодействие с внешними ресурсами: дизайнерами, рекламными агентствами, производственными компаниями, видеооператорами и фотографами; - организация и контроль подготовки промо-материалов (промо-ролики, презентации, печатная продукция, макеты, баннеры); - организация и контроль своевременности выхода рекламных компаний, в печатных СМИ, интернет ресурсе, ТВ; - организация участия в выставках. 14. Частично исполняла обязанности бухгалтера: - оформление первичной документации и проверка корректности составления документов (акты, накладные, счета-фактуры); - обработка входящих документов от поставщиков, подрядчиков, контрагентов; расчеты с поставщиками, подрядчиками и контрагентами; - начисление и расчет заработной платы, премий, компенсаций, больничных; - составление и сдача налоговых деклараций на подоходный налог 3-НДФЛ руководителя.
- Сентябрь 2007 – апрель 2008
- 8 месяцев
Помощник начальника управления в Управлении охраны ЗИА в регионах
ООО "Джекпот", Москва
Обязанности и достижения:
- административно-хозяйственная поддержка департамента; - протоколирование совещаний; - осуществление бумажного документооборота руководителя и департамента: входящие, исходящие внешние; внутренние документы "на подпись"; - контроль исполнения документов в соответствии с резолюцией Руководителя и его заместителя; - выполнение поручений Руководителя и его заместителя; - составление и ведение табеля учета рабочего времени сотрудников; - организация командировок: заявки, заказ билетов, бронирование гостиниц, отчетность; - проверка и анализ работы сотрудников с целью выявления фактов мошенничества, злоупотреблений должностными обязанностями; - участие в проведении проверок и служебных расследований по фактам нарушений; - осуществление наблюдения, проверки и контроля за проведением мероприятий в региональных ЗИА; - подготовка аналитических справок и заключений; - взаимодействие с региональными филиалами, с сотрудниками ЧОП, а также направление и получение корреспонденции, необходимой для работы.
- Ноябрь 2006 – май 2007
- 7 месяцев
Секретарь администрации ТЦ
ООО "Грейнис", Москва
Обязанности и достижения:
- прием, распределение входящих звонков; - прием, распределение и отправка корреспонденции; - обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов; - встреча и прием посетителей офиса (чай, кофе); - консультирование клиентов обо всех вопросах, касающихся работы Торгового Центра; - взаимодействие с арендаторами (заключение договоров, выставление счетов, контроль оплат); - выполнение поручений руководителя. - контроль и организация работы ЧОП и операторов видеонаблюдения.