Обязанности и достижения:
Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.
Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.
Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.
Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.
Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.
Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.
Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.
Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.
Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.
Хозяйственное обеспечение приемной.
Прием и обработка входящих звонков (переадресация, фиксирование контактной информации и т. п.), электронной почты, факсимильных сообщений.
Сканирование, копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.
Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии, визиток и т. п.
Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).
Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.
Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.
Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.
Создание и ведение внутренних приказов.
Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.
Прием и передача входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятия и структурными подразделениями, а также обеспечение связи со сторонними организациями.
Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.
Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Прием посетителей. Чай/кофе.