Обязанности и достижения:
1. Документационное обеспечение управления и организация документооборота:
приём документов и личных заявлений на подпись руководителя предприятия;
работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, согласование, ознакомление сотрудников предприятия, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
работа с исходящей корреспонденцией: регистрация, передача, учёт, отправка;
контроль сроков исполнения документов и устных поручений руководителя предприятия;
подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности предприятия в целом по поручению руководителя и его заместителей;
оформление писем руководителя и его заместителей; отправление срочных писем;
подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
выполнение копировально-множительных работ по поручению руководителя и его заместителей, а также по производственной необходимости;
печать служебных материалов, введение информации в банк данных по поручению руководителя и его заместителей;
формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
2. По поручению руководителя получение документации предприятия в органах государственного управления и иных структурах;
3. Приём телефонных звонков и перевод их, в случае необходимости, на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для руководителя и его заместителей информации в их отсутствие и доведение её содержания до их сведения.
4. Обеспечение офиса предприятия канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса;
5. Осуществление контроля состояния офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
6. Содействие в организации праздничных мероприятий для сотрудников предприятия;
7. Оформление и организация хранения кадровой документации, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников:
прием заявлений и оформление приказов по личному составу,
составление графика отпусков, контроль над его соблюдением сотрудниками предприятия и документальное оформление отпуска работников;
оформление трудовых договоров, договоров материальной ответственности и договоров о неразглашении коммерческой тайны;
заполнение и ведение трудовых книжек, их учет и организация их хранения;
заполнение личных карточек работников, формирование личных дел, организация их хранения;
оформление листов нетрудоспособности;
выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
8. Участие в подборе персонала, осуществление первичного подбора кандидатов по заданным руководителем критериям;
9. Анализ материальных ценнностей, составление планов закупок, отчетные работы, инвентаризации.