Обязанности и достижения:
Документооборот и делопроизводство:
1) Прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции (письма, приказы, распоряжения, служебные записки).
2) Подготовка проектов приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов по указанию руководства.
3) Ведение номенклатуры дел института, систематизация и архивация документов.
4) Обеспечение своевременного представления документов на подпись директору института и его заместителям.
5) Курировал процесс итоговой документации для выпускников: осуществлял сверку данных, отвечал за корректное оформление и подготовку дипломов государственного образца к официальной выдаче, обеспечивая строгое соответствие установленным регламентам и срокам.
6) Формировал, проверял на точность и своевременно направлял обязательную отчетность в государственные органы, включая:
Регулярные отчеты для ФРДО (Федеральный реестр сведений документов об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении).
7) Организовывал документооборот для назначения персональных стипендий. Координировал сбор пакетов документов от претендентов, проводил их первичную проверку на полноту и соответствие формальным критериям, формировал итоговые материалы для направления в конкурсные комиссии для назначения стипендий Президента и Правительства Российской Федерации.
8) Входил в состав комиссии по назначению материальной и социальной помощи.
Организационная работа и коммуникация:
1) Ответ на телефонные звонки и первичное консультирование студентов, преподавателей и внешних партнеров по широкому кругу вопросов.
2) Координация взаимодействия между различными подразделениями института (кафедрами, деканатом, бухгалтерией, учебной частью).
Информационное и техническое обеспечение:
1) Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями.
2) Работа с оргтехникой (ПК, принтер, сканер, факс, ксерокс).
3) Работа с 1С:Университет, 1С:Документооборот, корпоративными порталами.
4) Администрирование сайта института: обновлял информацию о структурном подразделении, кафедрах и сотрудниках, публиковал новости и нормативные документы. Контролировал корректность данных, взаимодействовал с техническими специалистами для поддержания работоспособности ресурса.
Работа с посетителями и клиентами:
1) Прием и сопровождение гостей института, создание благоприятного впечатления.