Обязанности и достижения:
Организация работы офиса:
• Создание благоприятной и безопасной обстановки для работы сотрудников офиса (создание системы учета времени, организация встреч, подготовка корпоративных праздников, дней рождений сотрудников, заказ экскурсий);
• Координация работы сотрудников секретариата 2 человека (обработка внешнего и внутреннего документооборота, подмена секретаря в его отсутствие, прием посетителей);
• Контроль исполнения приказов и распоряжений руководства;
• Координация работы курьерской службы, подбор кандидатов 11 человек (формирование и уточнение заданий для курьеров, оплата мобильных телефонов, начисление з/платы и проезда);
• Планирование бюджета на обслуживание офиса (квартал, год) и контроль его исполнения.
Административно-хозяйственное обеспечение офиса:
• Закупка мебели и осуществление контроля сохранности имущества компании (формирование рабочего места для сотрудников, инвентаризация всего имущества);
• Обеспечение офиса визитками и заказ рекламной продукции, подбор экспонатов на выставку и участие в ней;
• Размещение рекламной информации о компании (публикация в печатных изданиях);
• Формирование заявок на хозяйственные и канцелярские товары и последующая их закупка;
• Расчет оплаты коммунальных платежей и других постоянных расходов компании в программе 1С;
• Подбор и закупка офисной техники (заключение договоров по обслуживанию);
• Поддержка офисного оборудования в рабочем состоянии (снабжение офиса расходными материалами);
Организация обедов;
• Организация уборки офиса (в подчинение 2 уборщицы, контроль и начисление з/платы).
Решение административных вопросов:
• Взаимоотношение с арендодателями (договора, счета);
• Организация и проведение ремонтных работ;
• Организация технического обслуживания офиса (электрика, сантехника);
• Организация поездок руководителя (заказ билетов, бронирование мест в гостинице и т д.);
• Командировки сотрудников (подбор документов и экспонатов, оформление командировочных удостоверений).