Обязанности и достижения:
Руководство секретариатом (делопроизводство, архив, экспедиция, организация командировок (билеты, визы, трансфер, заказ гостиниц), организация корпоративных мероприятий и др.). 5 человек в подчинении: два секретаря, два персональных ассистента директората и архивариус.
Функции:
Делопроизводство.
Организация и контроль делопроизводства и документооборота компании и Управляемых обществ (10 организаций в Санкт-Петербурге, Ленинградской области, Нижнем Новгороде), составление инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел компании, подготовка распорядительных документов, контроль за правильностью оформления документов, контроль исполнения документов по резолюциям Генерального директора и Исполнительного директора, а также других поручений руководства.
Редактирование различного рода документов и материалов по просьбе сотрудников компании и руководства.
Участие во внедрении СЭД в компании и Управляемых обществах.
Договорная работа.
Подготовка и заключение договоров по направлениям, относящимся к деятельности секретариата: подписка на периодические издания, услуги почты и курьерских компаний, услуги агентств по продаже ж/д, авиа билетов и оформлению виз; гостиницы, услуги такси и т.д. Координация процесса подготовки и оформления ежемесячных актов сдачи-приёмки оказанных услуг по договорам "управления" между управляющей компанией и управляемыми обществами холдинга.
Бюджет.
Подготовка и контроль исполнения расходных статей бюджета секретариата.
Организационная и контролирующая работа с административными структурами компаний холдинга (10 управляемых обществ) по вопросам делопроизводства, исполнения резолюций руководства холдинга, организации командировок и др.
Протоколирование совещаний с участием руководства компании; частично функции личного помощника Исполнительного директора.
Редактирование документов и материалов по просьбе сотрудников компании и руководства.
Обучение английскому языку сотрудников офиса.