Обязанности и достижения:
Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, воды, расходных материалов, взаимодействие с провайдерами/ поставщиками услуг/координация работы курьера, уборщицы, контроль за порядком и чистотой офиса, решение любых административно-хозяйственных вопросов, связанных с работой офиса.
Контроль бюджета расходов на офисные нужды
Организация поездок и командировок: заказ билетов (авиа, ж/д), бронирование гостиниц и т. д.
Поиск и бронирование гостиниц
Прием и распределение вх./исх. звонков, электронной почты.
Встреча гостей, организации и помощь в проведении встреч/совещаний.
Оформление и еженедельная отправка корреспонденции.
Отправка документов курьерскими службами КСЭ и т д.
Оформление путевых листов, контроль работы офисных курьеров-водителей.
Отслеживание и пополнение балансов, моб. связь, топливных карт, автодор с последующей передачей документов в бухгалтерию.
Ведение графика посещения сотрудников.
Регистрация документов (входящих, исходящих), а также отправка исходящих писем.
Почтовые ячейки и почтовые отправления, отслеживание отправлений и получений, отслеживание своевременной проплаты ячеек
Отслеживание Дней рождений сотрудников, поздравления.
Организация праздников
Заказ пропусков для въезда, а также заказ постоянных пропусков для новых сотрудников.
Ведение делопроизводства, взаимодействие с отделом кадров Выполнение поручений отдела кадров, бухгалтерии: (запрос закрывающих документов, актов сверки, контроль за возвратом подписанных документов,
Выполнение технических заданий гл. буха по оформлению/ заполнению необходимых текущих документов (шаблоны договоров, письма, запросы и т. д.
Формирование и введение списка архива документов
Подбор документов по запросам
Оформление сим карт, внесение коррективов в личные данные сотрудников в Мегафоне
Сканирование, копирование документов
Выписывание доверенностей
Выполнение поручений от руководства