Обязанности и достижения:
Должностные обязанности:
- Руководство канцелярией Компании, количество подчиненных - 8 человек (курьеры, секретари Генерального директора, офис-менеджеры, секретари на ресепшен)
- Подготовка и обеспечение архивного и текущего хранения документов Компании в соответствии с номенклатурой дел.
- Отслеживание выполнения сроков прохождения документов между подразделениями и заводами, правильного оформления документов, предоставляемым на подпись руководителям компании и пр.
- Подготовка к проведению внутренних и выездных совещаний, заседаний, приемов и встреч (заказ транспорта, бронирование конференц-залов, организация бизнес-ланчей и кофе-брейков и т. д.)
- Подготовка материалов к встречам, протоколирование совещаний, контроль за исполнением пунктов протокола.
- Подготовка и еженедельных отчетов по исполнению поручений и указаний руководства Компании.
- Полная паспортно-визовая поддержка первых лиц Компании
- Обеспечение полной административной и хозяйственной поддержки руководителей.
- Взаимодействие с фирмами, оказывающими услуги по бронированию билетов, гостиниц, по отправке почтовой корреспонденции (выбор компаний, ведение и подписание договоров, претензионная работа, работа по оплате счетов и т. д.).
- Составление бюджета подразделения на месяц и отслеживание его исполнения.
- Организация работы по поздравлению сотрудников, клиентов и партнеров Компании.
- Заказ продуктов, канцелярии, воды, мебели и пр. для канцелярии и приемных руководителей.
- Подбор персонала в канцелярию, проведение тестирования и собеседования.
К своим достижениям за время работы в компании я могу отнести:
- Постановка с "0" системы электронного документооборота "Directum". Обучение сотрудников работе с данной программой.
- Разработка и внедрение номенклатуры дел компании.
- Разработка и внедрение инструкции по делопроизводству компании, регламентов прохождения и согласования документов внутри отделов и между подразделениям компании
- Разработка и внедрение форм и бланков документов компании в соответствии с ГОСТ Р 6.3-2003 "Унифицированной системы документации", а также внутренних документов (заявки на отправку почты, на заказ курьера и т. д.)
- Организация эффективной работы курьерской службы, ресепшена, секретариата приемной, офис-менеджеров. Разработка и утверждение должностных инструкций для сотрудников канцелярии.