Обязанности и достижения:
• Опыт ведения переговоров с контрагентами для достижения выгодных Обществу условий. Грамотная устная и письменная деловая речь;
• Опыт выполнения высокорезультативной работы в условиях превышения объема поставленных задач над штатной численностью;
• Организация ежедневных планерок, участие в совещаниях, участие в еженедельном разборе поставленных задач в качестве докладчика по направлению деятельности службы;
• Полный контроль административно-организационных вопросов.
• Подбор команды с определением КПД сотрудников, инициативная оптимизация бизнес-процессов службы и Общества с изменением внутренних ЛНА и РД, и внедрением вспомогательного ПО. Контроль своевременного выполнения поставленных задач;
• Опыт мотивации сотрудников для усиления самоконтроля при исполнении задач.
• Корректное распределение обязанностей между сотрудниками, с учетом необходимой взаимозаменяемости. Расчет необходимой штатной численности службы.
• Составление ежемесячного плана работ службы.
• Планирование графиков отпусков сотрудников службы без ущерба производственной деятельности;
• Опыт взаимодействия с крупными компаниями, в том числе включенных в перечень субъектов естественных монополий. Курирование крупных объектов (аэропорты-партнеры) в области административно-договорной деятельности. Командировки;
• Согласование и выполнение функций куратора по расходным и доходным договорам аренды/субаренды, поставки/реализации ТМЦ и мат ценностей, строительного подряда, договоров оказания услуг и прочих, с проведением обязательной преддоговорной работой.
• Обеспечение потребностей Общества в использовании земельных участков;
• Составление анализированных отчетов о целесообразности заключения договоров.
• Участие в разработке внутренних локальных нормативных актов, распорядительных документов, регламентов, должностных инструкций;
• Участие в инспекционных, инвентаризационных, согласующих и проч. комиссиях, в том числе в качестве председателя комиссии.
• Контроль соблюдения финансовой дисциплины в рамках направления деятельности службы;
• Полный цикл транспортного обеспечения Общества, внутренняя (контролируемая зона а/п Шереметьево) и внешняя логистика (Москва, МО, регионы).
• Полное обеспечение жизнедеятельности Общества (канцелярия, оргтехника, оборудование, телефония, ИТО обеспечение, мебель, ФО и СИЗ, автотранспорт, обеспечение мобильной и стационарной связью, услугами такси и проч. услуги
• Внедрение и доработка систем СКУД и видеонаблюдения
• Контроль работы склада и складского учета
• Клининг Бизнес-Терминала Общества и прилегающих территорий в ШРМ, а также арендованных и собственных объектов в Москве и регионах, клининг ВС;
• Взаимодействие с оператором или аффилированной компанией по вывозу мусора;
• Организация услуг по дератизации, дезинфекции объектов и помещений;
• Организация поставок товаров и услуг про противодействию вирусной инфекции;
• Контроль эксплуатации офисов, организация и контроль технического обслуживания и исправности всех инженерных систем (вентиляция, кондиционирование, отопление, энергоснабжение, и т. д.);
• Формирование ежемесячных, квартальных, годовых бюджетов операционных расходов, в рамках закупочной деятельности по направлению деятельности службы;
• Планирование инвестиционных расходов Общества по направлению деятельности службы;
• Планирование и организация текущих и капитальных ремонтов. Обеспечение надлежащего состояния зданий и помещений. Умение читать строительные чертежи. Составление и проверка сметной документации. Расчет стоимости строительных работ.
• Разработка и проверка Требований Заказчика, технических заданий;
• Контроль за получением, хранением, распределением, списанием в/из производства, утилизацией имущества Общества;
• Организация переезда и внутреннего размещения сотрудников офиса
• Организация дизайна и реконструкций помещений для первых лиц компании, благоустройство зон отдыха и прилегающих территорий, с предварительным согласованием дизайнерских решений;
• Организация корпоративных мероприятий, участие в разработке дизайна и согласование, с последующим заказом подарочной, поздравительной, сувенирной и наградной продукции.
• Обеспечение потребностей сотрудников в транспортных услугах и услугах гостиниц;
• Обеспечение потребностей Общества в почтовых услугах.